Important : Ces modèles sont fournis uniquement par intégration avec la librairie de modèles DocuSign. Ils ne sont pas la propriété de Ceridian et n’ont pas été conçus ni révisés par Ceridian. L’utilisation de ces modèles est optionnelle et les clients en assument tous les risques et toutes les responsabilités. Ces modèles ne doivent pas être interprétés comme un avis légal, fiscal ou autre propre à chaque individu ou organisation. Les clients sont responsables de la révision, de l’analyse et de l’approbation de tous les modèles configurés dans Dayforce.
Vous pouvez attribuer des modèles DocuSign dans Dayforce pour que les destinataires puissent apposer une signature électronique. Ces modèles sont conservés dans le système DocuSign et offrent plusieurs avantages :
- Vous pouvez téléverser, gérer et suivre les modèles dans DocuSign et les utiliser dans toute votre organisation, plutôt que de dépendre des destinataires pour avoir accès aux formulaires dans Dayforce.
- Vous pouvez affecter plusieurs destinataires dans DocuSign pour qu’ils passent en revue et signent électroniquement les formulaires. Les cosignataires signent électroniquement les modèles à partir de DocuSign, sans avoir besoin d’un compte Dayforce.
- N. B. : Lorsque vous attribuez des modèles aux employés ou à des politiques d’intégration dans Dayforce, vous mettez à jour les destinataires dans ces cas particuliers, mais ils ne sont pas mis à jour dans DocuSign. Vous ne pouvez mettre à jour les destinataires de modèles de façon permanente que dans DocuSign.
- Lorsqu’un modèle est annulé ou que l’employé le refuse, vous pouvez le réinitialiser à partir du profil de l’employé dans le volet Intégration > Employés en intégration. L’employé reçoit un courriel lui demandant de vérifier son écran Pour bien commencer et de signer le formulaire de nouveau. (DocuSign facture une enveloppe supplémentaire lorsque l’employé remplit le formulaire.)
Important : DocuSign appliquera les frais de chaque modèle qui est attribué. Communiquez avec DocuSign pour savoir de quelle façon les frais vous toucheront.
Vous pouvez attribuer ces modèles de plusieurs manières :
- À partir de l’écran Modèles de signature électronique dans Gens.
- À partir des profils d’employés dans Intégration > Employés en intégration.
- Dans les politiques d’intégration. Les employés verront les modèles dans leur guide Pour bien commencer et pourront les remplir et les signer électroniquement à partir de là, un à la fois dans n’importe quel ordre. Dans Configuration de l’intégration > Politique d’intégration, allez dans l’onglet Pour bien commencer. Dans la section Formulaires d’intégration, utilisez l’option Ajouter des modèles de signature électronique.
Lorsqu’un modèle est attribué directement à un employé (plutôt qu’à une politique d’intégration), les destinataires reçoivent un courriel contenant un lien pour signer électroniquement le formulaire dans DocuSign.
Le statut du modèle est suivi dans DocuSign et reflété dans Dayforce. Le statut de chaque modèle est affiché aux employés en intégration dans Pour bien commencer, ainsi qu’aux gestionnaires et administrateurs dans Intégration > Employés en intégration et dans l’écran Modèles de signature électronique de la fonction Gens.
Configuration
Avant de commencer : Vous devez configurer une intégration externe de signature électronique pour l’authentification OAuth 2.0. Pour en savoir davantage, consultez la section Configurer l’authentification par signature électronique.
