Sie können Dayforce so konfigurieren, dass an neue Arbeitnehmer eine Willkommensnachricht mit einer Anleitung für den Erstzugriff auf das Produkt gesendet wird. Sie können diese E-Mail-Nachricht für die Erstanmeldung (First Time Access Email, FTAE) jeweils in den Formularen „Neueinstellung“, „Wiedereinstellung“ oder „Bewerbereinstellung“ aktivieren.
Sie benötigen die Onboarding-Funktion nicht, um E-Mails für die Erstanmeldung zu senden. Sie können diese E-Mails außerhalb des Onboardings über den HR-Import aktivieren, und mit dem erforderlichen Funktionszugriff können Sie von Onboarding > E-Mail Erstanmeldung unter „Mitarbeiter“ aus auf den E-Mail-Status von Arbeitnehmern zugreifen. Siehe das Dokument Dayforce-Spezifikation zum HR-Import.
Sie benötigen die Onboarding-Funktion jedoch für Folgendes:
- Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen unter Onboarding-Einrichtung > Konfiguration der E-Mail bei Erstzugriff.
- Alle Onboarding-Arbeitnehmer, denen E-Mails gesendet wurden, an einem zentralen Ort anzeigen und den Status der E-Mails verfolgen unter Onboarding > Onboarding – Arbeitnehmer.
- Verwenden Sie Onboarding-Richtlinien, um diese E-Mails mit anderen Onboarding-Anforderungen zu koordinieren.
Voraussetzungen
Damit Dayforce die E-Mail für die Erstanmeldung an einen neuen Arbeitnehmer senden kann, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:
- Die Kundeneinstellungen für die E-Mail für die Erstanmeldung im Abschnitt Nachrichten auf der Registerkarte Eigenschaften unter Systemadmin > Kundeneinstellungen müssen aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie unter Kundeneigenschaften für Onboarding konfigurieren.
- Die Funktion der E-Mail für die Erstanmeldung muss für den neuen Arbeitnehmer aktiviert werden, indem Sie beim Ausfüllen des Formulars „Neueinstellung“ das Kontrollkästchen E-Mail bei Erstanmeldung senden (E-Mail-Adresse erforderlich) aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Onboarding-Richtlinien in Workflow-Formularen zuweisen.
- Wenn Sie in der E-Mail-Nachricht benutzerdefinierten Inhalt senden möchten, müssen Sie unter Onboarding-Einrichtung > Konfiguration der E-Mail bei Erstanmeldung eine Vorlage konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagen für E-Mail bei Erstzugriff erstellen..
- Der neue Arbeitnehmer muss über eine derzeit gültige Rolle, eine private oder geschäftliche E-Mail-Adresse (wenn beide vorhanden sind, wird zuerst die private Adresse verwendet) und eine private oder Mobilfunknummer verfügen.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um zu überprüfen, ob diese Informationen für einen neuen Arbeitnehmer in Dayforce vorhanden sind:
- Gehen Sie zu „Mitarbeiter“, und öffnen Sie das Profil des Arbeitnehmers. Die zugewiesenen Rollen werden im Bereich Sicherheitseinstellungen und die Telefonnummern und E-Mail-Adressen im Bereich Persönliche Informationen > Kontaktdaten angezeigt.
- Gehen Sie zu Onboarding > E-Mail Erstanmeldung, und erweitern Sie den Arbeitnehmerdatensatz.
- Gehen Sie zu „Mitarbeiter“, und öffnen Sie das Profil des Arbeitnehmers. Die zugewiesenen Rollen werden im Bereich Sicherheitseinstellungen und die Telefonnummern und E-Mail-Adressen im Bereich Persönliche Informationen > Kontaktdaten angezeigt.
- Falls für den neuen Arbeitnehmer ein vorhandenes SSO-Konto (Single Sign-On) hinterlegt ist (z. B. ggf. bei einem erneut eingestellten Arbeitnehmer), muss das Kontrollkästchen Systemeigene Authentifizierung für SSO-Benutzer zulassen für die jeweilige Rolle oder das Benutzerkonto aktiviert werden (unter Systemadmin > Rollen).
- Für die E-Mail-Adresse, die zum Versenden von E-Mail-Nachrichten verwendet wird, muss Domain Keys Identified Mail (DKIM) eingerichtet sein. Wenden Sie sich an den zuständigen Dayforce Support-Mitarbeiter, und senden Sie ein Ticket ein, um die DKIM-Einrichtung anzufordern. Dayforce richtet DKIM für Ihre Domäne ein und stellt Ihnen einen öffentlichen Datensatz zur Verfügung. Ihr IT-Team muss diesen öffentlichen Datensatz dann in Ihr DNS (Domain Name System) implementieren. Wenn die DKIM-Einrichtung nicht abgeschlossen ist, können E-Mails möglicherweise nicht an die Bewerber zugestellt werden.
Wenn alle obigen Bedingungen erfüllt sind, erhalten neue Arbeitnehmer bei der nächsten Ausführung (stündlich) der Hintergrundaufgabe „E-Mail bei Erstzugriff senden“ eine erste Nachricht. Anschließend erhalten sie dann täglich Erinnerungsnachrichten, bis eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Der Arbeitnehmer meldet sich zum ersten Mal bei Dayforce an.
- Eine der folgenden Einstellungen im Abschnitt Sicherheit unter Systemadmin > Kundeneinstellungen > Eigenschaften wird überschritten:
- Ablauf der Frist in der Erstzugriffs-E-Mail in Tagen
- Maximale Anzahl der Zustellversuche der E-Mail bei Erstzugriff
E-Mail-Nachrichten von unbekannten Systemen können basierend auf den Regeln für die Absendererkennung und den Nachrichteninhalt unter Quarantäne gestellt oder in Junk-Mail-Ordner verschoben werden. Darüber hinaus geht Dayforce davon aus, dass die E-Mail-Adressen neuer Arbeitnehmer richtig angegeben wurden, und die E-Mail-Adressen werden überprüft.