Enviar mensajes

De acuerdo con su rol, puede enviar mensajes y transmisiones a sus colegas. Dayforce muestra los tipos de mensajes que puede enviar en la lista desplegable Redactar:

En el ejemplo anterior, el usuario tiene acceso para enviar mensajes, transmisiones y transmisiones de emergencia. Si solo tuviera acceso para enviar mensajes, la aplicación solo mostraría la opción Nuevo mensaje. Una vez que haya seleccionado el tipo de mensaje que redactará, la aplicación muestra un mensaje, una transmisión o una transmisión de emergencia en blanco. Este es un ejemplo de un Nuevo mensaje:

Seleccionar destinatarios

Puede seleccionar destinatarios de dos maneras:

• Comience a escribir el nombre del destinatario en el campo A. Dayforce muestra los usuarios pertinentes.
• Haga clic en el botón Para o en el vínculo Seleccionado arriba del campo Para en el lado derecho. Esto abre la ventana Búsqueda, donde puede usar un filtro para buscar destinatarios.

Cuando utiliza el filtro para buscar destinatarios, Dayforce muestra una ventana Búsqueda en la que puede especificar sus criterios de filtro.

Para seleccionar destinatarios con una búsqueda de filtro:

1. En la lista desplegable Redactar, seleccione el mensaje que va a enviar.
2. Haga clic en Para o en el vínculo Seleccionado arriba del campo Para.
3. En la ventana de Búsqueda, especifique los criterios de filtro con los controles proporcionados.
4. Dayforce muestra los usuarios que ha seleccionado en la columna Empleados seleccionados.
4. Seleccione la casilla junto a los nombres de los destinatarios.
5. Haga clic en Agregar o Todo.
6. Haga clic en Seleccionar.
7. Dayforce muestra los nombres de los destinatarios en el campo Para de su mensaje.

Puede filtrar los destinatarios varias veces, de varias maneras, y la aplicación continúa mostrando los destinatarios que haya seleccionado. Por ejemplo, primero podría filtrar por ejecutivos de cuenta y, luego, filtrar por empleados a jornada parcial. La aplicación retiene a cualquiera de los ejecutivos de cuenta que seleccionó en la columna Empleados seleccionados.

Enviar mensajes o transmisiones

Los mensajes son notas que envía en el Centro de mensajes a empleados o grupos de empleados. Los destinatarios de los mensajes pueden responder al remitente del mensaje. Las transmisiones son notificaciones que envía en el Centro de mensajes a empleados o grupos de empleados específicos. Los destinatarios no pueden responder a las transmisiones. Por lo general, las transmisiones se utilizan para permitir que los supervisores envíen mensajes informativos a sus empleados, que no requieren una respuesta personal.

Una vez que haya seleccionado todos los usuarios necesarios, puede redactar su mensaje o transmisión. La aplicación proporciona controles de formato de texto para que pueda dar formato al mensaje según sea necesario. Cuando haya terminado, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

• Para enviar el mensaje, haga clic en Enviar.
• Para guardar el mensaje, haga clic en Guardar borrador.
• Para descartar el mensaje, haga clic en Cancelar.

Enviar mensajes de transmisión de emergencia

Los mensajes de transmisión de emergencia le permiten enviar mensajes específicos a empleados o grupos de empleados concretos. Estos mensajes incluyen los siguientes métodos de entrega:

• Centro de mensajes: los mensajes se envían al Centro de mensajes.
• Correo electrónico: los mensajes se envían a las direcciones de correo electrónico que los empleados especificaron en su registro de empleado. El remitente puede elegir si desea enviar la transmisión solo a un correo electrónico verificado o a todos los correos electrónicos registrados. Los empleados pueden optar por no recibir correo electrónico.
• SMS: los mensajes se envían como mensaje de texto para alertar a los números de teléfono habilitados que los empleados han especificado en su registro de empleado. Una vez que se selecciona la casilla, Dayforce muestra un campo para escribir el mensaje de texto. Los mensajes de texto pueden tener hasta 140 caracteres de longitud o 60 caracteres si incluye texto Unicode. Actualmente, los mensajes de texto masivos son exclusivos de Canadá y los EE. UU., por lo que estos mensajes no se enviarán a números de teléfono fuera de esos países aunque los empleados seleccionados los hayan especificado en su registro de empleado. Se aplicarán las tarifas estándar de mensajes de texto. Los empleados pueden optar por no recibir mensajes de texto.

