Unter Erklärungen > Gehaltsabrechnungen unter „Personen“ können Sie Gehaltsabrechnungen und Abrechnungszusammenfassungen für den von Ihnen geladenen Arbeitnehmer anzeigen und drucken. Sie können auch eine PDF erstellen, das eine oder mehrere Abrechnungen des Arbeitnehmers enthält, beispielsweise aus den letzten sechs Monaten.
Hier ein Beispiel für den Bildschirm Erklärungen > Gehaltsabrechnungen:
Die Erklärungen sind nach Jahr gruppiert, und Sie können auf ein Jahr klicken, um die darunterliegenden Erklärungen aus- oder einzuklappen.
Standardmäßig enthält die Liste Erklärungen mit Zahlungsdaten von vor einem Jahr in der Vergangenheit bis zu einem Monat in der Zukunft, aber Sie können die Filtereinstellungen ändern.
In dieser Liste werden jedoch keine Entgeltabrechnungen angezeigt, die alle folgenden Kriterien erfüllen:
- Der Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers ist nicht „Aktiv“.
- In jeder Zahlungsperiode sind Gesamtbeträge mit Nullwert hinterlegt.
- Für alle Einnahmenbuchungen sind Nullbeträge hinterlegt.
Der ToolStrip enthält die folgenden Schaltflächen:
- Filtern: Öffnet eine Leiste zum Filtern der Liste der Erklärungen.
- Auswählen: Enthält Optionen zum Auswählen von Erklärungen aus der Liste.
- Drucken: Wählen Sie eine oder mehrere Erklärungen des Arbeitnehmers aus der Liste aus und klicken Sie auf Drucken. Dadurch wird eine PDF-Datei mit den Erklärungen generiert, die Sie in der Nachrichtenzentrale herunterladen können.
Die Liste der Abrechnungen enthält die folgenden Spalten:
- Erklärung: Zeigt die Betriebsstätte und die Schecknummer der Zahlung an.
- Zahlungsdatum: Zeigt das Zahlungsdatum der Entgeltperiode an, das der Zahlung zugeordnet ist.
- Art: Zeigt eine der folgenden Zahlungsarten an:
- Normal
- Zusätzlich
- Anpassung
- Automatisch annullieren
- Manuell
- Vor Ort (nur USA)
- Anpassung des Krankengeldzahlung durch Dritte (nur USA)
- Scheckvorlage: Zeigt die Scheckvorlage an, die der Zahlung zugeordnet ist.
- Bruttoentgelt: Zeigt den Entgeltbetrag vor Abzügen an. Diese Spalte wird nur angezeigt, wenn das Kontrollkästchen Bruttodaten in Gehaltsabrechnungskopfzeile aktivieren für die Entgeltgruppe des Arbeitnehmers unter Eigenschaften für Entgeltabrechnung unter Zahlung einrichten > Entgeltgruppe aktiviert ist.
- Nettoentgelt: Zeigt den Zahlungsbetrag nach Abzügen an.
Individuelle Erklärungen und Zusammenfassungen anzeigen und drucken
Klicken Sie zum Öffnen einer Erklärung unter der Spalte Erklärung auf deren Namen. Dayforce lädt sie in einer dynamischen Registerkarte:
Sie können oben links in der Erklärung auf Drucken klicken, um sie auszudrucken.
Sie können auf Übersicht rechts auf dem Bildschirm klicken, um zur Übersichtsansicht zu wechseln:
Die Übersicht bezieht eine Aufschlüsselung der Einkünfte und Abzüge der Zahlung ein. Sie können mit dem Cursor über das Kreisdiagramm fahren, um die Prozentsätze anzuzeigen.
Sie können oben links in der Übersicht auf Drucken klicken, um sie auszudrucken.
Um zur Liste der Erklärungen zurückzukehren, klicken Sie auf Erklärungen:
Sie können mehrere Registerkarten gleichzeitig öffnen und auf das x auf jeder Registerkarte klicken, um sie wieder zu schließen.
