Wenn ein Formular für umsetzbare Nachrichten konfiguriert ist, kann der Empfänger einer Nachricht von seinem E-Mail-Konto aus Aktionen in einem Formular ausführen:
Über umsetzbare Nachrichten können Manager beispielsweise schnell Aktionen an Formularen ausführen, ohne sich bei Dayforce anzumelden. In Fällen, in denen ein Formular sensibler ist, können Sie das Formular so konfigurieren, dass Sie beim Klicken auf den E-Mail-Link zum Formular in Dayforce navigieren.
Um Nachrichten mit Aktionen zu konfigurieren, müssen die folgenden Komponenten in Dayforce eingerichtet werden:
- E-Mail-Überprüfung aktivieren
- Dayforce-Links in Nachrichten aktivieren
- Token-Ablaufzeit für Nachrichten festlegen
- E-Mail-Adresse verifizieren
- Formular-Generator aktivieren und E-Mail zulassen
- Benachrichtigung über Genehmigung für Formulare aktivieren
- Workflows konfigurieren
- Formulare mit Workflows verknüpfen
Um Überprüfungen für Ihre Organisation zu aktivieren, wählen Sie die Eigenschaft E-Mail-Überprüfung aktivieren im Abschnitt Nachrichten auf der Registerkarte Eigenschaften unter Systemadministrator > Kundeneigenschaften.
Dayforce-Links in Nachrichten aktivieren
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dayforce-Links in Nachrichten verwenden SSO (sofern aktiviert) im Abschnitt Allgemein auf der Registerkarte Eigenschaften unter Systemadministrator > Kundeneigenschaften. Wenn Sie über Single Sign-On (SSO) verfügen, kann Dayforce den SSO-Anmeldeprozess verwenden, wenn Sie auf einen Link in einer Dayforce-Nachricht klicken.
Token-Ablaufzeit für Nachrichten festlegen
Geben Sie einen Wert im Feld Token-Ablaufzeit (in Minuten) im Abschnitt Allgemein auf der Registerkarte Eigenschaften unter Systemadministrator > Kundeneigenschaften ein. Dieser Wert gibt an, wie lange es dauert, bis die Links in umsetzbaren Nachrichten ablaufen.
Dayforce zeigt die Ablaufzeit in der umsetzbaren Nachricht an. Der Standardwert ist 7 Tage (10.080 Minuten).
Geben Sie die elektronische Adresse des Genehmigers im Abschnitt E-Mail-Adressen des Bildschirms Persönlich > Kontaktdaten unter „Personen“ ein und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Mitteilungen. Nachdem Sie die Informationen gespeichert haben, sendet Dayforce eine Bestätigungs-E-Mail an die von Ihnen angegebene Adresse. Nachdem Sie auf den Link geklickt haben, um den Vorgang abzuschließen, zeigt Dayforce ein Häkchen im Feld Verifiziert an:
Hinweis: Arbeitnehmer, die als Genehmiger eingerichtet sind, können das Kontrollkästchen Mitteilungen für ihre eigene E-Mail-Adresse im Abschnitt Kontaktdaten auf der Unterregisterkarte Persönlich > Über mich im Profil aktivieren.
Formular-Generator aktivieren und E-Mail zulassen
Weisen Sie die Rollenfunktionen Formular-Generator und E-Mail zulassen auf der Registerkarte Funktionen unter Systemadministrator > Rollen der Kundenadministratorrolle zu.
Benachrichtigung über Genehmigung für Formulare aktivieren
So aktivieren Sie Benachrichtigungen über Genehmigungen für ein Formular:
- Gehen Sie zu Workflow-Administration >Formular-Generator.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf ein Formular.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Eigenschaften.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Genehmigungsbenachrichtigung an E-Mail senden.
- (Optional) Wenn das Formular vertrauliche Informationen enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Authentifizierung erforderlich. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist und der Genehmiger auf den E-Mail-Link klickt, kann er das Formular in Dayforce bearbeiten.
- Hinweis: Das Kontrollkästchen Authentifizierung erforderlich wird nur angezeigt, nachdem Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung über Genehmigung an E-Mail senden aktiviert haben.
Konfigurieren Sie den Workflow in Workflow-Administration > Workflow-Designer, wie in Workflows erstellen.
Wichtig: Wenn Sie ein Workflow-Diagramm so konfigurieren, dass Nachrichten mit Aktionen für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz verwendet werden, müssen die Linknamen Akzeptieren und Ablehnen lauten.
Für Abwesenheitsworkflows ist eine zusätzliche Konfiguration erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Konfiguration für Abwesenheit vom Arbeitsplatz.
Sie konfigurieren unter Workflow-Administration > Workflow-Designer auch die E-Mail-Nachricht, die für Nachrichten mit Aktionen verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Nachrichten erstellen.
Formulare mit Workflows verknüpfen
Verknüpfen Sie das Formular und den Workflow unter Workflow-Administration > Rollenberechtigungen. Weitere Informationen finden Sie unter Formulare mit Workflows verknüpfen.
Hinweis: Zusätzliche Überlegungen sind anzustellen, wenn Sie Nachrichten mit Aktionen für Abwesenheitsworkflows (TAFW-Workflows) verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Nachrichten mit Aktionen für TAFW.