Vous pouvez configurer des listes de contrôle pour guider les gestionnaires dans les activités qu’ils doivent effectuer pour chaque employé nouvellement embauché. Vous pouvez ensuite attribuer ces listes de contrôle aux politiques d’intégration.
Les listes de contrôle peuvent être configurées de plusieurs façons, mais la pratique exemplaire consiste à les organiser de façon chronologique. Par exemple, vous pouvez configurer des listes de contrôle distinctes pour les tâches que le gestionnaire doit effectuer avant le premier jour de l’employé, lors du premier jour de l’employé et pendant la première semaine de l’employé.
Accès de la fonction par rôle : Configuration de l’intégration > Configuration de la liste de contrôle du gestionnaire
Pour ajouter une liste de contrôle du gestionnaire :
- Allez à Configuration de l’intégration > Configuration de la liste de contrôle du gestionnaire.
- Cliquez sur Ajouter.
- Dans l’onglet Propriétés, saisissez les renseignements suivants :
- Nom (Requis) : Saisissez un nom qui décrit la liste de contrôle.
- Code de référence (Recommandé) : Saisissez un code de référence unique qui peut être utilisé pour identifier la liste de contrôle.
- Date d’entrée en vigueur (Requis) : Date à laquelle la liste de contrôle entre en vigueur.
- Date de fin en vigueur (Facultatif) : Date à laquelle la liste de contrôle n’est plus en vigueur.
- Description (Facultatif) : Saisissez une description de cette liste de contrôle.
- Cliquez sur l’onglet Tâches.
- Cliquez sur Ajouter sous l’onglet pour ajouter une tâche à la liste de contrôle.
- Dans le champ Tâche, saisissez le nom de la tâche.
- Ignorez le champ Type de date d’échéance, qui est toujours réglé sur le premier jour de l’employé.
- Dans le champ Décalage de la date d’échéance, saisissez le décalage en jours à partir du premier jour qui correspond au moment où la tâche doit avoir été effectuée. Utilisez un nombre négatif pour les tâches qui doivent être effectuées avant le premier jour de travail ou un nombre positif pour les tâches qui doivent être effectuées après le premier jour de travail. Par exemple, saisissez -4 pour préciser que la tâche doit être effectuée quatre jours avant le premier jour de travail de l’employé.
- (Facultatif) Remplissez n’importe laquelle des options suivantes :
- Pour permettre aux gestionnaires de marquer cette tâche comme Sans objet, cochez la case Tâche facultative.
- Pour limiter la tâche à certains employés, définissez les qualificatifs en faisant des sélections dans les listes déroulantes Emploi, Syndicat, Pays fiscal ou État/province d’imposition.
- N. B. : Ces qualificatifs sont évalués par rapport à l’employé en intégration, et non par rapport au gestionnaire. Par exemple, il y a une tâche de gestionnaire appelée « Obtenir une licence de développeur Visual Studio du service de TI » avec « Développeur de logiciels » choisi comme qualificatif dans la liste déroulante Emploi. Si l’employé en intégration A est un développeur de logiciels, le gestionnaire de l’employé A se verra attribuer cette tâche. Si ce même gestionnaire a un autre employé en intégration B qui a un rôle d’AQ, le gestionnaire ne se verra pas attribuer la tâche pour cet employé.
- Pour ajouter une description de la tâche, cliquez sur le lien Ajouter une description de la tâche et inscrivez une description en utilisant l’éditeur de texte.
- (Facultatif) Ajouter à une tâche une pièce jointe, qui peut être un lien ou un document :
- Pour ajouter un hyperlien à la tâche (tel qu’un lien vers le site Web de votre entreprise), choisissez Ajouter un lien. Inscrivez une adresse URL et le titre dans les champs fournis.
- Pour joindre un document à cette tâche (comme une politique ou une procédure), choisissez l’option Ajouter un document puis choisissez le document ou téléversez-le.
- N. B. : Vous pouvez sélectionner des documents que vous avez téléversés dans le passé à partir de la liste déroulante. Si vous téléversez de nouveaux documents, le système leur affecte automatiquement un type de document d’intégration afin qu’ils soient disponibles pour des séances futures.
- N. B. : Les types de documents suivants sont pris en charge par le système : DOC, DOCX, PDF, HTML, HTM, WKS, TXT. Les rôles des gestionnaires et des employés doivent être attribués dans Documents > Admin > Types de document pour qu’ils aient accès à chacun de ces types de documents.
- Répétez les étapes 5 à 9 pour toutes les tâches supplémentaires de cette liste de contrôle.
- (Facultatif) Pour déplacer une tâche vers le haut ou vers le bas dans la liste de contrôle, sélectionnez la tâche puis cliquez sur les boutons Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas respectivement.
- Cliquez sur Enregistrer.