Leitfaden für Entgeltabrechnungsadministratoren

Version: R2026.1.1
Last Edition: 2026-08-24

Über diesen Leitfaden
Übersicht über die Entgeltabrechnungsfunktion
Tastaturkürzel für schnellere Dateneingabe
Navigieren durch die Funktionen „Entgeltabrechnung“ und „Jahresabschluss“
Entgeltabrechnungsmodul – Rollenfunktionen
Zugriff auf Entgeltabrechnungs- und Jahresabschlussfunktionen zu Rollen hinzufügen
Die Entgeltabrechnungsfunktion
Überblick über die Verarbeitung und Übermittlung der Lohn- und Gehaltsliste
WFM in Entgeltabrechnung entsperren
WFM in Entgeltabrechnung sperren
WFM-Daten in der Entgeltabrechnung schließen
WFM-Daten aus der Entgeltabrechnung bestätigen
Abrechnungsläufe für die Entgeltabrechnung sperren
Entgeltabrechnung validieren
Abrechnungslauf auf der Registerkarte „Übersicht“ bestätigen
Zahlungsgenehmigung anfordern: Entgeltabrechnungsfunktion
Paketverfolgungsdetails anzeigen
Umgang mit verspäteter Entgeltabrechnung
Service-Rollen-Prozess für das Verschieben von Transaktionen aus Zahlungsläufen
Transaktionen aus einem Zahlungslauf heraus verschieben
Entgeltabrechnung > Übersicht
Toolstrip auf der Registerkarte „Übersicht“
Aktuelle offene Entgeltperioden
Zahlungslauf aus der Registerkarte „Übersicht“ laden
WFM entsperren in Entgeltabrechnung > Übersicht
WFM in „Lohn- und Gehaltsliste > Übersicht“ sperren
„WFM schließen“ auf der Registerkarte „Übersicht“
„WFM bestätigen“ auf der Registerkarte „Übersicht“
Abrechnungslauf-Tätigkeitsverarbeitung in der Registerkarte „Übersicht“
Der einblendbare Bereich „Lohn- und Gehaltslistenvorschau“
Berichte mit festem Format in der Funktion „Lohn- und Gehaltsliste“
Mitteilungen zur Entgeltabrechnung
Mitteilungen zur Entgeltabrechnung hinzufügen
Registerkarte „Zahlungslauf-Management“
Das Dialogfeld „Zahlungslauf laden“
Übersicht über geladene Zahlungsläufe
Zahlungsläufe in der Registerkarte „Zahlungslauf-Management“ laden
WFM von Entgeltabrechnung > Entgeltperioden entsperren
WFM sperren in Lohn- und Gehaltsliste > Zahlungslauf-Management
„WFM schließen“ auf der Registerkarte „Entgeltperioden“
WFM auf der Registerkarte „Zahlungslauf-Management“ bestätigen
Zahlungslauf auf der Registerkarte „Zahlungslauf-Management“ bestätigen
Das Ausklappfenster „Arbeitnehmervorschau“
Zeitnachweis im einblendbaren Bereich „Arbeitnehmervorschau“
Zeitnachweis-Funktion zu einer Rolle hinzufügen
Gesperrte Entgeltperiode
Schaltfläche „Filtern“
Favoriten
Die Registerkarte „Vorschau“
Der Bereich „Probleme“
Maximal angezeigte Meldungen
Überblick über das Hinzufügen von Anpassungen und Korrekturen
Anpassungen für Zeit und Anwesenheit
Die Unterregisterkarte „Audit“
Allgemeine Informationen zum Hinzufügen von Lohneinträgen
Unterregisterkarte „Schnelleintrag“
Die Registerkarte „Schnelleintrag“
Schnelleinträge erstellen
Schnelleinträge löschen
Schnelleintrag-Spalten
Schnelleintrag-Spaltenansichten
Anzeigeeinstellungen für die Spalten
Präferenzen für die Sortierreihenfolge
„Übersicht“ ein- oder ausschalten
Favoriten in der Unterregisterkarte „Schnelleintrag“
Bearbeitungssätze
Übersicht über das Erstellen und Verwalten von Bearbeitungssätzen
Bearbeitungssätze hinzufügen
Bearbeitungssatz-Einstellungen
Bearbeitungssätze löschen
Bearbeitungssätze laden
Übersicht über das Hinzufügen von Einträgen zu Bearbeitungssätzen
Modus „Satz bearbeiten“