Die Liste der Erklärungen filtern
Sie können Sie im Toolstrip auf Filtern klicken, um den Filterbereich auszuklappen. Der Filter Zahlungsdatum wird standardmäßig angezeigt und zeigt Erklärungen mit Zahlungsdaten von einem Monat in der Zukunft bis zu einem Jahr in der Vergangenheit an. Um zusätzliche Filteroptionen hinzuzufügen, klicken Sie auf Filter hinzufügen.
Die Filteroptionen sind die folgenden:
- Zahlungsdatum: Geben Sie einen Zahlungsdatumsbereich ein.
- Scheck-Nr.: Geben Sie eine Schecknummer ganz oder teilweise ein.
- Scheckart: Wählen Sie eine oder mehrere Scheckarten aus (z. B. normal, zusätzlich).
- Betriebsstätte: Wählen Sie einen oder mehrere Betriebsstätten des Arbeitnehmers aus.
Eine PDF-Datei der Erklärungen generieren
Sie können eine PDF-Datei generieren, die eine oder mehrere Entgeltabrechnungen des Arbeitnehmers enthält. Beispielsweise kann die Datei Erklärungen der letzten sechs Monate oder nur der letzten beiden Zahlungsperioden enthalten. Nachdem Sie die PDF erstellt haben, steht sie in der Nachrichtenzentrale zum Download zur Verfügung.
Wählen Sie mindestens eine Abrechnung aus der Liste aus und klicken Sie auf Drucken, um eine PDF-Datei zu generieren.
Hinweise:
- Sie können nur eine PDF mit Erklärungen für den jeweiligen Arbeitnehmer generieren.
- Das Generieren einer PDF-Datei wird nicht für Entgeltabrechnungen unterstützt, die aus der ConnectedPay-Funktion stammen. Diese Abrechnungen zeigen Extern unter der Spalte Typ in der Liste an. Wenn Sie eine dieser Abrechnungen aus der Liste auswählen, wird die Schaltfläche Drucken ausgegraut.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Abrechnungen auszuwählen, die Sie in die PDF aufnehmen möchten:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den einzelnen Abrechnungen.
- Klicken Sie auf das Kontrollkästchen oben in der Liste, um alle Erklärungen auszuwählen, die derzeit in der Liste gefiltert sind:
-
- Sie können die Liste beispielsweise so filtern, dass sie Abrechnungen aus sechs Monaten einbezieht, und das Kontrollkästchen oben in der Liste anklicken, um alle auszuwählen.
- Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben einem Jahr, um alle Abrechnungen in diesem Jahr auszuwählen, die derzeit in der Liste gefiltert sind. Sie müssen das Jahr nicht ausklappen, um alle Abrechnungen auszuwählen.
- Klicken Sie auf Auswählen im Toolstrip, um die folgenden Optionen auszuklappen:
- Alle auswählen: Wählt alle aktuell gefilterten Erklärungen in der Liste aus.
- Auswahl umkehren: Kehrt Ihre aktuelle Auswahl in der Liste um.
- Keine Auswahl: Löscht Ihre Auswahl.
- Letzte 30 Tage auswählen: Wählt derzeit in der Liste gefilterte Erklärungen mit Zahlungsdaten in den letzten dreißig Tagen aus.
- Letzte 6 Monate auswählen: Wählt derzeit in der Liste gefilterte Erklärungen mit Zahlungsdaten in den letzten sechs Monaten aus.
Wenn Sie auf Drucken klicken, zeigt Dayforce am unteren Bildschirmrand eine Nachricht an, die darauf hinweist, dass die PDF-Datei generiert wird.
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Symbol für die Nachrichtenzentrale (
), um die PDF-Datei aus Ihrem Posteingang herunterzuladen. Der Name der Nachricht in Ihrem Posteingang beginnt mit „PayrollEarningStatementReport“.
Hinweis: Wenn die Datei nicht in Ihrem Posteingang angezeigt wird, klicken Sie auf Aktualisieren. Die Zeit, die zum Generieren der Datei benötigt wird, hängt von der Anzahl der enthaltenen Erklärungen ab.