Sie können Checklisten konfigurieren, um Manager durch die Aktivitäten zu führen, die sie für jeden neu eingestellten Arbeitnehmer erledigen müssen. Anschließend können Sie diese Checklisten Onboarding-Richtlinien zuweisen.
Checklisten können auf verschiedene Weise konfiguriert werden, es hat sich jedoch bewährt, sie nach Zeit anzuordnen. Sie können beispielsweise separate Checklisten für Manager-Aufgaben konfigurieren, die vor dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers, am ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers und während der ersten Woche des Arbeitnehmers ausgeführt werden müssen.
Zugriff auf die Rollenfunktion: Onboarding-Einrichtung > Konfiguration der Manager-Checkliste
So fügen Sie eine Checkliste für Manager hinzu:
- Gehen Sie zu Onboarding-Setup > Manager-Checkliste - Konfiguration.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die folgenden Informationen ein:
- Name (erforderlich): Geben Sie einen Namen ein, der die Checkliste beschreibt.
- Referenzcode (empfohlen): Geben Sie einen eindeutigen Referenzcode ein, mit dem die Checkliste identifiziert werden kann.
- Gültigkeitsbeginn (erforderlich): Das Datum, an dem die Checkliste erstmals wirksam wird.
- Gültigkeitsende (optional): Das Datum, an dem die Checkliste nicht mehr gültig ist.
- Beschreibung (optional): Geben Sie eine Beschreibung für diese Checkliste ein.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben.
- Klicken Sie unter der Registerkarte auf Hinzufügen, um eine Aufgabe zur Checkliste hinzuzufügen.
- Geben Sie im Feld Aufgabe einen Namen für die Aufgabe ein.
- Ignorieren Sie das Feld Fälligkeitsdatumstyp, das immer auf den ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers festgelegt ist.
- Im Feld Fälligkeitsdatumsversatz geben Sie den Versatz in Tagen ab dem ersten Tag ein, der dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe entspricht. Verwenden Sie eine negative Zahl für die Aufgaben, die vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden müssen, und eine positive Zahl für die Aufgaben, die nach dem ersten Arbeitstag erledigt werden müssen. Geben Sie beispielsweise -4 ein, um anzugeben, dass die Aufgabe vier Tage vor dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers fällig ist.
- (Optional) Führen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Um Managern zu erlauben, diese Aufgabe als „Nicht zutreffend“ zu markieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ist Aufgabe optional.
- Um die Aufgabe auf bestimmte Arbeitnehmer zu beschränken, definieren Sie Kriterien, indem Sie eine Auswahl im Dropdown-Listenfeld Tätigkeit, Gewerkschaft, Steuerland oder Steuer Bundesland/Kanton treffen.
- Hinweis: Diese Kriterien werden mit dem neuen Arbeitnehmer und nicht mit dem Manager abgeglichen. So gibt es beispielsweise eine Manager-Aufgabe mit der Bezeichnung „Visual Studio-Entwicklerlizenz von der IT-Abteilung besorgen“, bei der „Software-Entwickler“ als Kriterium in der Dropdown-Liste Tätigkeit ausgewählt ist. Wenn der neue Arbeitnehmer A Softwareentwickler ist, wird dem Manager von A diese Manager-Aufgabe zugewiesen. Wenn derselbe Manager einen weiteren neuen Arbeitnehmer B hat, der allerdings eine QA-Rolle hat, wird dem Manager die Aufgabe für diesen Arbeitnehmer nicht zugewiesen.
- Um eine Beschreibung für die Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf Aufgabenbeschreibung hinzufügen und geben Sie im Texteditor eine Beschreibung ein.
- (Optional) Fügen Sie einer Aufgabe eine Anlage hinzu, bei der es sich um einen Link oder ein Dokument handeln kann:
- Wählen Sie Link hinzufügen aus, um der Aufgabe einen Link hinzuzufügen (z. B. einen Link zur Website des Unternehmens). Geben Sie in die dafür vorgesehenen Felder eine URL und einen Titel ein.
- Um ein Dokument an die Aufgabe anzuhängen (z. B. eine Richtlinie oder ein Verfahren), wählen Sie Dokument hinzufügen und dann das erforderliche Dokument aus oder laden Sie es hoch.
- Hinweis: Sie können Dokumente, die Sie in der Vergangenheit hochgeladen haben, aus der Dropdown-Liste auswählen. Wenn Sie neue Dokumente hochladen, wird ihnen automatisch eine Onboarding-Dokumentart zugewiesen, sodass sie für zukünftige Sitzungen verfügbar sind.
- Hinweis: Folgende Dokumentarten werden unterstützt: DOC, DOCX, PDF, HTML, HTM, WKS, TXT. Managern und Arbeitnehmern müssen ihre Rollen unter Dokumente > Admin > Dokumentarten zugewiesen werden, damit sie Zugriff auf jede dieser Dokumentarten haben.
- Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 10 für alle weiteren Aufgaben in dieser Checkliste.
- (Optional) Um eine Aufgabe in der Checkliste nach oben oder unten zu verschieben, wählen Sie die Aufgabe aus und klicken Sie dann auf Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben.
- Klicken Sie auf Speichern.