Créer un modèle de courriel d’accès initial

Accès de la fonction par rôle : Configuration de l’intégration > Configuration du courriel d’accès initial

Pour créer un modèle de courriel d’accès initial :

1. Allez à Configuration de l’intégration > Configuration du courriel d’accès initial.
2. Cliquez sur Ajouter dans la barre d’outils de la partie supérieure de l’écran.
3. Inscrivez une date d’entrée en vigueur et, facultativement, une date de fin en vigueur pour indiquer quand le modèle pourra être utilisé.
4. N. B. : Si votre date de fin du modèle qui a été attribué à un employé en intégration est dépassée, Dayforce enverra le modèle par défaut.
4. Dans le champ Nom de l’expéditeur, entrez le nom de la personne ou du service qui envoie le courriel.
5. Inscrivez une adresse courriel qui sera utilisée pour envoyer le message dans le champ Adresse courriel de l’expéditeur.
6. N. B. : L’adresse courriel qui sera utilisée pour envoyer des messages courriel doit avoir un Domain Keys Identified Mail (DKIM) configuré. Communiquez avec votre représentant du soutien de Dayforce et soumettez un billet pour demander une configuration DKIM. Ceridian établira le DKIM pour votre domaine et vous fournira un dossier public. Votre équipe des TI devra ensuite mettre en œuvre ce dossier public dans votre système de noms de domaine (DNS). Si vous n’effectuez pas la configuration DKIM, les messages courriel pourraient ne pas être transmis aux candidats.
6. (Facultatif) Pour ajouter une nouvelle culture, cliquez sur Ajouter (sous le champ Adresse courriel de l’expéditeur).
   1. Dans la section Général, remplissez les champs suivants :
      • Titre : Inscrivez un nom pour votre modèle.
      • Culture : Choisissez le nom de la langue à partir de la liste déroulante pour ce modèle.
      • Est la culture par défaut : Cochez la case pour faire de cette langue l’option par défaut pour ce modèle.
   2. Dans la section Logo, remplissez les champs suivants :
      • Logo de votre entreprise : Sélectionnez un logo existant à partir de la liste déroulante pour l’inclure dans le message courriel.
      • Emplacement du logo : Choisissez une option pour déterminer où le logo sera affiché dans la partie supérieure du message courriel : Justifié à gauche, Justifié au centre ou Justifié à droite.
   3. Dans la section Contenu du courriel, entrez le texte pour la ligne d’objet et le corps du message.
   4. Vous pouvez utiliser la liste déroulante Sélectionnez les jetons pour sélectionner des jetons, comme le nom de l’employé ou le nom du gestionnaire. Cliquez sur Insérer pour ajouter le jeton à l’emplacement du curseur.
   5. Important : Le jeton URL du courriel d’accès initial est obligatoire dans le corps du texte. Une erreur se produira si vous tentez de sauvegarder votre modèle sans l’avoir inclus. Ce jeton est localisé automatiquement selon le paramètre de culture sélectionné.
7. (Facultatif) Vous pouvez ajouter des pièces jointes à un courriel, par exemple pour expliquer les politiques de votre entreprise ou fournir des instructions d’intégration. Les types de fichiers suivants sont pris en charge : DOC, DOCX, HTM, HTML, JPG, PNG, PDF, PPT, PPTX, ZIP. La taille maximale de chaque pièce jointe est de 5 Mo, et le total de toutes les pièces jointes ne peut pas dépasser 25 Mo.
8. N. B. : Les utilisateurs doivent avoir leur rôle attribué au type de document Pièces jointes du courriel d’accès initial d’intégration dans Documents > Administrateur > Types de document pour avoir accès à ces documents et les téléverser. Lorsque vous téléversez de nouveaux documents, ils sont automatiquement affectés à ce type de document afin qu’ils soient disponibles pour les utilisateurs ayant accès à ce type de document.
9. Pour ajouter des pièces jointes :
   1. Dans la section Contenu du courriel, cliquez sur Ajouter un document.
   2. Entrez un titre pour le document dans le champ Titre. Ce texte sera utilisé pour le lien dans le courriel.
   3. Si le document se trouve déjà dans Dayforce, choisissez-le dans la liste Sélectionner un document. Vous pouvez également cliquer sur Téléverser un nouveau document pour le téléverser.
   4. Cliquez sur OK.
   5. Répétez les étapes ci-dessus pour inclure toute pièce jointe supplémentaire.
8. (Facultatif) Cliquez sur Aperçu pour afficher un aperçu du message que vous enverrez aux employés. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de dialogue d’aperçu.
9. Cliquez sur Enregistrer.