Bearbeitungssatz-Modus aufrufen
Modus „Satz bearbeiten“ beenden
Bearbeitungssätze wiederverwenden
Assistent zum Synchronisieren von Zahlungsänderungen
Assistenten zum Synchronisieren von Zahlungsänderungen ausführen
Schnelleinträge für Prämieneinkünfte
Beheben von Problemen mit Schnelleinträge – Import
Die Unterregisterkarte „Anpassungen“
Die Registerkarte „Anpassungen“ in Entgeltperioden
Spalten für Anpassungseinträge
Anpassung erstellen (Abrechnungslauf-Management)
Anpassungen für Pfändungen
Anpassungen Vorperiode anzeigen
Die Unterregisterkarte „Vergütungsdaten“
Die Unterregisterkarte „Schecks“ (Entgeltperioden)
Übersicht über die Unterregisterkarte Schecks
Arten von Schecks
Schecks erstellen
Schecks auszahlen
Auszahlungsschecks hinzufügen
Manuelle Schecks berechnen
Scheckstufenübergehungen
Manuelle Schecks in ESS unterdrücken
Scheckeingabe-Spalten
Einstellungen der Unterregisterkarte „Schecks“
Einstellungen Scheckeingabe
Schecks in der Vorschau anzeigen
Schecks annullieren (Zahlungslauf-Management)
Rückstände belasten für die automatische Annullierung von Abzugseinträgen
Die Unterregisterkarte „Analyse“
Arbeitnehmer mit Status „Ausgeschieden“ in Abrechungsläufe einbeziehen
Salden überprüfen
Unterregisterkarte „Zeitdaten“ (Entgeltperioden)
Zeitdaten anzeigen und exportieren
Dienstplan-Kostendaten anzeigen
Elemente in und aus einzelnen Abrechnungsläufen importieren und exportieren
Arbeitsmetriken bei Importen und Exporten
Zahlungsläufe entsperren
Funktion zum Synchronisieren von Zahlungen für nicht automatische Retro-Basissatzänderungen
Bevor Sie beginnen
Lohnsynchronisierung für Arbeitnehmer ohne automatische Bezahlung konfigurieren
Synchronisierung des Bezahlungsprozesses für Arbeitnehmer, die nicht automatisch bezahlt werden
Vermeidung doppelter Einträge
Ausführen der Synchronisierung des Bezahlungsprozesses für Arbeitnehmer, die nicht automatisch bezahlt werden
Filteroptionen für Lohnsynchronisierung
Außerplanmäßiger Zahlungsläufe
Außerplanmäßige Zahlungsläufe erstellen
Außerplanmäßige Zahlungsläufe bearbeiten
Außerplanmäßige Zahlungsläufe löschen
Registerkarte „Dateneingabe“
Die Unterregisterkarte „Schnelleintrag“ (Dateneingabe)
Übersicht über die Unterregisterkarte „Schnelleintrag“
Schnelleinträge erstellen
Schnelleinträge löschen
Autom. Retro-Zahlungsänderungen synchronisieren
Beheben von Problemen mit Schnelleinträge – Import
Unterregisterkarte „Anpassungen“ (Dateneingabe)
Die Unterregisterkarte „Anpassungen“ in der Dateneingabe
Regulierungen erstellen (Dateneingabe)
Die Unterregisterkarte „Vergütungsdaten“
Unterregisterkarte „Schecks“ (Dateneingabe)
Übersicht über die Unterregisterkarte Schecks
Schecks erstellen
Manuelle Schecks berechnen
Scheckstufenübergehungen
Schecks in der Vorschau anzeigen
Annullierte Schecks (Dateneingabe)
Unterregisterkarte „Zeitdaten“ (Dateneingabe)
Zeitdaten anzeigen und exportieren
Arbeitnehmer mit Status „Ausgeschieden“ in Abrechnungsläufe einbeziehen (Dateneingabe)
Elemente für mehrere Zahlungsläufe importieren und exportieren
Arbeitsmetriken bei Importen und Exporten
Die Registerkarte „Archivierte Berichte“
Zugriff auf archivierte Berichte
Die Registerkarte „Folgeaktivitäten“
Die Registerkarte „Hauptbuch“
Pfändungseinträge in der Funktion „Entgeltabrechnung“
Entgeltabrechnungsberichte
Hauptbuch-Berichterstellung
Deutschland – Entgeltabrechnung
