Configurer des processus guidés

Guide du module Intégration

Version
R2023.2.1
Configurer des processus guidés

Un processus guidé est un ensemble de formulaires reliés, qui sont regroupés et présentés à l’employé dans une seule fenêtre. Par exemple, tous les formulaires qu’un nouvel employé doit remplir lors de sa première journée pourraient être regroupés dans un seul processus guidé. Les employés peuvent remplir ces formulaires dans n’importe quel ordre, et chaque formulaire est soumis et validé séparément.

La création d’un processus guidé comprend la sélection des formulaires à inclure dans le processus, de même que l’ordre dans lequel ils s’affichent.

Vous pouvez désigner des formulaires dans le processus d’intégration en cochant la case Processus guidé d’intégration, comme décrit dans les étapes suivantes. Dans ce cas, vous sélectionnez un flux des travaux par défaut qui sera utilisé pour tout formulaire qui n’a pas été configuré dans un flux des travaux spécifique lors de la configuration du processus guidé d’intégration.

Par exemple, un formulaire « Personnes à joindre en cas d’urgence » est associé à un flux des travaux « Approbation unique » pour que lors de sa soumission, par défaut, seul le gestionnaire de l’employé ait besoin d’approuver la modification. Le même formulaire « Personnes à joindre en cas d’urgence » pourrait aussi être inclus dans un processus dirigé d’intégration « Nouvelle embauche », qui serait associé par défaut à un flux des travaux « Approbation double ». Ainsi, lorsque le processus guidé d’intégration est soumis pour les nouvelles embauches, le gestionnaire de l’employé et le gestionnaire régional doivent tous deux approuver les renseignements contenus dans le formulaire.

N. B. : Nous vous recommandons de ne pas placer les formulaires fiscaux provinciaux et fédéraux dans un processus guidé. Configurez plutôt la section Formulaires de retenue d’impôt sur le revenu qui s’affiche dans la section Formulaires de l’écran Pour bien commencer des employés en intégration. Cette section donne aux employés en intégration l’option de choisir et de remplir les formulaires d’impôt pour l’endroit où ils travaillent ou habitent. Si le bon formulaire n’est pas disponible ou si les employés choisissent de ne pas remplir les formulaires, ils peuvent sauter les formulaires de retenue d’impôt sur le revenu, et puisque ces formulaires ne font pas partie du processus guidé, cela ne les empêchera pas de compléter leur politique d’intégration. Pour en savoir davantage, consultez la section Configurer les formulaires de retenues fiscales sur le revenu.

Accès de la fonction par rôle : Administration du flux des travaux > Processus guidé

Pour configurer un processus guidé :

