Formulaires de signature électronique stockés dans Dayforce

Guide du module Intégration

Version
R2023.2.1
Formulaires de signature électronique stockés dans Dayforce

Il existe plusieurs types de formulaires qu’on peut vous demander de signer, et la façon dont vous les signez électroniquement est légèrement différente :

  • Les formulaires conservés dans DocuSign peuvent être signés par plusieurs personnes, même lorsqu’elles ne sont pas connectées à Dayforce. Vous pouvez signer ces formulaires, appelés « modèles », un à la fois. Pour en savoir davantage, consultez la section Modèles de signature électronique DocuSign.
  • Les formulaires stockés par l’organisation dans Dayforce sont signés par lots. On vous demandera de signer ces formulaires électroniquement une fois que vous les aurez tous remplis. Certains de ces formulaires peuvent être facultatifs et vous pouvez les ignorer si vous le souhaitez. Ce processus est expliqué ci-dessous.
  • Important : Avant de signer électroniquement les formulaires, assurez-vous que les renseignements de tous les formulaires sont exacts. Une fois que vous avez signé électroniquement les formulaires et qu’ils ont été approuvés, vous ne pouvez plus les mettre à jour à partir du volet Pour bien commencer.

Pour signer électroniquement les formulaires stockés dans Dayforce :

  1. Allez à la section Vos formulaires d’intégration du volet Pour bien commencer.
  2. Pour les formulaires nécessitant une signature électronique, un message s’affiche dans le haut. Quand vous avez rempli les formulaires, leur statut devient En attente de signature électronique :
  3. Section Vos formulaires d’intégration affichant un formulaire en attente d’une signature électronique.
  4. Pour les formulaires indiqués comme « facultatifs », Dayforce affiche l’option Ignorer ce formulaire sur laquelle vous pouvez cliquer pour les formulaires qui ne s’appliquent pas à vous. Vous devez cliquer sur cette option ou cliquer sur le bouton Commencer et remplir le formulaire. Si vous choisissez d’ignorer un formulaire (et si vous confirmez que vous souhaitez l’ignorer), vous n’aurez pas l’option de le remplir plus tard pendant le processus d’intégration. Les formulaires ignorés affichent le statut Ignoré :
  5. Section Vos formulaires d’intégration affichant un formulaire qui peut être ignoré et un formulaire qui a déjà été ignoré.
  6. Quand vous remplissez le dernier formulaire, Dayforce affiche un bouton Signer et soumettre pour vous indiquer que vous pouvez commencer le processus de signature électronique DocuSign :
  7. Formulaire avec le bouton Signer et soumettre en bas à droite.
  8. N. B. : Si aucun formulaire ne nécessite de signature électronique, Dayforce affiche un bouton Soumettre. Dans ce cas, vous pouvez cliquer dessus et passer à l’étape 9.
  9. Cliquez sur Signer et soumettre. Dayforce affiche une barre de chargement jusqu’à ce que l’écran de signature électronique DocuSign apparaisse.
  10. Dans l’écran Compléter votre signature électronique, cliquez sur la case à cocher J’accepte d’utiliser les dossiers et signatures électroniques, puis cliquez sur Continuer :
  11. Case à cocher Acceptation.
  12. N. B. : Un lien Demande de dossier et signature électronique est disponible. Vous pouvez cliquer dessus pour obtenir plus de renseignements sur le processus DocuSign.
  13. Le panneau Adopter votre signature s’affiche. Signez, puis cliquez sur Adopter et signer :
  14. Panneau pour ajouter la signature qui sera utilisée.
  15. Faites le tour des formulaires pour vérifier les renseignements et pour les signer.
  16. Si vous signez une politique  des RH, vous pourriez voir une liste supplémentaire de documents à vérifier :
  17. Liste des documents supplémentaires.
  18. Si vous voyez cette liste, cliquez sur Afficher pour passer en revue chaque document, cliquez sur Accepter pour indiquer que vous avez consulté et accepté chaque document, puis une fois que tous les documents sont acceptés, cliquez sur Terminer.
  19. Une fois que vous avez terminé de réviser tous les formulaires, un crochet apparaît à côté d’eux, et ils comportent la mention « ACCEPTÉ ». Vous voyez également apparaître un message « Ce document est maintenant complété ». Cliquez sur Fermer.
  20. Une fois que tous les formulaires sont traités et approuvés, la section Formulaires du volet Pour bien commencer est marquée comme Terminée.
  21. Lorsque l’organisation traite vos formulaires, un ou plusieurs formulaires pourraient être refusés parce que certains renseignements sont manquants. Dans ce cas, retournez à la section Formulaires du volet Pour bien commencer et soumettez les formulaires de nouveau.