Am Aufgabenverwaltungsprozess sind mehrere verschiedene Benutzerrollen beteiligt, von der Erstellung und Zuweisung von Aufgaben über das Überprüfen und Genehmigen, Zurückstellen oder Ablehnen von Aufgaben bis hin zum Einplanen oder Zuweisen von Arbeitnehmern zur Erledigung der Aufgabe.
Das Aufgabenmanagement verwendet den folgenden Workflow:
- Das Management legt eine neue Aufgabe an, definiert deren Parameter wie Fälligkeitstermine und ordnet sie den entsprechenden Organisationseinheiten zu. Weisen Sie die Funktionen Aufgabenmanagement und Aufgabeneinrichtung > Aufgabenvorlagen in Systemadministrator > Rollen den Benutzerrollen zu, die für das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben und Aufgabenvorlagen verantwortlich sind. Standardmäßig kann nur der Ersteller einer Aufgabe die Aufgabe bearbeiten. Weisen Sie bei Bedarf die Rollenfunktion Aufgabenmanagement > Zugriff auf alle Aufgaben ändern den Benutzerrollen zu, die für die Aktualisierung von Aufgaben verantwortlich sind. Wenn diese Option aktiviert ist, können andere Benutzer als der Aufgabenersteller:
- Aufgaben auf oder unter der Organisationsebene bearbeiten und löschen, auf die ihnen Zugriff gewährt wurde, unabhängig davon, wer sie erstellt hat.
- Eine Teilmenge der Parameter für Aufgaben bearbeiten, die auf Organisationsebenen erstellt wurden, die höher sind als die, auf die ihnen Zugriff zugewiesen wurde. Diese Felder sind: Status, Status überschreiben, Budgetierte Stunden, Stunden überschreiben und Standorte.
- Hinweis: Änderungen wirken sich nur auf Standorte auf oder unter der Organisationsebene aus, auf die dem Benutzer Zugriff gewährt wurde.
- Sobald eine Aufgabe erstellt und zugewiesen wurde, befindet sie sich im Status „Ausstehend“ und wartet darauf, dass der „Gatekeeper“ ihre Details überprüft und die Aufgabe entweder genehmigt, zurückstellt oder ablehnt. Weisen Sie Benutzern, die die Gatekeeper-Rolle erfüllen, auf der Registerkarte Autorisierungen die „Gatekeeper“-Zugriffsberechtigung für ausstehende Aufgaben zu. Die Anwendung verwendet Gatekeeper, um eine Überprüfungsebene zwischen der Managementebene, die Aufgaben erstellt, und den Managern oder Vorgesetzten, die Arbeitnehmer planen und zuweisen, um sie zu bearbeiten, bereitzustellen. Um das Aufgabenmanagement so zu konfigurieren, dass der Überprüfungsschritt im Workflow übersprungen wird, weisen Sie die Gatekeeper-Rolle denselben Benutzerrollen zu, die Aufgaben erstellen und zuweisen. Auf diese Weise können die Benutzer Aufgaben beim Erstellen ohne zusätzliche Überprüfung genehmigen.
- Nachdem der Gatekeeper den Status „Ausstehend“ der Aufgabe auf „Zugewiesen“ aktualisiert hat, sind die Aufgabe und ihre Details für die Benutzer an jedem Standort sichtbar, die für die Zuweisung oder Einplanung von Arbeitnehmern zur Erledigung der Aufgabe verantwortlich sind. Weisen Sie den Benutzerrollen, die für die Überprüfung von Aufgaben und die Zuweisung von Arbeitnehmern zum Erledigen dieser Aufgaben verantwortlich sind, die Funktion Aufgaben-Checkliste in Systemadministrator > Rollen zu.
- Sobald arbeitsrelevante Aufgaben zugewiesen wurden, können Manager planen, wie die Aufgaben für ihren Standort erledigt werden. Weisen Sie die Funktion Aufgabenplanungskalender den für die Planung von Aufgaben zuständigen Benutzerrollen und Dienstpläne den für deren Planung zuständigen Benutzerrollen zu.