Bevor Sie beginnen: Die Freigabe von Entgeltkomponenten in der Funktion „Vergütungszyklus Verwaltung“ unterliegt Einschränkungen. Weitere Informationen finden Sie unter Einschränkungen beim Veröffentlichen.
Nachdem Sie einen Vergütungszyklus gesperrt und genehmigt haben, können Sie die zugehörigen Entgeltkomponenten freigeben, damit die Arbeitnehmer die ihnen zugewiesene Anerkennung erhalten. Mit der Freigabe können Sie die HR-Datensätze der betroffenen Arbeitnehmer im Hinblick auf Gehaltserhöhungen aktualisieren und die Verarbeitung der Boni über die Entgeltabrechnung initiieren. Der Prozess zum Freigeben von Gehaltserhöhungen und Boni unterscheidet sich geringfügig, daher muss jeder Anerkennungstyp separat für den Vergütungszyklus freigegeben werden, wie unten beschrieben.
Wenn Sie die Vergütungszyklen freigeben, werden Boni in den Abrechnungslauf einbezogen, wenn das Gültigkeitsdatum mit der Entgeltperiode übereinstimmt. Beispiel:
- Wenn das Gültigkeitsdatum der 10. August ist, wird der Bonus im Abrechnungslauf vom 1. August bis zum 14. August verarbeitet, wobei die Auszahlung am Entgeltdatum dieses Abrechnungslaufs erfolgt.
- Wenn das Gültigkeitsdatum der 15. August ist, wird der Bonus im nächsten Abrechnungslauf verarbeitet, da er außerhalb der aktuellen Entgeltperiode liegt.
Während der Freigabe können Vergütungsadministratoren einen nicht bestätigten Abrechnungslauf aus der Dropdown-Liste Abrechnungslauf und Entgeltperiode auswählen. Entgeltabrechnungsadministratoren können auch über die Registerkarte Dateneingabe der Entgeltabrechnung den Abrechnungslauf ändern, in dem der Arbeitnehmer den Bonus erhält.
So veröffentlichen Sie die Entgeltkomponenten in einem Vergütungszyklus:
- Gehen Sie zu Vergütungsadministration > Vergütungszyklus-Administration.
- Wählen Sie den Vergütungszyklus aus, für den Sie Lohnkomponenten veröffentlichen möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Meine Organisation auf Freigeben.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Anerkennungstyp des Assistenten in jedem der Felder eine Option wie folgt aus:
- Anerkennungstyp: Definieren Sie den Anerkennungstyp, den Sie freigeben möchten. Wählen Sie Gehaltserhöhung aus und Dayforce fügt die Registerkarte HR-Zuordnung zum Assistenten hinzu. Wählen Sie Bonus aus und Dayforce fügt die Registerkarte Entgeltabrechnungszuordnung im Assistenten hinzu.
- Entgeltkomponenten: Wählen Sie die Entgeltkomponenten aus dem Zyklus aus, die Sie freigeben möchten. Wenn der Vergütungszyklus Höherstufungen enthält, ist es eine bewährte Methode, die Entgeltkomponente zusammen mit den Höherstufungen freizugeben, bevor andere Gehaltserhöhungen in HR freigegeben werden. Würden Sie die anderen Entgeltkomponenten zuerst freigeben, würde HR die Gehaltserhöhungen basierend auf dem Höchstgehalt der alten Tätigkeitszuweisung und nicht auf der Grundlage der neuen Tätigkeitszuweisung validieren und die Änderung möglicherweise ablehnen.
- Hinweis: Wenn Sie eine Entgeltkomponente für die Gehaltserhöhung auswählen, die eine oder mehrere Höherstufungen enthält, zeigt Dayforce eine Informationsmeldung an, die Sie daran erinnert, auf der Registerkarte Beurteilung den richtigen Begründungscode für die Höherstufung auszuwählen. Wenn Ihrer Benutzerrolle die Funktion Tätigkeitstarif-Wert anfordern zugewiesen ist, zeigt Dayforce auch eine Fehlermeldung an, dass Sie die Höherstufungen nicht freigeben können. Weitere Informationen finden Sie unter Abgeschlossene Vergütungszyklen veröffentlichen.
- Klicken Sie auf Weiter. Dayforce öffnet je nach ausgewähltem Anerkennungstyp die Registerkarte HR-Zuordnung oder Entgeltabrechnungszuordnung.
