Angeleitete Prozesse konfigurieren

Ein angeleiteter Prozess besteht aus verwandten Formularen, die gruppiert sind und dem Arbeitnehmer zusammen in einem Fenster angezeigt werden. Beispielsweise können alle Formulare, die ein neuer Arbeitnehmer an seinem ersten Arbeitstag ausfüllen muss, zu einem angeleiteten Prozess kombiniert werden. Arbeitnehmer können diese Formulare in beliebiger Reihenfolge ausfüllen, und jedes Formular wird separat übermittelt und überprüft.

Die Erstellung eines angeleiteten Prozesses umfasst das Auswählen der Formulare, die in den Prozess eingebunden werden sollen, und das Festlegen ihrer Anzeigereihenfolge.

Sie können Formulare in den Onboarding-Prozess einbinden, indem Sie wie in den Schritten unten beschrieben das Kontrollkästchen Angeleiteter Prozess für das Onboarding aktivieren. In diesem Fall wählen Sie einen Standard-Workflow aus, der für alle Formulare verwendet wird, die während der Konfiguration des angeleiteten Prozesses für das Onboarding nicht mit einem bestimmten Workflow konfiguriert wurden.

Beispiel: Ein Formular „Notfallkontakte“ ist dem „Workflow für einzelne Genehmigung“ zugeordnet, damit die Änderung standardmäßig und bei der Übermittlung nur vom Manager des Arbeitnehmers genehmigt werden muss. Dasselbe Formular „Notfallkontakte“ kann auch in einen angeleiteten Prozess für das Onboarding vom Typ „Neueinstellung“ eingebunden werden, dem standardmäßig ein Workflow vom Typ „Doppelte Genehmigung“ zugeordnet ist. Wenn der angeleitete Prozess für das Onboarding für Neueinstellungen übermittelt wird, müssen die im Formular enthaltenen Informationen dann sowohl vom Manager als auch vom regionalen Manager des Arbeitnehmers genehmigt werden.

Hinweis: Es wird empfohlen, Steuerformulare für die Bundes- und Landesebene nicht in einen angeleiteten Prozess einzubinden. Konfigurieren Sie dies stattdessen im Abschnitt Einkommensteuerabzugsformulare, der im Bildschirm „Erste Schritte“ für neue Arbeitnehmer unter Formulare angezeigt wird. In diesem Abschnitt können neue Arbeitnehmer die Steuerformulare für ihren Arbeitsort oder ihren Wohnort auswählen und ausfüllen. Falls das richtige Formular dann nicht verfügbar ist oder Arbeitnehmer diese Formulare nicht ausfüllen, können sie die Einkommensteuerabzugsformulare ganz überspringen und die Angaben für ihre Onboarding-Richtlinie trotzdem vornehmen, weil sich diese Formulare außerhalb des angeleiteten Prozesses befinden. Weitere Informationen finden Sie unter Einkommensteuerabzugsformulare konfigurieren.

Workflow-Administration > Angeleiteter Prozess

So konfigurieren Sie einen angeleiteten Prozess:

