Nachdem Sie einen Workflow erstellt haben, ordnen Sie dem Prozess ein Formular zu, sodass das Absenden des Formulars automatisch den zugehörigen Workflow auslöst. Beim Verknüpfen eines Formulars mit einem Workflow wählen Sie aus, wo das Formular angezeigt werden soll, und steuern, welche Rollen darauf zugreifen können.
Sie können auch einen geführten Prozess – eine Sammlung von Formularen, die dem Benutzer in einem einzigen Fenster angezeigt werden – mit einem Workflow verknüpfen. Der dem geführten Prozess zugeordnete Workflow wird auf jedes Formular im Prozess angewendet.
Hinweis: Wenn Sie möchten, dass ein Formular je nach Rolle des Absenders unterschiedlich bearbeitet wird, können Sie dasselbe Formular mit unterschiedlichen Workflows verknüpfen und unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben.
Sie können ein Formular nicht nur einem Workflow, sondern auch einem einzelnen Entscheidungsobjekt innerhalb eines Workflows zuordnen. Wenn dem Entscheidungsobjekt kein Formular zugeordnet ist, wird das dem Workflow zugeordnete Formular zusammen mit der Entscheidungsanfrage weitergeleitet.
Sie können steuern, wie Einträge sortiert werden, indem Sie die Option Gruppieren nach auswählen. Sie können die Einträge nach Workflow, Formular, übergeordneter Funktion oder Kategorie sortieren.
So verknüpfen Sie ein Formular mit einem Workflow:
- Gehen Sie zu Workflow-Administration > Rollenprivilegien und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf Übergeordnete Funktion und wählen Sie aus, wo das Formular (oder der geführte Prozess) angezeigt werden soll. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen:
Übergeordnete Funktionen für Workflow-Formulare Übergeordnete Funktion Beschreibung Aktion zur Genehmigung von Formularen Dieses Formular ist in der Funktion „Genehmigungen“ mit den vorhandenen Steuerelementen verknüpft. Liste der Formulare für Arbeitgeberleistungen Aktiviert Formulare in der Registerkarte Formulare unter „Leistungen“. Einstellung von Kandidaten Verknüpft externe Einstellungsformulare für Bewerber mit der Schaltfläche Einstellung unter Recruiting > Stellenausschreibungen. Weitere Informationen finden Sie unter Use Workflows for Hiring in Recruiting im Recruiting-Leitfaden. Aktion der Adressänderung Wenn Sie das Formular „Adressen“ zuweisen, können Arbeitnehmer ihre Adressen im Abschnitt Adressen des Bildschirms Persönliche Informationen > Über mich unter „Profil“ aktualisieren. Aktion zur Änderung der Kontaktdaten Wenn Sie das Formular „Kontaktangaben“ zuweisen, können Arbeitnehmer ihre Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Online-Profile im Abschnitt Kontaktdaten des Bildschirms Persönliche Informationen > Über mich unter „Profil“ aktualisieren. Aktion zur Änderung von Notfallkontakten Wenn Sie das Formular „Notfallkontakte“ zuweisen, können Arbeitnehmer Daten zu ihren Notfallkontakten im Abschnitt Notfallkontakte des Bildschirms Persönliche Informationen > Über mich unter „Profil“ aktualisieren. Genehmigung von Vergütungsorganisation Verknüpft mit dem Kontrollkästchen Übermittlung auf Organisationsebene verwenden auf der Registerkarte Schichtplan und Genehmigung unter Vergütungsfestlegung > Vergütungszyklen. Weitere Informationen finden Sie unter Configure Worksheet Approval Workflows im Vergütungsleitfaden. Genehmigung der Vergütungsübersicht Fügt den Workflow der Dropdown-Liste Workflow auf der Registerkarte Schichtplan und Genehmigung unter Vergütungsfestlegung > Vergütungszyklen hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Configure Worksheet Approval Workflows im Vergütungsleitfaden. Aktionsformulare für Unterhaltsberechtigte und Begünstigte Verknüpft Formulare mit der Schaltfläche Aktion im Bildschirm Persönliche Informationen > Unterhaltsberechtigte und Begünstigte in „Mitarbeiter“.
Hinweis: Der Bildschirm Unterhaltsberechtigte und Begünstigte ist auch verfügbar unter Leistungen in der Funktion „Mitarbeiter“.
Aktion für Einstellungsformulare Nicht unterstützt. Aktion für Formulare zum Beschäftigungsstatus Nicht unterstützt. Meine Onboarding-Checkliste Beim Veröffentlichen eines geführten Onboarding-Prozesses wird automatisch ein Datensatz für den Prozess in Workflow-Administration > Rollenprivilegien erstellt, wobei Meine Onboarding-Checkliste als übergeordnete Funktion festgelegt ist. Alle verfügbaren Rollen werden dem Datensatz automatisch zugewiesen.