- Beurteilen und passen Sie die Zuordnung an. Wenn der Vergütungszyklus Arbeitnehmer mit dem Beschäftigungsstatus „Inaktiv“ oder „Ausgeschieden“ einbezieht, wird eine Warnmeldung gezeigt, sodass Sie entscheiden können, ob diese Arbeitnehmer von der Freigabe auf der Registerkarte Beurteilung ausgeschlossen werden sollen.
- Hinweis: Auf der Registerkarte Entgeltabrechnungszuordnung zeigt Dayforce eine Liste der Abrechnungskreise an, die in Dayforce Payroll verarbeitet werden, sowie eine Liste der Abrechnungskreise, die außerhalb von Dayforce Payroll verarbeitet werden müssen.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Überprüfen Sie in der Registerkarte Beurteilung die Zuordnung für jeden Arbeitnehmer. Bei Entgeltkomponenten für Gehaltserhöhungen sind die Felder Begründungscode und Gültigkeitsdatum bearbeitbar. Auf diese Weise können Sie den Begründungscode und das Gültigkeitsdatum von Erhöhungen für einzelne oder mehrere Arbeitnehmer anpassen. Sie können auch einen oder mehrere Arbeitnehmer von der Freigabe ausschließen, indem Sie die Kontrollkästchen in der Spalte Ausschließen verwenden. Arbeitnehmer, die vom Freigabeprozess ausgeschlossen sind, werden in den Manager-Arbeitsblättern hervorgehoben, die unter „Vergütung“ und „Vergütungszyklus Verwaltung“ angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichungsdetails für mehrere Arbeitnehmer filtern und ändern.
- Hinweis: Sie können das Gültigkeitsdatum für Entgeltkomponenten der Gehaltserhöhung, die so konfiguriert wurden, dass das Jahrestagsdatum des Arbeitnehmers als Gültigkeitsdatum verwendet wird, nicht bearbeiten.
- Wichtig: Wenn die Entgeltkomponente Höherstufungen für einen oder mehrere Arbeitnehmer enthält, müssen Sie den Wert Begründungscode für jeden dieser Arbeitnehmer aktualisieren, um widerzuspiegeln, dass die Erhöhung auf eine Höherstufung zurückzuführen ist. Sie können den Filterparameter Nur Höherstufungen (im Bereich „Filtern“) verwenden, um alle Arbeitnehmer mit Höherstufungen gleichzeitig anzuzeigen. Als Referenz zeigt Dayforce sowohl die alte als auch die neue Tätigkeitszuweisung und den primären Standort für jeden hochgestuften Arbeitnehmer in der Registerkarte Beurteilung.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Überprüfen Sie auf der Registerkarte Übersicht die Freigabe und klicken Sie dann auf Fertigstellen. Dayforce schließt den Assistenten und aktualisiert den Status des Vergütungszyklus zu „Abgeschlossen“.
- Hinweis: Wenn die Lohnkomponente Höherstufungen enthält, zeigt Dayforce eine Gesamtzahl der höhergestuften Arbeitnehmer in der Registerkarte Übersicht.
Nachdem der Vergütungszyklus veröffentlicht wurde, führt Dayforce je nach Prämientyp Folgendes aus:
- Gehaltserhöhung: HR-Administratoren erhalten eine Benachrichtigung über die Gehaltsänderungen und die Arbeitnehmerdatensätze werden zum Gültigkeitsdatum für die Änderung aktualisiert. Wenn die freigegebene Änderung eine oder mehrere Höherstufungen enthält, wird die neue Stellenzuweisung für jeden betroffenen Arbeitnehmer mit dem Gültigkeitsdatum der Entgeltkomponente und dem Begründungscode, den Sie während des Freigabeprozesses ausgewählt haben, in dessen HR-Datensatz hinzugefügt.
- Wenn das Gültigkeitsdatum einer Gehaltsänderung in der Vergangenheit liegt, sendet Dayforce auch eine Benachrichtigung an den Entgeltabrechnungsadministrator, dass er die Funktion Zahlungsänderungen synchronisieren in der Entgeltabrechnung verwenden muss, um die rückwirkenden Korrekturen zu erfassen.
