Si votre organisation utilise des modèles DocuSign, vous pouvez les attribuer à des employés individuels dans Gens ou dans Intégration > Employés en intégration. Vous pouvez également les réinitialiser afin qu’ils soient de nouveau signés électroniquement.
À propos des modèles DocuSign
Ces modèles sont conservés dans le système DocuSign et offrent plusieurs avantages. Vous pouvez les télécharger, les gérer et les suivre dans DocuSign et les utiliser à travers votre organisation en dehors de Dayforce. Vous pouvez également affecter plusieurs destinataires pour examiner les formulaires et y ajouter une signature électronique. Les cosignataires peuvent signer les modèles électroniquement, sans avoir besoin d’un compte Dayforce.
Important : Ces modèles sont fournis uniquement par intégration avec la librairie de modèles DocuSign. Ils ne sont pas la propriété de Ceridian et n’ont pas été conçus ni révisés par Ceridian. L’utilisation des modèles est facultative et les clients assument tous les risques et responsabilités liés à leur utilisation. Les modèles ne doivent pas être interprétés comme des conseils juridiques, fiscaux ou autres spécifiques à une personne ou à une organisation. Les clients sont responsables de la révision, de l’analyse et de l’approbation de tous les modèles configurés dans Dayforce.
DocuSign appliquera les frais de chaque modèle qui est attribué.
Attribuer des modèles dans la fonction Gens
Accès de la fonction par rôle : Conteneur application Dayforce > Profil de l’employé > Menu du profil > Modèles de signature électronique
Pour envoyer un modèle à un employé dans la fonction Gens :
- Allez à la fonction Gens, ouvrez le profil de l’employé et cliquez sur Modèles de signatures électroniques.
- Ouvrez la liste Modèles de signature électronique. Si un modèle est configuré pour être utilisé dans Dayforce, vous pouvez le choisir à partir de la liste et cliquer sur Sélectionner.
- L’affichage DocuSign de l’expéditeur apparaît et ici, vous pouvez personnaliser le modèle pour l’employé. Par exemple, on pourrait vous demander d’ajouter des destinataires, d’ajouter des documents, de fournir des renseignements supplémentaires et de fournir l’objet et le corps du courriel qui sera envoyé au destinataire.
- Suivez les instructions pour remplir tous les champs requis et envoyer le document.
- N. B. : Si cela est configuré, vous pourrez peut-être écraser les renseignements affichés dans les champs personnalisés. Cependant, tout renseignement que tu modifie n’est pas enregistré pour une utilisation ultérieure. Si les renseignements affichés sont inexacts, vous devez vous assurer de mettre à jour le profil de l’employé également. Si vous ajoutez des champs personnalisés au modèle, les renseignements ne sont pas remplis automatiquement et vous devrez les ajouter manuellement. Il n’est pas recommandé d’ajouter un champ personnalisé à un modèle plus d’une fois.
Lorsque vous envoyez un modèle, l’employé reçoit un courriel dans lequel il peut cliquer sur un lien pour remplir le formulaire dans DocuSign. Il n’a pas besoin de se connecter à Dayforce.
La section Historique du modèle de signature électronique de l’écran Modèles de signature électronique montre les modèles qui ont été signés et examinés, avec leur statut de flux des travaux DocuSign. Vous pouvez cliquer sur les documents pour les afficher s’ils sont remplis, refusés ou annulés.
Ajouter d’autres modèles de signature électronique pour les employés dans le guide Pour bien commencer
Les employés en intégration peuvent signer des modèles dans leur guide Pour bien commencer. Des modèles peuvent être inclus dans les politiques d’intégration afin qu’ils soient attribués aux groupes de nouveaux employés par défaut. Vous pouvez également ajouter d’autres modèles de signature électronique pour les utilisateurs dans Intégration > Employés en intégration.
Accès de la fonction par rôle : Intégration > Employés en intégration > Formulaires d’intégration > Modèles de signature électronique
Pour attribuer des modèles à un employé en intégration :
- Allez à Intégration > Employés en intégration.
- Cliquez sur le nom du nouvel employé dont vous souhaitez afficher les formulaires.
- Cliquez sur l’onglet Formulaires d’intégration dans le panneau coulissant de l’employé.
- Cliquez sur Ajouter une section de modèle de signature électronique pour ajouter une autre section pour les modèles DocuSign.
- Ajoutez un titre pour étiqueter la nouvelle section.
- Cliquez sur Ajouter des modèles de signature électronique.
- Choisissez le modèle dans la liste Modèle.
- Les destinataires sont affichés en fonction de la configuration du modèle dans DocuSign. Vous pouvez mettre à jour les destinataires au besoin pour un employé particulier.
- N. B. : Les destinataires que vous sélectionnez doivent avoir une adresse courriel professionnelle valide. Vos modifications ne mettent pas à jour les destinataires pour le modèle DocuSign lui-même et ne s’appliqueront pas lorsque le modèle sera de nouveau utilisé dans Dayforce. Vous ne pouvez mettre à jour les destinataires de modèles de façon permanente que dans DocuSign.
- Dans la liste déroulante Type de date d’échéance, sélectionnez Première journée si cette option n’est pas déjà sélectionnée. Il s’agit de la seule valeur qui s’applique pour l’intégration.
- Dans le champ Décalage de la date d’échéance, inscrivez la valeur qui correspondra à la date d’échéance où la tâche doit avoir été accomplie. Par
exemple, si la tâche doit être accomplie trois jours après la première journée de l’employé, saisissez
3
. - Ajoutez autant de modèles supplémentaires que nécessaire.
- Ajoutez d’autres sections de modèles de signature électronique au besoin.
- Cliquez sur Enregistrer.
Réinitialiser les modèles
Avant de commencer : Cette fonction est disponible pour les modèles qui sont attribués aux nouveaux employés dans Pour bien commencer. Elle n’est pas disponible pour les modèles attribués aux employés dans la fonction Gens.
Vous pouvez réinitialiser les modèles DocuSign afin qu’ils soient de nouveau signés électroniquement s’ils ont été annulés ou si l’employé les a rejetés.
N. B. : Les modèles sont envoyés séparément à DocuSign dans une nouvelle enveloppe. Des frais DocuSign correspondants s’appliqueront.
Pour réinitialiser les modèles DocuSign :
- Allez à Intégration > Employés en intégration.
- Cliquez sur le nom du nouvel employé dont vous souhaitez afficher les formulaires.
- Cliquez sur l’onglet Formulaires d’intégration dans le panneau coulissant de l’employé.
- Dans la section Signer des documents électroniquement, recherchez les formulaires avec un bouton Réinitialiser dans la colonne Réinitialiser. Ces formulaires ne sont pas signés électroniquement ou ont été mis à jour.
- Cliquez sur Réinitialiser et Enregistrer.