Configurer les courriels d’accès initial

Guide du module Intégration

Version
R2023.2.1
Configurer les courriels d’accès initial

Vous pouvez configurer Dayforce de manière à envoyer aux nouveaux employés un message de bienvenue contenant des instructions sur la façon d’accéder au produit pour la première fois. Vous pouvez activer ce message, appelé Courriel d’accès initial, dans les formulaires Nouvelle embauche, Réembauche ou Embauche de candidat.

Vous n’avez pas besoin de la fonction d’intégration pour envoyer des courriels d’accès initial. Vous pouvez activer ces courriels en dehors de la fonction Intégration via l’importation  RH, et avec l’accès aux fonctions nécessaire, vous pouvez accéder au statut de courriel des employés sous Intégration > Courriel d’accès initial dans Gens. Consultez le document Dayforce HR Import Specification.

Cependant, vous avez besoin de la fonction Intégration pour faire ce qui suit :

  • Créez des modèles de courriel personnalisés sous Configuration de l’intégration > Configuration du courriel d’accès initial.
  • Consultez au même endroit tous les employés en intégration à qui des courriels ont été envoyés, et suivez l’état des courriels sous Intégration > Employés en intégration.
  • Utilisez les politiques d’intégration pour coordonner ces courriels avec les autres exigences d’intégration.

Conditions préalables

Pour que Dayforce envoie le courriel d’accès initial à un nouvel employé, les conditions suivantes doivent être respectées :

  • Les propriétés du client de courriel d’accès initial doivent être activées dans la section Messages de l’onglet Propriétés sous Admin. système > Propriétés du client. Pour en savoir davantage, consultez la section Configurer les propriétés du client pour l’intégration.
  • Vous devez activer la fonctionnalité Courriel d’accès initial pour le nouvel employé en cochant la case Envoyer le courriel d’accès initial (courriel requis) lorsque vous remplissez le formulaire de nouvelle embauche. Pour en savoir davantage, consultez la section Attribuer des politiques d’intégration dans des formulaires de flux des travaux.
  • Si vous prévoyez envoyer du contenu personnalisé dans le message courriel, vous devez configurer un modèle dans Configuration de l’intégration > Configuration du courriel d’accès initial. Pour en savoir davantage, consultez la section Créer un modèle de courriel d’accès initial.
  • Le nouvel employé doit avoir un rôle qui est actuellement en vigueur, une adresse courriel personnelle ou professionnelle (si les deux sont présentes, l’adresse personnelle est utilisée en premier) et un numéro de téléphone résidentiel ou cellulaire.
  • Pour vérifier que tous les renseignements d’un nouvel employé ont été consignés dans Dayforce, effectuez l’une des actions suivantes :
    • Allez à Gens et ouvrez le profil de l’employé. Vous pouvez voir les rôles attribués à l’écran Paramètres de sécurité et les détails du numéro de téléphone et du courriel à l’écran Propriété personnelle > Coordonnées.Consultez « Propriété personnelle > Coordonnées » dans le Guide du gestionnaire.
    • Allez à Intégration > Courriel d’accès initial et développez le dossier de l’employé. Pour en savoir davantage, consultez la section Gérer les courriels d’accès initial.
  • Si le nouvel employé a déjà un compte d’identification unique (IU) au dossier (par exemple, un employé réembauché), la case Permettre l’authentification de l’origine pour les utilisateurs du système d’identification unique (IU)  doit être cochée pour son rôle ou pour son compte d’utilisateur (sous Admin. système > Rôles).
  • L’adresse courriel qui sera utilisée pour envoyer des messages courriel doit avoir un Domain Keys Identified Mail (DKIM) configuré. Communiquez avec votre représentant du soutien de Dayforce et soumettez un billet pour demander une configuration DKIM. Ceridian établira la norme DKIM pour votre domaine et vous fournira un dossier public. Votre équipe des TI devra ensuite mettre en œuvre ce dossier public dans votre système de noms de domaine (DNS). Si vous n’effectuez pas la configuration DKIM, les messages courriel pourraient ne pas être transmis aux candidats.

Si toutes les conditions ci-dessus sont remplies, les nouveaux employés recevront un message initial la prochaine fois que la tâche d’arrière-plan Envoyer le courriel d’accès initial sera exécutée (ce qui se produit toutes les heures) et recevront ensuite des messages de rappel chaque jour jusqu’à ce que l’une des conditions suivantes soit remplie :

  • L’employé ouvre une session Dayforce pour la première fois.
  • L’un des paramètres suivants dans la section Messages sous Admin. système > Propriétés du client > Propriétés est dépassé :
    • Délai d’expiration, en jour(s), du courriel d’accès initial
    • Nombre maximal de tentatives de livraison du courriel d’accès initial

Les messages courriel provenant de systèmes inconnus pourraient être mis en quarantaine ou transférés dans des dossiers de pourriels en fonction des règles de reconnaissance de l’expéditeur et du contenu des messages. De plus, Dayforce suppose que les adresses courriel des nouveaux employés sont exactes et les vérifie.