  1. Allez au volet Administration du flux des travaux > Processus guidé et cliquez sur Ajouter.
  2. Dans l’onglet Propriétés, entrez un nom, un code de référence et une description pour le processus guidé.
  3. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Mode :
    • Lecture seule
    • Modifier
    • Nouveau
  4. Inscrivez la date à laquelle le processus guidé devient actif dans le champ Date d’entrée en vigueur. Si le processus guidé expire, précisez la date d’expiration dans le champ Date de fin en vigueur.
  5. N. B. : Toutes les activités d’un processus guidé doivent être terminées pendant la période d’intégration d’un employé. Pour cette raison, si la date de fin en vigueur du processus guidé se trouve hors de la plage de dates d’effet de la période d’intégration d’un employé, le processus guidé est masqué pour les employés, les gestionnaires et les administrateurs. Par exemple, les formulaires du processus guidé n’apparaissent pas dans l’écran Pour bien commencer de l’employé.
  6. Pour afficher le processus guidé, cochez la case Publier. La publication d’un processus guidé entraînera un de deux scénarios, selon que ce processus est utilisé pour l’intégration dans la case à cocher Processus guidé d’intégration :
    • Si le processus guidé est utilisé pour l’intégration, un dossier est ajouté dans le volet Administration des flux des travaux > Avantages du rôle, et Pour bien commencer se trouve dans la colonne Fonction parente. Tous les rôles disponibles sont automatiquement affectés par défaut au dossier. Pour modifier les affectations par rôle, utilisez la colonne Rôle dans l’écran Avantages du rôle.
    • Si le processus guidé n’est pas utilisé pour l’intégration, l’enregistrement des Avantages du rôle n’est pas créé automatiquement. Cependant, vous pouvez ajouter des avantages de rôle à partir du volet Administration des flux des travaux > Avantages du rôle en ajoutant manuellement une entrée. Le processus guidé est disponible dans la liste déroulante de la colonne Formulaire.
    • N. B. : Quand un processus guidé est publié, sa publication ne peut pas être annulée. Vous devez plutôt supprimer manuellement son enregistrement dans le volet Administration des flux des travaux > Avantages du rôle.
  7. Si le processus guidé doit être utilisé pour l’intégration d’un employé, cochez la case Processus guidé d’intégration. D’autres paramètres s’affichent :
    • Sélectionnez le flux des travaux par défaut dans la liste déroulante Flux des travaux par défaut. Ce flux des travaux sera associé à l’enregistrement dans le volet Administration des flux des travaux > Avantages du rôle lors de la publication du processus guidé. Le flux des travaux par défaut est aussi utilisé pour tout formulaire du flux des travaux qui n’est pas affecté à un flux des travaux.
    • Sélectionnez Première journée dans la liste déroulante Type de date d’échéance et précisez le Décalage de la date d’échéance en nombre de jours. Le décalage détermine le nombre de jours où la tâche doit être effectuée avant ou après la première journée de travail d’un employé. Inscrivez un chiffre négatif pour configurer la date d’échéance avant la première journée de travail de l’employé ou un chiffre positif pour configurer une date d’échéance après la première journée de travail de l’employé.
  8. Dans l’onglet Instructions, vous pouvez fournir des instructions pour commencer et terminer un processus guidé. Cliquez sur les sous-onglets Message de début ou Message de fin pour écrire des instructions dans les éditeurs de texte enrichi.
  9. Cliquez sur Enregistrer pour vous assurer de sauvegarder les modifications.
  10. Cliquez sur l’onglet Formulaires.
  11. Cliquez sur Ajouter pour inclure un nouveau formulaire dans le processus guidé.
  12. Sélectionnez le formulaire dans la liste déroulante Formulaire.
  13. N. B. : Nous ne vous conseillons pas d’ajouter le même formulaire à plusieurs processus guidés, en particulier si le formulaire sert à l’intégration et nécessite une signature électronique. Si deux processus guidés contenant le même formulaire sont ajoutés à la même politique d’intégration, les employés en intégration recevront une notification transitoire rouge lorsqu’ils ajouteront leur signature électronique au deuxième processus guidé, ce qui les informera qu’un des formulaires a déjà été soumis et qu’ils doivent attendre son approbation.
  14. Pour affecter l’admissibilité au formulaire, sélectionnez une combinaison de qualificatifs dans les listes déroulantes Emploi, Syndicat, Pays fiscal et État/province d’imposition.
  15. Chaque formulaire du processus guidé peut être affecté à un flux des travaux différent. Si vous n’affectez pas un flux des travaux au formulaire, il sera affecté au flux des travaux par défaut.
  16. Si le formulaire est facultatif pour l’employé en intégration, vous devez cochez la case Est un formulaire facultatif pour qu’il puisse l’ignorer et ne pas le remplir. Les formulaires facultatifs indiqueront « Vrai » dans la colonne Est un formulaire facultatif de l’onglet Formulaires.
  17. Répétez les étapes 10 à 14 jusqu’à ce que tous les formulaires requis soient inclus. Vous pouvez modifier l’ordre dans lequel les formulaires apparaissent à l’employé en les sélectionnant et en cliquant sur les boutons Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas.
  18. Processus guidé avec de nombreux formulaires ajoutés et les deux premiers formulaires définis comme facultatifs.
  19. Cliquez sur Enregistrer.