Para admitir transmisiones de SMS, el canal de entrega Mensajes de texto, que figura en la pestaña Canales de Admin. del sistema > Notificaciones del sistema, para el tipo de notificación Transmisión de emergencia está habilitado de manera predeterminada, aunque los clientes pueden deshabilitarlo si lo desean. Además, debe habilitar la función de rol Enviar mensaje SMS en Contenedor de aplicación > Mensajería > Puede crear transmisión de emergencia en la pestaña Características en Admin. del sistema > Roles. Esta subfunción no está habilitada de forma predeterminada porque hay costos asociados para la mensajería de texto.

Si lo desea, puede enviar transmisiones de emergencia a los destinatarios por correo electrónico, el Centro de mensajes y SMS. Dayforce le permite editar las casillas Enviar mensaje SMS y Enviar correo electrónico solo si su configuración de propiedad del cliente para Correo electrónico, Centro de mensajes y Mensajes de texto está habilitada en la pestaña Canales de Admin. del sistema > Notificaciones del sistema para el tipo de notificación Transmisión de emergencia. Si selecciona la casilla para enviar un mensaje SMS, la aplicación muestra el campo para escribir el mensaje.

Las transmisiones de emergencia se envían a las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono habilitados para alertas que los empleados tienen en su perfil. Dayforce muestra la cantidad de destinatarios que no pueden ser contactados mediante un método de entrega elegido, si corresponde, y explica el motivo junto a cada opción de entrega que se seleccionó.

Puede especificar que se envíen mensajes de transmisión de emergencia a correos electrónicos verificados o a todos los correos electrónicos que constan en los registros de los empleados. Para evitar problemas de privacidad, los destinatarios no ven los nombres de otros destinatarios, solo ven su propio nombre en la lista de distribución. Además, los empleados tienen la opción de no recibir mensajes por correo electrónico, en el Centro de mensajes o mensajes de texto relacionados con la notificación de transmisión de emergencia. Dicha opción se encuentra en la subpestaña Configuración > Notificaciones de Perfil. Consulte Establecer notificaciones del Centro de mensajes.

Cuando pasa el cursor sobre el botón Enviar, Dayforce actualiza dinámicamente el mensaje de la información sobre herramientas según los siguientes escenarios:

• Si no selecciona ningún destinatario o método de entrega, la información sobre herramientas muestra un mensaje que indica: "Elija empleados para esta transmisión" o "Seleccione al menos un método de entrega con las casillas".
• Si no selecciona ningún destinatario, pero selecciona las opciones de entrega, la información de la herramienta muestra un mensaje que indica: "Elija empleados para esta transmisión".
• Si selecciona al menos un destinatario, pero ningún método de entrega, la información de la herramientas muestra un mensaje que indica: "Seleccione al menos un método de entrega con las casillas".
• Si selecciona destinatarios y opciones de entrega, pero ninguno de los destinatarios seleccionados puede recibir un método de entrega en particular, la información de la herramienta muestra un mensaje que indica: "Desactive las casillas de los métodos de entrega que no tienen destinatarios" o "Desactive las casillas de métodos de entrega que incluyan empleados a los que no se pueda contactar".

Para fines de validación, si alguno de los métodos de entrega de transmisión de emergencia no tiene destinatarios, la aplicación muestra un mensaje que le pide que desmarque las casillas del método de entrega correspondiente y no envía el mensaje hasta que se haya hecho esto.

Cuando envía una transmisión mediante todos los métodos de entrega, si hay un error parcial causado por uno de los métodos de entrega, Dayforce le permite volver a enviar la transmisión solo para el método de entrega con error o pasar a la carpeta Enviado para ver el mensaje enviado correctamente. La carpeta Enviado no solo muestra la transmisión de emergencia, sino que también muestra los destinatarios a quienes se envió el mensaje con la información de contacto admisible registrada.

