Wenn Ihre Organisation DocuSign-Vorlagen verwendet, können Sie diese unter „Mitarbeiter“ oder in Onboarding > Onboarding – Arbeitnehmer zuweisen. Sie können die Vorlagen auch so zurücksetzen, dass sie erneut elektronisch signiert werden können.
Informationen zu DocuSign-Vorlagen
Diese Vorlagen werden im DocuSign-System verwaltet und bieten diverse Vorteile. Sie können sie in DocuSign hochladen, verwalten und verfolgen und sie in Ihrer gesamten Organisation außerhalb von Dayforce verwenden. Sie können auch mehrere Empfänger zuweisen, um die Formulare zu prüfen und elektronisch zu signieren. Mitunterzeichner können die Vorlagen in DocuSign elektronisch signieren, ohne dass ein Dayforce-Konto erforderlich ist.
Wichtig: Diese Vorlagen werden ausschließlich durch Integration der DocuSign-Vorlagenbibliothek bereitgestellt, sie sind nicht das Eigentum von Dayforce und wurden von Dayforce weder entwickelt noch überprüft. Die Verwendung der Vorlagen ist optional und die Kunden übernehmen sämtliche Risiken und Verantwortlichkeiten in Bezug auf ihre Nutzung. Vorlagen sollten nicht als rechtliche, steuerrechtliche oder sonstige Beratung speziell für Einzelpersonen oder Organisationen ausgelegt werden. Kunden sind für das Überprüfen, Testen und Genehmigen sämtlicher in Dayforce konfigurierter Vorlagen verantwortlich.
DocuSign erhebt Gebühren für jede zugewiesene Vorlage.
Zuweisen von Vorlagen in „Mitarbeiter“
Zugriff auf die Rollenfunktion: Antragscontainer > Mitarbeiter > Arbeitnehmerprofil > E-Signaturvorlagen
So senden Sie eine Vorlage an einen Arbeitnehmer unter „Mitarbeiter“:
- Gehen Sie zu Arbeitnehmer, öffnen Sie das Arbeitnehmerprofil und klicken Sie auf Vorlagen für elektronische Signatur.
- Öffnen Sie die Liste E-Signaturvorlagen. Wenn eine Vorlage zur Verwendung in Dayforce konfiguriert ist, können Sie sie aus der Liste auswählen und auf Auswählen klicken.
- Die DocuSign-Absenderansicht wird angezeigt, in der Sie die Vorlage für den Arbeitnehmer anpassen können. Beispielsweise werden Sie möglicherweise aufgefordert, Empfänger und Dokumente hinzuzufügen, zusätzliche Informationen sowie den Betreff und den Text der E-Mail anzugeben, die an den Empfänger gesendet wird.
- Befolgen Sie die Anweisungen, um alle erforderlichen Felder auszufüllen und das Dokument zu senden.
- Hinweis: Falls konfiguriert, können Sie möglicherweise Informationen überschreiben, die in benutzerdefinierten Feldern angezeigt werden. Von Ihnen geänderte Informationen werden jedoch nicht für die zukünftige Verwendung gespeichert. Wenn die Informationen falsch sind, müssen Sie sicherstellen, dass auch das Arbeitnehmerprofil aktualisiert wird. Wenn Sie der Vorlage benutzerdefinierte Felder hinzufügen, werden die Informationen nicht automatisch ausgefüllt und Sie müssen sie manuell hinzufügen. Es wird nicht empfohlen, einer Vorlage ein benutzerdefiniertes Feld mehr als einmal hinzuzufügen.
Der Arbeitnehmer erhält eine E-Mail, in der er auf einen Link klicken kann, um das Formular in DocuSign auszufüllen. Sie müssen sich nicht bei Dayforce anmelden.
Der Abschnitt Verlauf von E-Signaturvorlagen im Bildschirm E-Signaturvorlagen zeigt an, welche Vorlagen unterzeichnet und geprüft wurden, zusammen mit ihrem DocuSign-Workflow-Status. Sie können auf Dokumente klicken, um sie anzuzeigen, wenn sie abgeschlossen, abgelehnt oder annulliert sind.