Angeleiteter Prozess – Vorschau Durch die Vorschau eines geführten Prozesses in Workflow-Administration > Angeleiteter Prozess wird automatisch ein Datensatz in Workflow-Administration > Rollenprivilegien erstellt, wobei Angeleiteter Prozess – Vorschau als übergeordnete Funktion verfügbar ist. Start – Formularliste Aktiviert Formulare, die im Bildschirm Formulare unter „Profil“ aufgeführt sind. Ermöglicht auch den Zugriff auf relevante Formulare in den mobilen Apps. HR-Profil – Formularliste Aktiviert Formulare in der Funktion „Mitarbeiter“. Auf Formulare kann in einem von zwei Bereichen unter „Mitarbeiter“ zugegriffen werden. Maßgeblich dafür ist, ob sie sich auf einen aktuellen Arbeitnehmer auswirken. Wenn sich das Formular nicht auf aktuelle Arbeitnehmer auswirkt (wie das Formular für Neueinstellungen), ist es im Schaltflächenmenü Aktion auf dem Bildschirm Mitarbeiterliste unter „Mitarbeiter“ verfügbar. Umgekehrt sind Formulare, die sich auf aktuelle Arbeitnehmer auswirken, wie die Formulare „Bankverbindung“ und „Positions- und Vergütungsänderung“, unter „Mitarbeiter“ durch das Laden eines Arbeitnehmerprofils sowie das Öffnen des Bildschirms Formulare verfügbar. Einstellung interner Kandidaten Verknüpft interne Einstellungsformulare für Bewerber mit der Schaltfläche Einstellung unter Recruiting > Stellenausschreibungen. Weitere Informationen finden Sie unter Use Workflows for Hiring in Recruiting im Recruiting-Leitfaden. Stellenanforderungsformulare Aktiviert Stellenanforderungsformulare, wenn Benutzer unter Recruiting > Stellenausschreibungen auf Neu klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Enable Access to Job Requisition Forms in Recruiting im Recruiting-Leitfaden. Angebotsschreiben Fügt den Workflow der Dropdown-Liste Workflow wählen im Formular Angebot erstellen/bearbeiten der Registerkarte Bewerber unter Recruiting > Stellenausschreibungen hinzu. Siehe Assign Workflows to the Offer Letter Form im Recruiting-Leitfaden. Genehmigung von Leistungsbewertungen Fügt den Workflow der Dropdown-Liste Workflow auswählen auf der Unterregisterkarte Genehmigungsprozess der Registerkarte Prüfdurchgänge unter Performance-Setup > Beurteilungseinrichtung hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Approval Process Configuration im Leistungsleitfaden. Profil: Vorgang 'Stellenzuweisungsformulare' Verknüpft Formulare mit der Schaltfläche Aktion im Bildschirm Arbeitsplatz > Arbeitsaufträge in „Personen“. Aktion für Dienstplanformulare Verknüpft das Formular mit vorhandenen Steuerungen in der Funktion „Schichtpläne“. Aktion für Arbeitsformulare Dieses Formular ist in Arbeit > Abwesenheitsliste mit den vorhandenen Steuerungen verknüpft. - Wählen Sie in der Dropdown-Liste Formular das Formular oder den angeleiteten Prozess aus, den Sie dem Workflow zuordnen möchten.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Workflow den Workflow aus, dem das Formular zugeordnet ist.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste gegebenenfalls eine Kategorie zur Gruppierung verbundener Formulare aus. Die Kategorie gruppiert Formulare auf der Registerkarte „Formulare“ oder im Dropdown-Menü für organisatorische Zwecke. Weitere Informationen zum Erstellen von Formularkategorien finden Sie unter Formularkategorien verwalten.
- Wählen Sie aus der Liste Verfügbar die Rollen aus, die auf das Formular zugreifen, und weisen Sie sie der Liste Ausgewählt zu. Verwenden Sie die Pfeilschaltflächen oder doppelklicken Sie auf die Rollen, um Rollen zwischen den Listen hinzuzufügen oder zu entfernen.
- Sie können den Zugriff auf das Formular auch über die Registerkarte Funktionen in Systemadministrator > Rollen steuern. Für jede Rolle können Sie den Zugriff auf das Formular deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Formularnamen deaktivieren.
- Alle Änderungen, die Sie an den Formularzugriffsberechtigungen unter Systemadmin > Rollen vornehmen, werden unter Workflow-Administration > Rollenprivilegien widergespiegelt und umgekehrt. Möglicherweise müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, um die aktualisierten Einstellungen anzuzeigen.
- Klicken Sie auf Speichern.