Nota: La carpeta Enviado no muestra la información de los métodos de entrega con error ni los empleados a quienes no se envió la transmisión de emergencia (ya sea porque los números de teléfono no están habilitados para alertas o debido a su preferencia de notificación personal).

Para enviar mensajes de transmisión de emergencia:

1. En la lista desplegable Redactar, seleccione Transmisión de emergencia.
2. Haga clic en el botón Para o en el vínculo Seleccionado arriba del campo Para en el lado derecho para realizar una búsqueda por filtro de sus destinatarios. Para obtener más información, consulte Seleccionar destinatarios.
3. Si va a enviar un mensaje de texto, seleccione la casilla junto a Enviar mensaje SMS.
4. La aplicación abre el campo SMS para que escriba su mensaje.
4. Si va a enviar un correo electrónico, haga clic en la lista desplegable Correos electrónicos verificados y seleccione Todos los correos electrónicos si desea enviar el mensaje de transmisión a todos los correos electrónicos que los empleados seleccionados han registrado. De lo contrario, deje los Correos electrónicos verificados seleccionados de manera predeterminada. Si no va a enviar un correo electrónico, quite la marca de verificación del campo Enviar correo electrónico.
5. Nota: Dayforce selecciona Correos electrónicos verificados de forma predeterminada.
5. Si no va a enviar un mensaje del Centro de mensajes, desmarque la casilla.
6. Nota: La opción de entrega del Centro de mensajes está habilitada de forma predeterminada.
7. Nota: A medida que selecciona sus opciones de entrega para los destinatarios elegidos, Dayforce muestra la cantidad de destinatarios que no pueden ser contactados por un método de entrega elegido, si corresponde, y explica el motivo junto a cada opción de entrega que se seleccionó.
6. Redacte el mensaje en los campos correspondientes. La aplicación proporciona controles de formato de texto para que pueda formatear su mensaje según sea necesario.
7. Seleccione la casilla debajo del mensaje. Este es un paso obligatorio que confirma que comprende que Dayforce podría enviar el mensaje de la transmisión de emergencia a contactos no comerciales de los empleados seleccionados, según los métodos de entrega.
8. Haga clic en Enviar.
9. Para fines de validación, si alguno de los métodos de entrega de transmisión de emergencia no tiene destinatarios, la aplicación muestra un mensaje que le pide que desmarque las casillas del método de entrega correspondiente y no envía el mensaje hasta que se haya hecho esto. Si no hay errores de validación, Dayforce envía el mensaje de transmisión de emergencia. Si hay un error parcial causado por uno de los métodos de entrega, Dayforce le permite volver a enviar la transmisión solo para el método de entrega con error, o puede ignorar el error y pasar a la carpeta Enviado para ver el mensaje enviado correctamente.

Establecer notificaciones del Centro de mensajes

Puede establecer sus preferencias sobre las notificaciones que desea recibir para los tipos de notificación Mensaje del Centro de mensajes y Transmisión de emergencia en la subpestaña Configuración > Notificaciones en Perfil.

Antes de empezar: Las notificaciones por mensajes de texto no están disponibles para los mensajes del Centro de mensajes. Las notificaciones del tipo Enviar automáticamente al celular no están disponibles para transmisiones de emergencia.

Especifique los tipos de notificaciones que desea recibir entre las siguientes opciones:

• Centro de mensajes: un mensaje que se muestra en el Centro de mensajes.
• Correo electrónico: un correo electrónico que se envía a su dirección de correo electrónico.
• Mensajes de texto: un mensaje de texto a través de SMS a su teléfono celular.
• Enviar automáticamente al móvil: una notificación de envío automático al dispositivo móvil (siempre que su dispositivo esté configurado para recibir notificaciones de este tipo).

Para configurar sus preferencias de notificaciones del Centro de mensajes:

1. Vaya a Perfil.
2. Haga clic en la subpestaña Configuración > Notificaciones.
3. Seleccione las notificaciones disponibles para los tipos de notificación Mensaje del Centro de mensajes o Transmisión de emergencia para habilitarlas; desmarque las casillas para deshabilitar la notificación. Si no se configura ninguna notificación para su organización, la etiqueta No disponible se muestra en los métodos de notificación correspondientes.
4. Haga clic en Guardar.