Nachdem Sie einen Workflow erstellt haben, ordnen Sie dem Prozess ein Formular zu, sodass das Absenden des Formulars automatisch den zugehörigen Workflow auslöst. Beim Verknüpfen eines Formulars mit einem Workflow wählen Sie aus, wo das Formular angezeigt werden soll, und steuern, welche Rollen darauf zugreifen können.
Sie können auch einen geführten Prozess – eine Sammlung von Formularen, die dem Benutzer in einem einzigen Fenster angezeigt werden – mit einem Workflow verknüpfen. Der dem geführten Prozess zugeordnete Workflow wird auf jedes Formular im Prozess angewendet.
Hinweis: Wenn Sie möchten, dass ein Formular je nach Rolle des Absenders unterschiedlich verarbeitet wird, können Sie dasselbe Formular mit unterschiedlichen Workflows verknüpfen und unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben.
Sie können ein Formular nicht nur einem Workflow, sondern auch einem einzelnen Entscheidungsobjekt innerhalb eines Workflows zuordnen. Wenn dem Entscheidungsobjekt kein Formular zugeordnet ist, wird das dem Workflow zugeordnete Formular zusammen mit der Entscheidungsanfrage weitergeleitet.
Sie können steuern, wie Einträge sortiert werden, indem Sie die Option Gruppieren nach auswählen. Sie können die Einträge nach Workflow, Formular, übergeordneter Funktion oder Kategorie sortieren.
So verknüpfen Sie ein Formular mit einem Workflow:
- Gehen Sie zu Workflow-Administration > Rollenberechtigungen und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf Übergeordnete Funktion und wählen Sie aus, wo das Formular (oder der geführte Prozess) angezeigt werden soll. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen:
Übergeordnete Funktionen für Workflow-Formulare Übergeordnete Funktion Beschreibung Aktion zur Genehmigung von Formularen Dieses Formular ist in der Funktion „Genehmigungen“ mit den vorhandenen Steuerungen verknüpft.
Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Konfiguration für Abwesenheit vom Arbeitsplatz. Liste der Formulare für Arbeitgeberleistungen Aktiviert Formulare in der Registerkarte Formulare unter „Leistungen“. Einstellung von Kandidaten Verknüpft externe Kandidateneinstellungsformulare mit der Schaltfläche Einstellen in Personalbeschaffung > Stellenanforderungen. Weitere Informationen finden Sie unter „Workflows für Einstellungen bei der Personalbeschaffung verwenden“ im Personalbeschaffungsleitfaden. Aktion der Adressänderung Wenn Sie das Adressformular zuweisen, können Arbeitnehmer ihre Adressen im Abschnitt Kontaktdaten auf der Unterregisterkarte Persönlich > Über mich im Profil aktualisieren. Aktion zur Änderung der Kontaktdaten Wenn Sie das Kontaktformular zuweisen, können Arbeitnehmer ihre Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Online-Profile im Abschnitt Kontaktdaten des Unterregisterkarte Persönlich > Über mich im Profil aktualisieren. Aktion zur Änderung von Notfallkontakten
Wenn Sie das Formular „Notfallkontakte“ zuweisen, können Arbeitnehmer ihre Notfallkontaktdetails im Abschnitt Kontaktdaten der Unterregisterkarte Persönlich > Über mich im Profil aktualisieren. Genehmigung von Vergütungsorganisation Verknüpft mit dem Kontrollkästchen Übermittlung auf Organisationsebene verwenden auf der Registerkarte Schichtplan und Genehmigung unter Vergütungseinrichtung > Vergütungszyklen. Weitere Informationen finden Sie unter „Arbeitsblatt-Genehmigungs-Workflows konfigurieren“ im Vergütungsleitfaden. Genehmigung des Vergütungsarbeitsblatts Fügt den Workflow der Dropdown-Liste Workflow auf der Registerkarte Schichtplan und Genehmigung unter Vergütungseinrichtung > Vergütungszyklen hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter „Arbeitsblatt-Genehmigungs-Workflows konfigurieren“ im Vergütungsleitfaden. Aktionsformulare für Unterhaltsberechtigte und Begünstigte Verknüpft Formulare mit der Schaltfläche Aktion im Bildschirm Persönlich > Unterhaltsberechtigte und Begünstigte in „Personen“.
Hinweis: Der Bildschirm Unterhaltsberechtigte und Begünstigte ist auch in „Personen“ unter Leistungen verfügbar.
Aktion für Einstellungsformulare Nicht unterstützt. Aktion für Formulare zum Beschäftigungsstatus Nicht unterstützt. Erste Schritte – Checkliste Beim Veröffentlichen eines geführten Onboarding-Prozesses wird automatisch ein Datensatz für den Prozess in Workflow-Administration > Rollenprivilegien erstellt, wobei eine Erste Schritte – Checkliste als übergeordnete Funktion verfügbar ist. Alle verfügbaren Rollen werden dem Datensatz automatisch zugewiesen.
