Vorlagen für E-Signatur konfigurieren

Wichtig: Diese Vorlagen werden ausschließlich durch Integration der DocuSign-Vorlagenbibliothek bereitgestellt, sie sind nicht das Eigentum von Ceridian und wurden von Ceridian weder entwickelt noch überprüft. Die Verwendung dieser Vorlagen ist optional und Kunden übernehmen sämtliche Risiken und Verantwortung in Bezug auf ihre Nutzung. Vorlagen sollten nicht als rechtliche, steuerrechtliche oder sonstige Beratung speziell für Einzelpersonen oder Organisationen ausgelegt werden. Kunden sind für das Überprüfen, Testen und Genehmigen sämtlicher in Dayforce konfigurierter Vorlagen verantwortlich.

Sie können in Dayforce DocuSign-Vorlagen für Empfänger zum elektronischen Signieren zuweisen. Diese Vorlagen werden im DocuSign-System verwaltet und bieten mehrere Vorteile:

• Sie können die Vorlagen in DocuSign hochladen, verwalten und verfolgen und sie in Ihrer gesamten Organisation verwenden, anstatt sich darauf zu verlassen, dass die Empfänger Zugriff auf die Dayforce-Formulare haben.
• Sie können in DocuSign mehrere Empfänger zuweisen, um die Formulare zu überprüfen und elektronisch zu signieren. Mitunterzeichner unterschreiben die Vorlagen in DocuSign elektronisch, ohne dass ein Dayforce-Konto erforderlich ist.
• Hinweis: Wenn Sie in Dayforce Vorlagen zu Arbeitnehmern oder Onboarding-Richtlinien zuweisen, aktualisieren Sie die Empfänger in diesen bestimmten Fällen, aber nicht in DocuSign. Sie können Vorlagenempfänger nur in DocuSign dauerhaft aktualisieren.
• Wenn eine Vorlage annulliert wird oder der Arbeitnehmer sie ablehnt, können Sie sie im Profil des Arbeitnehmers unter Onboarding > Onboarding von Arbeitnehmern zurücksetzen. Der Arbeitnehmer erhält eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, „Erste Schritte“ zu überprüfen und das Formular erneut zu unterschreiben. (DocuSign berechnet einen zusätzlichen Umschlag, wenn der Arbeitnehmer das Formular ausfüllt.)

Wichtig: DocuSign erhebt Gebühren für jede zugewiesene Vorlage. Wenden Sie sich an DocuSign, um zu erfahren, welche Gebühren für Sie gelten.

Sie können diese Vorlagen auf verschiedene Arten zuweisen:

• Auf dem Bildschirm Vorlagen für elektronische Signaturen unter „Personen“.
• In Arbeitnehmerprofilen unter Onboarding > Onboarding von Arbeitnehmern.
• In Onboarding-Richtlinien. Die Arbeitnehmer sehen die Vorlagen unter „Erste Schritte“ und können sie von dort aus einzeln und in beliebiger Reihenfolge ausfüllen und elektronisch signieren. Gehen Sie unter Onboarding-Einrichtung > Onboarding-Richtlinie zur Registerkarte Erste Schritte. Verwenden Sie im Abschnitt Onboarding-Formulare die Option Vorlagen für elektronische Signaturen hinzufügen.

Wenn eine Vorlage einem Arbeitnehmer direkt zugewiesen wird (und nicht in einer Onboarding-Richtlinie enthalten ist), erhalten die Empfänger eine E-Mail mit einem Link zum elektronischen Signieren des Formulars in DocuSign.

Der Vorlagenstatus wird in DocuSign nachverfolgt und in Dayforce widergespiegelt. Der Status für jede Vorlage wird neuen Arbeitnehmern unter „Erste Schritte“ und Managern und Administratoren unter Onboarding > Onboarding von Arbeitnehmern und im Bildschirm Vorlagen für elektronische Signaturen unter „Personen“ angezeigt.

Konfiguration

Bevor Sie beginnen: Für die OAuth 2.0-Authentifizierung müssen Sie eine externe Integration für die elektronische Signatur einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Authentifizierung für E-Signatur konfigurieren.