Zusätzliche Vorlagen für die elektronische Anmeldung von Arbeitnehmern hinzufügen – Erste Schritte
Neue Arbeitnehmer können Vorlagen in ihrer Aufgabe „Erste Schritte“ signieren. Vorlagen können in Onboarding-Richtlinien aufgenommen werden, sodass sie standardmäßig Gruppen neuer Arbeitnehmer zugewiesen werden. Sie können auch zusätzliche Vorlagen für Personen hinzufügen, die sich elektronisch anmelden, unter Onboarding > Onboarding – Arbeitnehmer.
Zugriff auf die Rollenfunktion: Onboarding > Onboarding – Arbeitnehmer > Einstellungsformulare > E-Signaturvorlagen
So weisen Sie einem neuen Arbeitnehmer Vorlagen zu:
- Navigieren Sie zu Onboarding > Onboarding – Arbeitnehmer.
- Klicken Sie auf den Namen des neuen Arbeitnehmers, dessen Formulare Sie anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Onboarding-Formulare im Ausklappfenster des Arbeitnehmers.
- Klicken Sie auf Abschnitt „E-Signatur-Vorlage hinzufügen“, um einen weiteren Abschnitt für DocuSign-Vorlagen hinzuzufügen.
- Fügen Sie einen Titel hinzu, um den neuen Abschnitt zu kennzeichnen.
- Klicken Sie auf E-Signatur-Vorlage hinzufügen.
- Wählen Sie die Vorlage in der Liste Vorlage.
- Empfänger werden basierend auf der Konfiguration der Vorlage in DocuSign angezeigt. Sie können die Empfänger für den jeweiligen Arbeitnehmer nach Bedarf aktualisieren.
- Hinweis: Die von Ihnen ausgewählten Empfänger müssen über eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse verfügen. Ihre Änderungen aktualisieren nicht die Empfänger für die DocuSign-Vorlage selbst und werden nicht angewendet, wenn die Vorlage erneut in Dayforce verwendet wird. Sie können Vorlagenempfänger nur in DocuSign dauerhaft aktualisieren.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Fälligkeitsdatumstyp den Eintrag Erster Tag aus, wenn er nicht bereits ausgewählt ist. Dies ist der einzige Wert, der für das Onboarding gilt.
- Geben Sie im Feld Fälligkeitsdatumsversatz eine Zahl ein, die für die Dauer bis zur Fälligkeit der Aufgabe steht. Geben Sie beispielsweise 3 an, um festzulegen, dass die Aufgabe drei Tage nach dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers fällig ist.
- Fügen Sie so viele zusätzliche Vorlagen wie nötig hinzu.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Abschnitte für E-Signatur-Vorlagen hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern.
Vorlagen zurücksetzen
Bevor Sie beginnen: Diese Funktion ist für Vorlagen verfügbar, die neuen Arbeitnehmern unter „Erste Schritte“ zum Ausfüllen zugewiesen werden. Für Vorlagen, die Arbeitnehmern unter „Mitarbeiter“ zugewiesen sind, ist die Funktion nicht verfügbar.
Sie können DocuSign-Vorlagen so zurücksetzen, dass sie erneut elektronisch signiert werden können, wenn sie annulliert wurden oder der Arbeitnehmer sie abgelehnt hat.
Hinweis: Die Vorlagen werden separat in einem neuen Umschlag an DocuSign gesendet. Es fallen die entsprechenden DocuSign-Gebühren an.
So setzen Sie DocuSign-Vorlagen zurück:
- Navigieren Sie zu Onboarding > Onboarding – Arbeitnehmer.
- Klicken Sie auf den Namen des neuen Arbeitnehmers, dessen Formulare Sie anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Onboarding-Formulare im Ausklappfenster des Arbeitnehmers.
- Suchen Sie im Abschnitt „Dokumente elektronisch signieren“ nach Formularen mit einer Schaltfläche Zurücksetzen in der Spalte Zurücksetzen. Diese Formulare wurden entweder nicht elektronisch signiert oder wurden aktualisiert.
- Klicken Sie auf Zurücksetzen und Speichern.