Weitere Informationen finden Sie unter Angeleitete Prozesse konfigurieren. Angeleiteter Prozess – Vorschau Durch die Vorschau eines geführten Prozesses in Workflow-Administration > Angeleiteter Prozess wird automatisch ein Datensatz in Workflow-Administration > Rollenprivilegien erstellt, wobei Angeleiteter Prozess – Vorschau als übergeordnete Funktion verfügbar ist. Start – Formularliste Aktiviert Formulare in der Registerkarte Formulare unter „Profil“. Ermöglicht auch den Zugriff auf relevante Formulare in den mobilen Apps. HR-Profil – Formularliste Aktiviert Formulare in der Funktion „Personen“. Auf Formulare kann in einem von zwei Bereichen unter „Personen“ zugegriffen werden. Maßgeblich dafür ist, ob sie sich auf einen aktuellen Arbeitnehmer auswirken. Wenn sich das Formular nicht auf aktuelle Arbeitnehmer auswirkt (z. B. das Formular für Neueinstellungen), ist es im Schaltflächenmenü Aktion auf dem Bildschirm Personenliste unter „Personen“ verfügbar. Umgekehrt sind Formulare, die sich auf aktuelle Arbeitnehmer auswirken, wie die Formulare „Direktüberweisung“ und „Änderung von Tätigkeitszuweisung und Vergütung“, unter „Personen“ durch das Laden eines Arbeitnehmerprofils sowie das Öffnen des Bildschirms Formulare verfügbar.
Einstellung interner Kandidaten Verknüpft interne Einstellungsformulare für Kandidaten mit der Schaltfläche Einstellung unter Personalbeschaffung > Stellenanforderungen. Weitere Informationen finden Sie unter „Workflows für Einstellungen bei der Personalbeschaffung verwenden“ im Personalbeschaffungsleitfaden. Stellenanforderungsformulare Aktiviert Stellenanforderungsformulare, wenn Benutzer unter Personalbeschaffung > Stellenanforderungen auf Neu klicken. Weitere Informationen finden Sie unter „Zugriff auf Stellenanforderungsformulare in der Personalbeschaffung aktivieren“ im Personalbeschaffungsleitfaden. Angebotsschreiben Fügt den Workflow der Dropdown-Liste Workflow wählen im Formular Angebot erstellen/bearbeiten der Registerkarte Kandidaten unter Personalbeschaffung > Stellenanforderungen hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter „Dem Formular für Angebotsschreiben Workflows zuweisen“ im Personalbeschaffungsleitfaden. Genehmigung von Leistungsbewertungen Fügt den Workflow der Dropdown-Liste Workflow auswählen auf der Unterregisterkarte Genehmigungsprozess der Registerkarte Beurteilungszyklen unter Leistungseinrichtung > Beurteilungseinrichtung hinzu. Weitere Informationen finden Sie im Leistungsleitfaden unter „Konfiguration von Genehmigungsprozessen“. Profil: Aktion für Formulare für Arbeitsaufträge Verknüpft Formulare mit der Schaltfläche Aktion im Bildschirm Arbeitsplatz > Arbeitsaufträge in „Personen“. Aktion für Dienstplanformulare Verknüpft das Formular mit vorhandenen Steuerungen in der Funktion „Dienstpläne“. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Konfiguration für die Schichtplangenehmigung. Aktion für Arbeitsformulare Dieses Formular ist in Arbeitsplatz > Abwesenheitsliste mit den vorhandenen Steuerungen verknüpft. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Konfiguration für Abwesenheit vom Arbeitsplatz. - Wählen Sie in der Dropdown-Liste Formular das Formular oder den angeleiteten Prozess aus, den Sie dem Workflow zuordnen möchten.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Workflow den Workflow aus, dem das Formular zugeordnet ist.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste gegebenenfalls eine Kategorie zur Gruppierung verbundener Formulare aus. Die Kategorie gruppiert Formulare auf der Registerkarte „Formulare“ oder im Dropdown-Menü für organisatorische Zwecke. Informationen zum Erstellen von Formularkategorien finden Sie unter Formularkategorien verwalten.
- Um die Reihenfolge zu steuern, in der Formulare auf der linken Seite einer Registerkarte angezeigt werden, geben Sie numerische Werte in die Spalte Sequenz ein. Dayforce zeigt Formulare auf Registerkarte entsprechend ihren Sequenzwerten an, wobei das Formular mit der niedrigsten Sequenznummer zuerst angezeigt wird.
- In einem Menü verfügbare Formulare werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt und können keinem Sequenzwert zugewiesen werden.
- Hinweis: Wenn Sie hier Sequenzwerte für Formulare eingeben, überschreiben diese alle Werte, die für die Formulare unter Systemadministrator > Rollen eingegeben wurden.
- Wählen Sie aus der Liste Verfügbar die Rollen aus, die auf das Formular zugreifen, und weisen Sie sie der Liste Ausgewählt zu. Verwenden Sie die Pfeilschaltflächen oder doppelklicken Sie auf die Rollen, um Rollen zwischen den Listen hinzuzufügen oder zu entfernen.
- Sie können den Zugriff auf das Formular auch über die Registerkarte Funktionen in Systemadministrator > Rollen steuern. Für jede Rolle können Sie den Zugriff auf das Formular deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Formularnamen deaktivieren.
- Alle Änderungen, die Sie an den Formularzugriffsberechtigungen unter Systemadministrator > Rollen vornehmen, werden unter Workflow-Administration >Rollenberechtigungen widergespiegelt und umgekehrt. Möglicherweise müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, um die aktualisierten Einstellungen anzuzeigen.
- Klicken Sie auf Speichern.