Pour que les modèles DocuSign puissent être utilisés dans Dayforce, les administrateurs doivent configurer les modèles dans DocuSign. Consultez la documentation de DocuSign pour plus de détails. Tous les modèles qui y sont configurés seront visibles dans Dayforce, mais ne pourront être sélectionnés à moins que les exigences suivantes ne soient respectées :
- Pour les modèles utilisés soit dans les politiques d’intégration, soit provenant du volet Intégration > Employés en intégration dans l’onglet Formulaires d’intégration du panneau coulissant de l’employé, le premier destinataire du modèle doit avoir l’ordre de signature 1, comme exigé précédemment, et ils peuvent avoir configuré l’un des rôles suivants :
Onboarding_User
ouPrimary_DF_User
. -
Pour l’écran Modèles de signature électronique dans la fonction Gens, l’ordre de signature ne compte pas. L’option
Primary_DF_User
ouOnboarding_User
peut être configurée comme le rôle de n’importe quel destinataire. - Dans ces deux cas, les champs du nom et de l’adresse courriel du destinataire doivent rester vides.
Vous pouvez utiliser les autres rôles pour ajouter d’autres destinataires, comme le recruteur ou le gestionnaire recruteur.
Champs personnalisés
Vous pouvez exporter les jetons des employés Dayforce vers DocuSign de sorte que l’API DocuSign puisse les utiliser sous forme de champs personnalisés pour les modèles de signature électronique. Ceci vous permet de configurer les modèles pour inclure des renseignements provenant de Dayforce, tels que les noms des employés, les dates en vigueur, les adresses des employés et les renseignements sur les emplois. Les jetons des employés situés dans le volet Gestion des lettres sont disponibles pour l’exportation.
Une intégration active avec DocuSign est requise. Vous ne pouvez pas exporter les jetons vers un compte DocuSign expiré.
Lorsqu’un utilisateur de Dayforce choisit un modèle de signature électronique configuré avec les rôles Primary_DF_User
ou Onboarding_User
, les champs personnalisés sont remplacés par les renseignements disponibles. Si les renseignements ne sont pas disponibles, les champs restent vides. Si un modèle est configuré comme étant modifiable dans DocuSign, l’utilisateur qui l’envoie peut modifier les renseignements de champ personnalisé dans l’affichage de l’expéditeur de DocuSign, qui est lancé dans l’écran Modèles de signature électronique de la fonction Gens.
Ces champs personnalisés seront remplacés automatiquement uniquement s’ils étaient ajoutés au modèle à l’intérieur de DocuSign. Si les utilisateurs ajoutent des champs dans l’affichage de l’expéditeur de DocuSign, ils doivent ajouter les renseignements manuellement et ces derniers ne sont pas enregistrés pour être utilisés dans le futur.
N. B. : Il n’est pas recommandé d’ajouter un champ personnalisé à un modèle plus d’une fois. Les champs en double pourraient ne pas respecter les propriétés configurées dans DocuSign, telles que lecture seule ou requis.
Les destinataires verront les renseignements déjà remplis dans leurs documents de signature électronique et pourront les remplacer s’ils sont configurés comme modifiables dans DocuSign.
Les modifications apportées par les expéditeurs ou les destinataires aux modèles de DocuSign ne sont pas reflétées dans Dayforce. Si les renseignements affichés sont inexacts, le profil de l’employé doit être mis à jour également.
Accès de la fonction par rôle : Admin. système > Admin. système > Intégrations externes
Pour exporter les jetons de Dayforce vers DocuSign :
- Allez à Admin. système > Intégrations externes.
- Cliquez sur Exporter les jetons Dayforce. Ce bouton est disponible si l’option Signature électronique est sélectionnée dans la liste déroulante Groupe d’intégration externe et en sélectionnant l’option DocuSign dans la liste Fournisseur.
- L’écran Ajouter des champs personnalisés dans DocuSign apparaît :
- Sélectionnez les jetons que vous voulez dans la colonne Disponible, cliquez ensuite sur la flèche vers la droite pour les déplacer dans la colonne Sélectionné.
- Cliquez sur Exporter.
La colonne Déjà dans DocuSign affiche les jetons de Dayforce qui ont déjà été exportés comme des champs personnalisés dans DocuSign. Vous pouvez supprimer ces champs de DocuSign plus tard, au besoin.