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- Bonus: Entgeltabrechnungsadministratoren erhalten eine Benachrichtigung, dass der Vergütungszyklus abgeschlossen ist und die Boni zur Verarbeitung bereit sind. Weitere Informationen finden Sie unter Boni in der Entgeltabrechnung verarbeiten.
Diese werden durch die Benachrichtigungen „Vergütung – HR-Buchungsstatus“ und „Vergütung – Buchungsstatus der Entgeltabrechnung“ gesteuert, die Sie den erforderlichen Benutzern und Benutzerrollen unter Systemadmin > Systembenachrichtigungen zuweisen können. Weitere Informationen finden Sie unter Vergütungsbenachrichtigungen.
Einschränkungen beim Veröffentlichen
Die folgenden Einschränkungen bestehen derzeit beim Veröffentlichen von Lohnkomponenten in der Funktion „Vergütungszyklus-Administration“:
- Die Freigabe von Bonusentgeltkomponenten für Arbeitnehmer mit der Entgeltart Stündlich wird von „Vergütungszyklus Verwaltung“ nicht unterstützt. Dies liegt daran, dass die Zahlung von Boni an Arbeitnehmer auf Stundenbasis zu einer Neuberechnung der Überstundenzahlungen führen kann, die derzeit nicht in der Entgeltabrechnungsfunktion verarbeitet wird. Um sicherzustellen, dass diese Arbeitnehmer vergütet werden, müssen Sie die Daten für den Entgeltabrechnungsadministrator exportieren. Der Entgeltabrechnungsadministrator kann die Daten dann verwenden, um manuelle Anpassungen vorzunehmen, und die Änderungen anschließend in die Entgeltabrechnung importieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zyklus-Arbeitsblattdaten exportieren.
- Die Freigabe von Bonusentgeltkomponenten für Arbeitnehmer mit dem Beschäftigungsstatus „Ausgeschieden“ wird von „Vergütungszyklus Verwaltung“ standardmäßig nicht unterstützt. Wenn Sie einen oder mehrere ausgeschiedene Arbeitnehmer in die Freigabe einbeziehen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass sie zur Liste Ausgeschieden für den zugehörigen Abrechnungslauf in der Registerkarte Entgeltperioden der Entgeltabrechnung hinzugefügt wurden.
- Rückwirkende Entgeltänderungen für Arbeitnehmer mit der Entgeltart „Stündlich“ werden von der Funktion „Entgeltabrechnung“ nicht unterstützt. Wenn Sie WFM verwenden, zeigt Dayforce beim Freigeben der Entgeltkomponente eine Meldung an, dass Sie rückwirkende Änderungen über WFM ausführen müssen. Um sicherzustellen, dass diese Arbeitnehmer vergütet werden, müssen Sie die Daten exportieren und anschließend die rückwirkenden Änderungen manuell in WFM ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Zyklus-Arbeitsblattdaten exportieren.
- Sie können Bonusentgeltkomponenten nur für Währungen freigeben, die in der Funktion „Entgeltabrechnung“ unterstützt werden. Daher werden Arbeitnehmer mit einem nicht unterstützten Abrechnungskreis-Währungstyp von der Entgeltabrechnungszuordnung im Buchungsassistenten ausgeschlossen. Um sicherzustellen, dass diese Arbeitnehmer vergütet werden, müssen Sie die Daten aus der Funktion „Vergütungszyklus Verwaltung“ exportieren und zur Verarbeitung der Zahlungen an einen Drittanbieter für die Entgeltabrechnung senden. Wenn Ihre Organisation ConnectedPay für diese anderen Länder verwendet, sollten Sie sich an den ConnectedPay-Support wenden, um die exportierten Daten zu verarbeiten.
- Weitere Informationen finden Sie unter Zyklus-Arbeitsblattdaten exportieren.
- Wenn ein Arbeitnehmer nach der Veröffentlichung des Vergütungszyklus in einen anderen Abrechnungskreis versetzt wird und sich sein Währungscode aufgrund des Wechsels ändert, wird er von der Buchung im Buchungsassistenten ausgeschlossen. Um sicherzustellen, dass diese Arbeitnehmer vergütet werden, müssen Sie die Daten exportieren und anschließend dem HR- oder Entgeltabrechnungsadministrator zur Verfügung stellen, damit dieser die erforderlichen Änderungen manuell vornehmen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Zyklus-Arbeitsblattdaten exportieren.