Um DocuSign-Vorlagen für die Verwendung in Dayforce zu aktivieren, müssen Administratoren die Vorlagen in DocuSign konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie in der DocuSign-Dokumentation. Alle dort konfigurierten Vorlagen sind in Dayforce sichtbar, aber nicht zur Auswahl verfügbar, es sei denn, die folgenden Anforderungen werden erfüllt:

• Für Vorlagen, die entweder in Onboarding-Richtlinien oder unter Onboarding > Onboarding von Arbeitnehmern auf der Registerkarte Onboarding-Formulare des Ausklappfensters des Arbeitnehmers verwendet werden, muss der erste Empfänger wie zuvor erforderlich die Position 1 beim Signieren haben und entweder Onboarding_User oder Primary_DF_User als Rolle festgelegt haben.
• Für Vorlagen für elektronische Signaturen unter „Personen“ spielt die Position beim Signieren keine Rolle. Entweder Primary_DF_User oder Onboarding_User kann als Rolle für einen beliebigen Empfänger festgelegt werden.
• In beiden Fällen müssen der Name und die E-Mail-Adresse des Empfängers leer bleiben.

Mit den anderen Rollen können Sie zusätzliche Empfänger hinzufügen, z. B. den Recruiter oder Personalverantwortlichen.

Benutzerdefinierte Felder

Sie können Dayforce-Arbeitnehmer-Token nach DocuSign exportieren, damit sie von der DocuSign-API als benutzerdefinierte Felder für E-Signatur-Vorlagen verwendet werden können. Auf diese Weise können Sie Vorlagen so konfigurieren, dass sie Informationen aus Dayforce enthalten, z. B. Namen von Arbeitnehmern, Gültigkeitstage, Adressen von Arbeitnehmern und Informationen zum Beschäftigungsverhältnis. Die Arbeitnehmer-Token, die sich in der Briefverwaltung befinden, sind für den Export verfügbar.

Eine aktive Integration mit DocuSign ist erforderlich. Sie können keine Token in ein abgelaufenes DocuSign-Konto exportieren.

Wenn ein Dayforce-Benutzer eine E-Signatur-Vorlage auswählt, die mit der Option Primary_DF_User oder Onboarding_User konfiguriert wurde, werden die benutzerdefinierten Felder durch verfügbare Informationen ersetzt. Wenn die Informationen nicht verfügbar sind, werden die Felder leer gelassen. Wenn eine Vorlage in DocuSign als bearbeitbar konfiguriert ist, kann der Benutzer, der sie sendet, die Informationen in den benutzerdefinierten Feldern in der DocuSign-Absenderansicht bearbeiten, die im Bildschirm Vorlagen für elektronische Signaturen unter „Personen“ gestartet wird.

Diese benutzerdefinierten Felder werden nur automatisch ersetzt, wenn sie der Vorlage in DocuSign hinzugefügt wurden. Wenn Benutzer Felder in der DocuSign-Absenderansicht hinzufügen, müssen sie die Informationen manuell hinzufügen. Sie werden nicht für die zukünftige Verwendung gespeichert.

Hinweis: Es wird nicht empfohlen, einer Vorlage ein benutzerdefiniertes Feld mehr als einmal hinzuzufügen. Doppelte Felder berücksichtigen möglicherweise nicht die in DocuSign konfigurierten Eigenschaften, z. B. ob sie schreibgeschützt oder erforderlich sind.

Empfänger sehen die bereits ausgefüllten Informationen in ihren Dokumenten, für die eine E-Signatur möglich ist, und können die Informationen überschreiben, wenn sie in DocuSign als bearbeitbar konfiguriert sind.

Änderungen, die Absender oder Empfänger an DocuSign-Vorlagen vornehmen, werden in Dayforce nicht aktualisiert. Wenn die angezeigten Informationen nicht korrekt sind, muss auch das Arbeitnehmerprofil aktualisiert werden.

Systemadministrator > Systemadministrator > Externe Integrationen

So exportieren Sie Dayforce-Token nach DocuSign:

1. Navigieren Sie zu Systemadministrator >Externe Integrationen.
2. Klicken Sie auf Dayforce-Token exportieren. Diese Schaltfläche ist verfügbar, wenn Elektronische Signatur in der Liste Externe Integrationsgruppe und DocuSign in der Liste Anbieter ausgewählt ist.
3. Der Bildschirm Benutzerdefinierte Felder zu DocuSign hinzufügen wird angezeigt.
3. Wählen Sie die gewünschten Token in der Spalte Verfügbar aus und klicken Sie dann auf den Pfeil nach rechts, um sie in die Spalte Ausgewählt zu verschieben.
4. Klicken Sie auf Exportieren.

Die Spalte Bereits in DocuSign zeigt die Dayforce-Token an, die bereits als benutzerdefinierte Felder nach DocuSign exportiert wurden. Sie können diese Felder bei Bedarf später aus DocuSign entfernen.