Formulare elektronisch signieren

Onboarding-Leitfaden

Version
R61 SP2
Formulare elektronisch signieren

Bevor Sie beginnen: Um diese Aufgabe ausführen zu können, muss die E-Signatur-Funktion aktiviert sein.

Wenn Formulare unter „Erste Schritte“ gibt elektronisch signiert werden müssen, werden Sie nach dem Ausfüllen aller Formulare aufgefordert, diese elektronisch zu signieren.

Hinweis: Informationen zum Einreichen von Einkommensteuerabzugsformularen finden Sie unter Einkommensteuerabzugsformulare einreichen.

Wichtig: Bevor Sie die Formulare elektronisch signieren, muss gewährleistet sein, dass Sie alle Informationen in allen Formularen richtig ausgefüllt haben. Nachdem Sie die Formulare elektronisch signiert haben und diese genehmigt wurden, können Sie sie später nicht mehr über „Erste Schritte“ aktualisieren.

So signieren Sie Ihre Formulare elektronisch:

  1. Navigieren Sie zum Abschnitt Formulare von „Erste Schritte“. Füllen Sie die Formulare in beliebiger Reihenfolge aus.
  2. Bei Formularen, für die elektronische Signaturen erforderlich sind, wird oben eine entsprechende Meldung angezeigt. Nachdem Sie jedes dieser Formulare ausgefüllt haben, werden sie mit dem Status Elektronische Signatur ausstehend markiert, wie im Screenshot unten gezeigt:
  3. Für Formulare, die als „Optional“ gekennzeichnet sind, zeigt die Anwendung die Option Dieses Formular überspringen an, auf die Sie klicken, wenn Formulare nicht auf Sie zutreffen. Klicken Sie entweder auf diese Option oder auf Start und füllen Sie das Formular aus. Wenn Sie ein Formular überspringen (und bestätigen, dass Sie das Formular überspringen möchten), haben Sie während des Onboarding-Prozesses keine weitere Möglichkeit, das Formular auszufüllen. Übersprungene Formulare weisen den Status „Übersprungen“ auf, wie im zweiten Feld unten gezeigt:
  4. Wenn Sie das allerletzte Formular ausfüllen, zeigt die Anwendung die Schaltfläche Unterschreiben und übermitteln an und gibt damit an, dass Sie mit dem elektronischen Signaturprozess von DocuSign beginnen können:
  5. Hinweis: Wenn für keines Ihrer Formulare eine elektronische Signatur erforderlich ist, zeigt die Anwendung die Schaltfläche Einreichen an. In diesem Fall können Sie auf diese Schaltfläche klicken und mit Schritt 9 unten fortfahren.
  6. Klicken Sie auf Unterschreiben und übermitteln. Die Anwendung zeigt eine Ladeleiste an, bis der Bildschirm für die elektronische Signatur von DocuSign angezeigt wird:
  7. Screenshot of the e-signature loading bar.
  8. Klicken Sie auf dem Bildschirm Ihre elektronische Signatur abschließen auf das Kontrollkästchen Ich stimme der Verwendung von elektronischen Datensätzen und Signaturen zu und klicken Sie dann auf Weiter:
  9. Hinweis: Unter dem Link zur Offenlegung von elektronischen Datensätzen und Signaturen finden Sie weitere Informationen zum DocuSign-Prozess.
  10. Der Bereich Ihre Signatur übernehmen wird angezeigt. Geben Sie Ihre Unterschrift ein und klicken Sie dann auf Übernehmen und unterschreiben:
  11. Gehen Sie alle Formulare durch, um sie zu prüfen und zu unterschreiben.
  12. Wenn Sie eine HR-Richtlinie unterschreiben,  wird möglicherweise eine Liste zusätzlicher Dokumente angezeigt, die Sie prüfen müssen:
  13. Viewing Supplemental Documents with E-Signatures
  14. Wenn Sie diese Liste sehen, klicken Sie auf Anzeigen, um jedes einzelne Dokument zu prüfen, auf Akzeptieren, um zu bestätigen, dass Sie das Dokument angezeigt haben und akzeptieren, und wenn alle Dokumente akzeptiert wurden, auf Fertigstellen.
  15. Nach Überprüfung aller Formulare werden diese mit einem Häkchen versehen und als „AKZEPTIERT“ gekennzeichnet. Sie sehen die Meldung „Dieses Dokument ist jetzt vollständig“. Klicken Sie auf Schließen.
  16. Nachdem die Formulare verarbeitet und genehmigt wurden, wird der Abschnitt „Formulare“ in „Erste Schritte“ als „Abgeschlossen“ angezeigt:
  17. Wenn die Organisation Ihre Formulare verarbeitet, wird möglicherweise mindestens ein Formular abgelehnt, da es zusätzliche Informationen erfordert. Kehren Sie in diesem Fall zum Abschnitt Formulare unter „Erste Schritte“ zurück und reichen Sie die Formulare erneut ein.