Einrichtung von Betriebsstätten für Deutschland
Bankverbindungen für deutsche Betriebsstätten eingeben
Unfallversicherungsträger einrichten
Konfigurieren von Zeiträumen für Kurzarbeitszuschüsse
Allgemeine Einstellungen für deutsche Betriebsstätten konfigurieren
Entgeltabrechnungsdienstleister hinzufügen
Bankkontoeinrichtung für deutsche Organisationen
Kontaktpersonen für „Deutschland – Kommunikation“ konfigurieren
Deutschland – Lohn- und Gehaltsbesteuerung
U1- und U2-Umlageversicherung konfigurieren
Kammerbeiträge von Arbeitnehmern
Arbeitnehmerdatensatzeinrichtung für deutsche Entgeltabrechnung
Deutschland – Arbeitnehmer – Steuer und Sozialversicherung
Großbuchstaben der Lohnsteuerbescheinigung (LStB) konfigurieren
Lohnsteuermerkmale konfigurieren
Arbeitnehmerunfallversicherung einrichten
Mehrfachbeschäftigung einrichten
Grenzgänger konfigurieren
Informationen zur Bankverbindung für deutsche Arbeitnehmer eingeben
Übersicht über Sozialversicherung
Sozialversicherungsdatensätze von Arbeitnehmern hinzufügen
Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel bearbeiten
Personengruppenschlüssel
Beitragsgruppenschlüssel
Privaten Krankenversicherung einrichten
Einrichtung eines Versorgungswerks
Arbeitnehmer der U1- und U2-Umlageversicherung zuweisen
Steuerkonformitätsregeln für deutsche Einkünfte
Bildschirm „Kommunikationsübersicht“
Unfallversicherungsberichte (DGUV)
Arbeitnehmerdaten von ELStAM erhalten
DEU ELStAM Einreichungsauftrag
Lohnsteueranmeldungen (LStA) einreichen
Lohnsteuerbescheinigungen (LStB) einreichen
Änderungen von Unternehmensdaten melden (DSBD)
Deutschland – Entgeltabrechnung – Gehaltsabrechnung
Einrichten von Entgeltabrechnungsrichtlinien für Deutschland
Regel „Abzüge anwenden (DEU)“
Regel „Einkünfte anwenden (DEU)“
Regel „Kurzarbeit anwenden (DEU)“
DEU-Zuschlagsregel anwenden
DEU Steuerregel anwenden
Deutschland – Entgeltabrechnungsberichte
Bericht „Beitragsnachweis“ (DEU)
DEU Zahlungsempfänger-Übersichtsbericht
Bericht „Lohnkonto (DEU)“
DEU Prüfliste-UV-Bericht (Unfallversicherungsbeiträge)
DEU Kurzarbeitsbericht
DEU – Sozialversicherung – Schätzung der SV-Beiträge – Zusammenfassungsbericht
SEPA-Dateizusammenfassung – Gehaltsbericht
SEPA-Dateizusammenfassung – Bericht über Dritte als Zahlungsempfänger
SEPA-Dateien für deutsche Zahlungsempfänger generieren
Bankkontodaten validieren
Steuerkonformitätsregeln für deutsche Einkünfte
Konfiguration des Dritten als Zahlungsempfänger für deutsche SEPA-Dateien
Dritte als Zahlungsempfänger für die private Krankenversicherung hinzufügen
Dritte als Zahlungsempfänger für die gesetzliche Krankenversicherung hinzufügen
Finanzamt als Dritten als Zahlungsempfänger hinzufügen
Arbeitszertifikate
Arbeitszertifikate erstellen
Informationen zum Arbeitszertifikat für Arbeitnehmer eingeben
Übersicht zur Kurzarbeit
Arbeitnehmer zu Kurzarbeitszeiträumen hinzufügen
Gearbeitete und verlorenen Stunden eingeben
Abrechnungsläufe neu berechnen in der deutschen Entgeltabrechnung
Rückrechnungsassistent und Korrekturläufe
Erzwungene Neuberechnung in der Entgeltabrechnung für Deutschland
Terminologie und Akronyme für die Entgeltabrechnung in Deutschland
Wahlmanagement
Die Funktion „Wahlmanagement“
Verwaltete Regeln
Beendigungsregeln
Wahlmanagement-Kundeneinstellung konfigurieren
Hintergrundaufgabe „Wahlmanagement“ konfigurieren