1. Gehen Sie zu Workflow-Administration > Angeleiteter Prozess und klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Geben Sie auf der Registerkarte Eigenschaften einen Namen, einen Referenzcode und eine Beschreibung für den angeleiteten Prozess ein.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Modus eine Option aus:
   • Schreibgeschützt
   • Bearbeiten
   • Neu
4. Geben Sie das Datum, an dem der angeleitete Prozess aktiv wird, im Feld Gültigkeitsbeginn ein. Geben Sie im Feld Gültigkeitsende ein Ablaufdatum ein, falls der angeleitete Prozess an einem bestimmten Tag ablaufen soll.
5. Hinweis: Alle Aktivitäten eines angeleiteten Prozesses müssen während der Onboarding-Periode eines Arbeitnehmers durchgeführt werden. Falls das Datum des Gültigkeitsendes für den angeleiteten Prozess außerhalb des Gültigkeitszeitraums der Onboarding-Periode eines Arbeitnehmers liegt, ist der angeleitete Prozess für Arbeitnehmer, Manager und Administratoren daher dann nicht mehr sichtbar. Beispielsweise werden die Formulare für den angeleiteten Prozess nicht im Bereich „Erste Schritte“ des Arbeitnehmers angezeigt.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Veröffentlichen, um den angeleiteten Prozess zu veröffentlichen. Nach dem Veröffentlichen eines angeleiteten Prozesses hängt die weitere Vorgehensweise davon ab, ob der angeleitete Prozess über das Kontrollkästchen Angeleiteter Prozess für das Onboarding für das Onboarding aktiviert wurde. Es gibt zwei Möglichkeiten:
   • Wenn der angeleitete Prozess für das Onboarding verwendet wird, wird unter Workflow-Verwaltung  > Rollenprivilegien in der Spalte Übergeordnete Funktion ein „Erste Schritte“-Datensatz hinzugefügt. Standardmäßig werden dem Datensatz alle verfügbaren Rollen automatisch zugewiesen. Verwenden Sie im Bildschirm Rollenberechtigungen die Spalte Rolle, um Rollenzuweisungen zu ändern.
   • Wenn der angeleitete Prozess nicht für das Onboarding vorgesehen ist, wird der Datensatz für die Rollenberechtigungen nicht automatisch erstellt. Sie können unter Workflow-Administration > Rollenberechtigungen aber trotzdem Rollenberechtigungen hinzufügen, indem Sie manuell einen neuen Eintrag hinzufügen. Der angeleitete Prozess ist in der Dropdown-Liste in der Spalte Formular verfügbar.
   • Hinweis: Nachdem ein angeleiteter Prozess veröffentlicht wurde, kann die Veröffentlichung nicht mehr rückgängig gemacht werden. Stattdessen müssen Sie den zugehörigen Datensatz unter Workflow-Administration > Rollenberechtigungen manuell löschen.
6. Wenn der angeleitete Prozess für das Onboarding eines Arbeitnehmers verwendet wird, wählen Sie das Kontrollkästchen Angeleiteter Prozess für das Onboarding aus. Zusätzliche Einstellungen werden angezeigt:
7. • Wählen Sie den Standard-Workflow in der Dropdown-Liste Standard-Workflow aus. Dieser Workflow wird dem Datensatz unter Workflow-Administration > Rollenberechtigungen zugeordnet, wenn der angeleitete Prozess veröffentlicht wird. Der Standard-Workflow wird auch für alle Formulare des Workflows verwendet, denen kein Workflow zugewiesen ist.
   • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ Fälligkeitsdatum die Option Erster Tag aus, und geben Sie den Ausgleich Fälligkeitsdatum in Tagen an. Mit dem Versatzwert wird festgelegt, wie viele Tage vor oder nach dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers die Aufgabe fällig ist. Geben Sie eine negative Zahl ein, um das Fälligkeitsdatum auf einen Tag vor dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers festzulegen, oder eine positive Zahl für einen Tag nach dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers.
7. Auf der Registerkarte Anleitung können Sie Anweisungen zum Beginn und Ende eines angeleiteten Prozesses angeben. Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Anfangsnachricht oder Beendigungsmitteilung, und geben Sie die Anweisungen jeweils in den Rich-Text-Editor ein.
8. Klicken Sie auf Speichern, um sicherzustellen, dass Ihre Änderungen gespeichert werden.
9. Klicken Sie auf die Registerkarte Formulare.
10. Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein neues Formular in den angeleiteten Prozess einzubinden.
11. Wählen Sie das Formular in der Dropdown-Liste Formular aus.
12. Hinweis: Es wird nicht empfohlen, dasselbe Formular mehreren angeleiteten Prozessen hinzuzufügen. Dies gilt vor allem, wenn das Formular für das Onboarding bestimmt ist und eine E-Signatur erfordert. Falls zwei angeleitete Prozesse, die dasselbe Formular enthalten, derselben Onboarding-Richtlinie hinzugefügt werden, wird für die neuen Arbeitnehmer beim Durchführen des E-Signatur-Vorgangs für den zweiten angeleiteten Prozess eine rote Pop-up-Benachrichtigung angezeigt. Sie enthält den Hinweis, dass eines der Formulare bereits übermittelt wurde und dass auf dessen Genehmigung gewartet werden muss.
12. Um dem Formular Eignungskriterien zuzuweisen, wählen Sie in den Dropdown-Listen Tätigkeit, Gewerkschaft, Steuerland und Steuer Bundesstaat/Provinz eine beliebige Kombination von Kriterien aus.
13. Jedes Formular des angeleiteten Prozesses kann einem anderen Workflow zugewiesen werden. Wenn Sie dem Formular keinen Workflow zuweisen, wird der Standard-Workflow zugewiesen.
14. Falls das Formular für den neuen Arbeitnehmer optional ist und ggf. übersprungen und nicht ausgefüllt werden kann, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ist Formular optional. Für optionale Formulare wird auf der Registerkarte Formulare in der Spalte Ist Formular optional der Eintrag „Wahr“ angezeigt.
15. Wiederholen Sie die Schritte 10 bis 14, bis alle erforderlichen Formulare einbezogen sind. Sie können die Reihenfolge anpassen, in der die Formulare dem Arbeitnehmer angezeigt werden, indem Sie sie jeweils auswählen und auf die Schaltfläche Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben klicken.
16. 
16. Klicken Sie auf Speichern.