Vorlagen für E-Mail bei Erstzugriff erstellen

Zugriff auf die Rollenfunktion: Onboarding-Einrichtung > Konfiguration der E-Mail bei Erstzugriff

So erstellen Sie eine Vorlage für eine E-Mail bei Erstzugriff:

1. Navigieren Sie zu Onboarding-Setup > E-Mail für die Erstanmeldung – Konfiguration.
2. Klicken Sie im Toolstrip oben auf dem Bildschirm auf Hinzufügen.
3. Geben Sie ein Datum für den Gültigkeitsbeginn und optional für das Gültigkeitsende ein, um festzulegen, wann die Vorlage verfügbar ist.
4. Hinweis: Wenn das Enddatum der Vorlage, die einem neuen Arbeitnehmer zugewiesen ist, überschritten wurde, wird von Dayforce die Standardvorlage gesendet.
4. Geben Sie den Namen der Person oder Abteilung, von der die E-Mail gesendet wird, in das Feld Absendername ein.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse, die für das Zusenden der Nachricht verwendet wird, in das Feld E-Mail-Adresse des Absenders ein.
6. Hinweis: Für die E-Mail-Adresse, die zum Versenden von E-Mail-Nachrichten verwendet wird, muss Domain Keys Identified Mail (DKIM) eingerichtet sein. Wenden Sie sich an den zuständigen Dayforce Support-Mitarbeiter, und senden Sie ein Ticket ein, um die DKIM-Einrichtung anzufordern. Dayforce richtet DKIM für Ihre Domäne ein und stellt Ihnen einen öffentlichen Datensatz zur Verfügung. Ihr IT-Team muss diesen öffentlichen Datensatz dann in Ihr DNS (Domain Name System) implementieren. Wenn die DKIM-Einrichtung nicht abgeschlossen ist, können E-Mails möglicherweise nicht an die Bewerber zugestellt werden.
6. (Optional) Um eine neue Kultur hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen (unter dem Feld E-Mail-Adresse des Absenders).
   1. Füllen Sie im Abschnitt Allgemein die folgenden Felder aus:
      • Titel: Geben Sie einen Namen für diese Vorlage ein.
      • Kultur: Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Sprache für diese Vorlage aus.
      • Standardkultur: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um diese Sprache als Standard für diese Vorlage festzulegen.
   2. Füllen Sie im Abschnitt Logo die folgenden Felder aus:
      • Firmenlogo: Wählen Sie in der Dropdown-Liste ein vorhandenes Logo aus, das in der E-Mail-Nachricht enthalten sein soll.
      • Logoposition: Wählen Sie eine Option aus, um zu bestimmen, wo das Logo oben in der E-Mail-Nachricht angezeigt wird: Linksbündig, Zentriert oder Rechtsbündig.
   3. Geben Sie im Abschnitt E-Mail-Inhalt den Text für die Betreffzeile und den Textteil der E-Mail ein.
   4. In der Dropdown-Liste Token auswählen können Sie jeweils Token auswählen, z. B. den Namen des Arbeitnehmers oder Managers. Klicken Sie auf Einfügen, um das Token an der Cursorposition hinzuzufügen.
   5. Wichtig: Das Token „URL in E-Mail für Erstanmeldung“ muss im E-Mail-Text enthalten sein. Es tritt ein Fehler auf, wenn Sie versuchen, die Vorlage ohne dieses Token zu speichern. Dieses Token wird basierend auf der ausgewählten Kultureinstellung automatisch lokalisiert.
7. (Optional) Sie können der E-Mail Anhänge hinzufügen, um beispielsweise Ihre Unternehmensrichtlinien zu erläutern oder Anweisungen für das Onboarding zu geben. Die folgenden Dateitypen werden unterstützt: DOC, DOCX, HTM, HTML, JPG, PNG, PDF, PPT, PPTX, ZIP. Die maximale Größe für jeden Anhang beträgt 5 MB und die Summe aller Anhänge darf 25 MB nicht überschreiten.
8. Hinweis: Benutzerrollen müssen der Dokumentart „Onboarding-FTAE-Anlagen“ unter Dokumente > Admin > Dokumentarten zugewiesen sein, damit sie Zugriff auf diese Dokumente haben und sie hochladen können. Wenn Sie neue Dokumente hochladen, wird ihnen automatisch diese Dokumentart zugewiesen, sodass sie für Benutzer mit Zugriff auf diese Dokumentart verfügbar sind.
9. So fügen Sie Anlagen hinzu:
   1. Klicken Sie im Abschnitt E-Mail-Inhalt auf Dokument hinzufügen.
   2. Geben Sie einen Titel für das Dokument in das Feld Titel ein. Dieser Text wird für den Link in der E-Mail verwendet.
   3. Wenn sich das Dokument bereits in Dayforce befindet, wählen Sie es in der Liste Dokument auswählen aus. Klicken Sie alternativ auf Neues Dokument hochladen, um es hochzuladen.
   4. Klicken Sie auf OK.
   5. Wiederholen Sie die obigen Schritte, um weitere Anlagen einzubeziehen.
8. (Optional) Klicken Sie auf Vorschau, um die für Arbeitnehmer bestimmte Nachricht als Vorschau anzuzeigen. Klicken Sie abschließend auf OK, um das Vorschaudialogfeld zu schließen.
9. Klicken Sie auf Speichern.