Die Jahresabschlussfunktion
Die Funktion „Import der Lohn- und Gehaltsliste“
Übersicht über die Funktion „Entgeltabrechnung – Import“
Rollenzugriff für Import der Lohn- und Gehaltsliste
Benutzerzugriff für Import der Lohn- und Gehaltsliste
Unternehmenseigentümer-Gruppen für den Zugriff auf die Entgeltabrechnung – Import
CSV-Dateien für Lohn- und Gehaltsbestandteile oder Schnelleinträge importieren
Entgeltabrechnung - Import > Lohn- und Gehaltsbestandteile
In der Funktion „Entgeltabrechnung – Import“ zu verwendende Vorlage „Importieren von Lohn- und Gehaltsbestandteilen“
Lohnauswahl in der Funktion „Import der Lohn- und Gehaltsliste“ importieren
Aufgaben in „Import der Lohn- und Gehaltsliste > Lohnauswahl“
Entgeltabrechnung - Import > Schnelleinträge
In der Funktion „Entgeltabrechnung – Import“ zu verwendende Importvorlage für Schnelleinträge
Entgeltabrechnung – Import > Zuweisungen für automatischen Import
Administration der Entgeltabrechnung: Arbeitnehmerdatensätze
Die Funktion „Mitarbeiter“
Lohnauswahlen von Arbeitnehmern in der Funktion „Personen“
Überblick über das Hinzufügen von Abzugs- und Einkunftsauswahlen
Abzugs- oder Einkunftsauswahl erstellen
Allgemeine Details zu Lohn- und Gehaltsbestandteilen
Guthaben und Rückstände
Anmerkungen zu Lohn- und Gehaltsbestandteilen
Audit der Lohn- und Gehaltsliste
Transaktionsimport für Rückstände
Verwaltung eingeplanter Beträge
Entgeltabrechnung – Informationen zur direkten Einzahlung
Sonder-Auszahlungskonto
Steuerinformationen des Arbeitnehmers
Filtern von Informationen zu „Arbeitnehmer – Lohnsteuer"
Hinweise zu Steuerdefinitionen
Vorausbezahlte Steuern aufzeichnen
Arbeitnehmer mit dem Beschäftigungsstatus „Vor Antritt“
Management von Pfändungen
Hinweise zu Pfändungen
Überschreibungen Arbeitnehmer-Arbeitsort
Arbeitsortaufhebung zum Arbeitnehmer erstellen
Automatische Zahlungsverteilung konfigurieren
HB-Teilungen
Vorausbezahlte Elemente für Arbeitnehmer
Erklärungen > Zusätzliche Erklärungen
Entgeltnachweis > Vergütung
Entgeltnachweise > Entgeltabrechnungen
Entgeltnachweise > Jahresabschluss
Administration der Entgeltabrechnung: Zusätzliche Konfigurationen
Scheckvorlagen und Schecktypen
Übersicht über den Bildschirm „Vorlagen prüfen“
Scheckvorlagen erstellen
Konfiguration des Dritten als Zahlungsempfänger
Zahlungsmethoden für Zahlungsempfänger
Kategorien von Dritten als Zahlungsempfängern
Dritte als Zahlungsempfänger hinzufügen
Parameter zu Zahlungsempfängern hinzufügen
Richtlinien für Entgeltabrechnung
Lohn- und Gehaltslisten, Regeltypen
Hinzufügen oder Konfigurieren von Abrechnungsrichtlinien
Regelkriterien für die Entgeltabrechnung konfigurieren
Bibliothek für Regeln und Kriterien der Lohnbuchhaltung
Abzugsregel anwenden
Einkunftsregel anwenden
Steuerregel anwenden
Regel für automatische Bezahlung
Regel für prognostizierte Bezahlung
Arbeitsunfallversicherungsregel
Entgeltabrechnung – Regelkriterien
Tagkriterium
Arbeitnehmerkriterium
Steuerungen für das gleichzeitige Bestätigen von Arbeitnehmern in mehreren Entgeltgruppen
Steuerungen für das gleichzeitige Bestätigen konfigurieren
Automatische Bezahlung
Automatische Bezahlung nach Entgelttyp einschalten
Überprüfung der Werte für die automatische Bezahlung von Arbeitnehmern
Regel für automatische Bezahlung konfigurieren
Einnahmen, die die automatische Bezahlung reduzieren
