Workflow und Genehmigungsprozess für Formulare

Jedes Formular ist einem Workflow zugeordnet, der bestimmt, wie das Formular verarbeitet wird. Wenn ein Benutzer ein Formular einreicht, wird der zugehörige Workflow automatisch ausgelöst. In der Regel umfasst ein Workflow das Weiterleiten des Formulars an die zuständige Person zur Genehmigung, zum Senden von Benachrichtigungen über die Entscheidung und das Aktualisieren von Informationen in Dayforce.

Je nach Workflow kann Dayforce beim Einreichen eines Formulars:

• Das Formular zur Genehmigung an einen anderen Benutzer weiterleiten: Wenn beispielsweise ein Abteilungsmanager das Neueinstellungsformular für seinen neu eingestellten Arbeitnehmer ausfüllt, wird das Formular an einen HR-Administrator zur Beurteilung und Genehmigung gesendet; wenn genehmigt, wird es verarbeitet.
• Formular verarbeiten: Wenn Dayforce ein Formular verarbeitet, wendet es die Informationen im Formular entsprechend an. Dies kann das Aktualisieren des Status eines Arbeitnehmers in seinen Arbeitnehmerdatensätzen in der Funktion „Arbeitnehmer“ beinhalten, wenn ein Formular „Beurlaubung beantragen“ verarbeitet wurde, oder das Erstellen eines neuen Arbeitnehmerdatensatzes, wenn das Formular „Neueinstellung“ verarbeitet wird.
• Benachrichtigungen senden: In einigen Fällen werden die entsprechenden Benutzer benachrichtigt, wenn Formulare verarbeitet werden; Standortmanager werden benachrichtigt, wenn Neueinstellungsformulare verarbeitet werden und der neue Arbeitnehmer im System erfasst wird.

Workflows verwenden die Nachrichtenzentrale, um Benutzer zu benachrichtigen, die am Business-Prozess beteiligt sind. Nachrichten können in Form von E-Mails, Textnachrichten und Dayforce-Benachrichtigungen vorliegen.

Wenn ein bereitgestelltes Formular im Rahmen einer neuen Version geändert wird, wird für alle noch laufenden Einreichungen weiterhin die vorherige Version des Formulars verwendet. Für alle neuen Einreichungen wird die neueste Version des Formulars verwendet.

Hinweis: Wenn Zuordnungsregeln für Arbeitnehmerdaten für eine zukünftige Änderung ausgelöst werden, die in einem Workflow verarbeitet wird, werden die Datenzuordnungen am Datum der zukünftigen Änderung ausgeführt. Dayforce generiert einen in die Zukunft datierten Arbeitnehmer-HR-Datensatz, damit die von den Zuordnungen vorgenommenen Änderungen am selben Datum wirksam werden wie die zugehörige Änderung. Wenn jedoch eine Änderung an einer benutzerdefinierten Arbeitnehmereigenschaft vorgenommen wird, werden die Datenzuordnungen an dem Datum ausgeführt, an dem die Änderung in einem Workflow genehmigt wird.