Sie können einen Bericht in der Vorschau anzeigen, bevor Sie ihn ausführen, um ein Beispiel der Datensätze anzuzeigen, die von diesem Bericht zurückgegeben werden. Eine Berichtsvorschau bietet ein Beispiel der Daten, die generiert werden, wenn Sie den Bericht ausführen. Er enthält normalerweise nicht den vollständigen Datensatz, da die Vorschau nur die ersten 25 Datensätze im Bericht anzeigt.
Wenn für einen Bericht eine Pivot-Tabelle konfiguriert ist, können Sie eine Vorschau der Pivot-Daten anzeigen, aber die Schritte können sich von dem unten beschriebenen Verfahren unterscheiden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorschau von Pivot-Tabellen. Wenn Pivot-Tabelle als Standardberichtstyp im Dialogfeld Layout ausgewählt ist, sehen Sie die Schaltfläche Vorschau-Pivot anstelle der Schaltfläche Vorschau. In diesem Fall müssen Sie den Standardberichtstyp ändern, um eine Vorschau des regulären Berichts anzuzeigen.
So sehen Sie die Vorschau eines Berichts:
- Navigieren Sie zu Daten und Analysen > Berichterstellung > Berichte.
- Wählen Sie den entsprechenden Bericht in der Liste aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau. Die Anwendung öffnet die Vorschau in einer neuen Registerkarte in einem eingeblendeten Bereich. Das Vorschausymbol (
) gibt an, dass die Registerkarte eine Vorschau enthält. - Klicken Sie auf die Registerkarte Vorschau, um die Beispieldaten anzuzeigen.
- Wenn obligatorische Filter vorhanden sind, geben Sie Werte ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Vorschau. Die Anwendung zeigt ein Datenbeispiel an.
- Wenn die Beispieldaten die benötigten Informationen darstellen, können Sie auf Ausführen, Planen, oder Bearbeiten klicken, um weiter an dem Bericht zu arbeiten.
Die Vorschau zeigt oben auf dem Bildschirm eine Nachricht an: „Vorschau zeigt einen Beispielbericht auf der Grundlage eines begrenzten Datensatzes an. Um alle Ergebnisse abzurufen, verwenden Sie die Schaltfläche „Ausführen“. Sie können rechts neben der Nachricht auf das Symbol zum Schließen klicken, um sie zu schließen. Die Nachricht wird entfernt, bis Sie sich abmelden und erneut anmelden.
Es gibt im eingeblendeten Bereich innerhalb der Registerkarte Vorschau fünf Unter-Registerkarten:
- Filter: Enthält die Berichtsfilter und Sie können neue Werte für die bearbeitbaren Filter eingeben.
- Vorschau: Zeigt die ersten 25 Ergebnisse des Berichts gemäß den Filtern an, die Sie auf der Registerkarte Filter ausgewählt haben.
- Layout: Zeigt das Standardlayout für den Bericht an. Sie können die Layouteinstellungen im Vorschau-Modus nicht bearbeiten. Sie können beim Ausführen oder Bearbeiten des Berichts geändert werden.
- Details: Enthält Informationen zum Bericht, z. B. übergeordnete Funktion, Kategorie, Thema, erstellt von, aktualisiert von, Erstellungsdatum und Aktualisierungsdatum.
- Felder: Zeigt die Namen und Beschreibungen aller Felder (Spalten) im Bericht.
Nachdem Sie die Berichtskarte angezeigt haben, können Sie eine der folgenden Optionen verwenden, um mit der Bearbeitung fortzufahren:
- Aktualisieren: Klicken Sie auf Aktualisieren, um den Bericht auf den Zeitpunkt zurückzusetzen, an dem Sie ihn zuletzt gespeichert haben.
- Ausführen: Klicken Sie auf der Registerkarte Filter auf Bericht ausführen, um den Bericht auszuführen, oder klicken Sie im Toolstrip auf Ausführen, um das Dialogfeld „Bericht ausführen“ zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Ad-hoc-Berichte ausführen.
- Frequenz: Klicken Sie auf Planen, um einen Bericht so zu planen, dass er zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt wird.
- Bearbeiten: Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Bericht im Berichts-Designer zur Bearbeitung zu öffnen. Bei einer Systemvorlage hängt die Anwendung „Kopie“ an den Namen des Berichts an, und nachdem Sie ihn bearbeitet haben, müssen Sie ihn als Kopie speichern. Bei einem benutzerdefinierten Bericht können Sie den Bericht bearbeiten und die Änderungen speichern, ohne eine neue Kopie des Berichts zu erstellen.
- Kopieren: Klicken Sie auf Bericht kopieren, um im Berichts-Designer eine Kopie des Berichts in einer neuen Registerkarte zu öffnen. Die Anwendung hängt „Kopie“ an den Namen des Berichts an und kopiert alle anderen Berichtseigenschaften. Der Berichtintegrationsname wird nicht kopiert.
- Löschen: Klicken Sie auf Löschen, um einen benutzerdefinierten Bericht zu löschen.