Automatische Zahlungsverteilung konfigurieren
Anteilige Zuweisung zur Periodenmitte in Regeln für automatische Bezahlung
Anteilige Zuweisung zur Periodenmitte der automatischen Bezahlung bei jährlich 260 Werktagen
Anteilige Zuweisung zur Periodenmitte der automatischen Bezahlung bei jährlich 312 Tagen
Anteilige Zuweisung zur Periodenmitte der automatischen Bezahlung bei jährlich 365 Werktagen
Anteilige Zuweisung zur Periodenmitte von Auto Pay nach Werktagen – 5 Tage pro Woche
Anteilige Zuweisung zur Periodenmitte von Auto Pay nach Werktagen – 6 Tage pro Woche
Anteilige Zuweisung zur Periodenmitte der automatischen Zahlung auf Grundlage der durchschnittlichen Stunden pro Tag
Anteilige Zuweisung zur Periodenmitte bei Änderungen des Arbeitsauftrags
Export von Lohn- und Gehaltslisten
Beiträge zur Lohn- und Gehaltsliste
Registerkarte „Entgeltabrechnungsbeiträge: Konfigurierbare Felder“
Entgeltabrechnungsbeiträge: Registerkarte „Filteroptionen“
Entgeltabrechnungsbeiträge: Registerkarte „Abrechnungskreis –Optionen“
Grundeinstellungen für den Export von Lohn- und Gehaltslistendaten
Datenexport mit Filteroptionen konfigurieren
Datenexport mit Optionen der Entgeltgruppe konfigurieren
Hintergrundaufgabe „Export von Lohn- und Gehaltslistendaten“ mithilfe der Konfiguration für den Export von Lohn- und Gehaltslistendaten ausführen
Verifizierungsdienste
Auszüge zur Erläuterung
Auszüge zur Erläuterung hinzufügen
Arbeitnehmer-Self-Service für Lohn- und Gehaltsliste
Rollenzugriff auf Entgeltabrechnungen und -formulare in ESS konfigurieren
ESS-E-Mail-Benachrichtigung zur Entgeltabrechnung konfigurieren
ESS-E-Mail-Benachrichtigung für Steuerformulare konfigurieren
Zusätzliche Entgeltabrechnungen unter „Personen“
Zusätzliche Entgeltabrechnungen importieren
Fehlerbehebung in der Entgeltabrechnung
Leitfaden für Lohn- und Gehaltslistenadministratoren – Anhänge
Anhang: Bibliothek der Entgeltabrechnungsaudits-Felder
Zahlungslauf – Kumulierte Abzugsgruppierungen
Zahlungslauf – Kumulierte Abzüge
Zahlungslauf – Kumulierte Einkunftsgruppierungen
Zahlungslauf – Kumulierte Einkünfte
Zahlungslauf – Kumulierte Einkünfte, Abzüge und Steuern
Zahlungslauf – Kumulierte Ergebnisse
Zahlungslauf – Kumulierte Steuern
Zahlungslauf – Abzüge
Zahlungslauf – Über-/Unterschreitungen der Verdienstgrenze
Zahlungslauf – Einkünfte
Zahlungslauf – Änderungen der Arbeitnehmeradresse
Abrechnungslauf – Arbeitnehmer-Bankkonten
Zahlungslauf – Arbeitnehmerabzüge
Zahlungslauf – Arbeitnehmerdetails
Zahlungslauf – Arbeitnehmer ohne Org.
Zahlungslauf – Details zur Arbeitnehmerorg.
Zahlungslauf – Persönliche Informationen zu Arbeitnehmer
Zahlungslauf – Arbeitnehmersteuern
Zahlungslauf – Pfändung
Abrechnungslauf – Ungültige SSN-SIN
Zahlungslauf – Ergebnis
Zahlungslauf – Steuern
Zahlungslauf – Zahlungen an Dritte
Zahlungslauf – Null-Dollar-Schecks
Anhang: Warnungen und Fehlermeldungen in der Entgeltabrechnung
Erinnerung an verspätete Lohn- und Gehaltsliste – Warnung
Lohnsteuerbenachrichtigung für juristische Personen
Entgeltabrechnung – Fehlerbibliothek
Anhang: RL-1 Zettelkasten G-1 Berichterstellung
Anforderungen für die Meldung von G-1-Löhnen
Beispiel für die Verfolgung von G-1-Löhnen
Anhang: Fehlerbibliothek zu Lohn- und Steuerbericht
Anhang: Abkürzungen der Entgeltabrechnung

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