Lorsqu’un formulaire est configuré pour les messages pouvant donner lieu à une action, le destinataire d’un message peut traiter un formulaire à partir de son compte de courriel.
Par exemple, les messages donnant lieu à une action permettent aux gestionnaires d’effectuer rapidement des actions dans les formulaires sans se connecter à Dayforce. Lorsqu’un formulaire est plus confidentiel, vous pouvez configurer le formulaire de sorte que lorsque vous cliquez sur le lien du courriel, vous accédez au formulaire dans Dayforce.
Pour configurer des messages pouvant donner lieu à une action, les composants suivants doivent être définis dans Dayforce :
- Activer Vérification du courriel
- Activer les liens Dayforce dans les messages
- Préciser la durée d’expiration du jeton pour les messages
- Vérifier l’adresse courriel
- Activer le Créateur de formulaires et autoriser les courriels
- Activer l’avis d’approbation pour les formulaires
- Configurer les flux des travaux
- Lier des formulaires aux flux des travaux
Activer Vérification du courriel
Pour activer la vérification du courriel pour votre organisation, sélectionnez la propriété Activer la vérification du courriel dans la section Sécurité de l’onglet Propriétés dans Admin. système > Propriétés du client.
Activer les liens Dayforce dans les messages
Cochez la case Liens Dayforce dans les messages utilisant l’authentification unique (si elle est activée) dans la section Général de l’onglet Propriétés dans Admin. système > Propriétés du client. Si vous avez une identification unique (IU), cela permet à Dayforce d’utiliser le processus de connexion par IU lorsque vous cliquez sur un lien dans un message Dayforce.
Préciser la durée d’expiration du jeton pour les messages
Entrez une valeur dans le champ Durée d’expiration du jeton (en minutes) dans la section Généralité de l’onglet Propriétés dans la fonction Admin. système > Propriétés du client. Cette valeur indique le délai avant que les liens dans les messages donnant lieu à une action expirent.
Dayforce affiche la durée d’expiration dans le message donnant lieu à une action. La valeur par défaut est 7 jours (10 080 minutes).
Entrez l’adresse courriel de l’approbateur dans la section Adresses courriel de l’écran Personnel > Informations de contact de la fonction Gens, puis cochez la case Alertes. Une fois que vous avez enregistré les renseignements, Dayforce envoie un courriel de vérification à l’adresse que vous avez précisée. Une fois que vous avez cliqué sur le lien pour terminer le processus, Dayforce affiche un crochet dans le champ Vérifié :
N. B. : Les employés configurés comme approbateurs peuvent cocher la case Alertes pour leur propre adresse courriel dans la section Informations de contact du sous-onglet Personnel > À propos de moi dans Profil.
Activer le Créateur de formulaires et autoriser les courriels
Attribuez les fonctions par rôle Créateur de formulaires et Autorisation de courriel au rôle Administrateur du client dans l’onglet Fonctions sous Admin. système > Rôles.
Activer l’avis d’approbation pour les formulaires
Pour activer les avis d’approbation pour un formulaire :
- Allez au volet Administration du flux des travaux > Créateur de formulaires.
- Cliquez sur un formulaire dans la barre latérale.
- Cliquez sur l’onglet Propriétés.
- Cochez la case Envoyer une notification d’approbation à l’adresse courriel.
- (Facultatif) Si le formulaire contient des renseignements de nature délicate, cochez la case Authentification obligatoire. Lorsque cette case est cochée et que l’approbateur clique sur le lien du courriel, il est dirigé vers Dayforce pour effectuer une action sur le formulaire.
- N. B. : La case Authentification obligatoire ne s’affiche qu’une fois que vous avez coché la case Envoyer une notification d’approbation à l’adresse courriel.
Configurer les flux des travaux
Configurez le flux des travaux dans Administration du flux des travaux > Concepteur de flux des travaux, comme il est décrit dans Créer des flux des travaux.
Important : Lorsque vous configurez un diagramme de flux des travaux pour qu’il utilise des messages pouvant donner lieu à une action pour les absences du travail, les noms des liens doivent être Accepter et Refuser.
Pour les flux des travaux relatifs aux absences du travail, une configuration supplémentaire est requise.Consultez Configuration du flux des travaux pour les absences du travail.
Vous pouvez également configurer le courriel qui sera utilisé pour les messages donnant lieu à une action dans Administration du flux des travaux > Concepteur de flux des travaux. Consultez Rédiger des messages de flux des travaux.
Lier des formulaires aux flux des travaux
Liez le formulaire et le flux des travaux dans Administration du flux des travaux > Privilèges de rôle. Consultez Associer des formulaires aux flux des travaux.
N. B. : Il existe des considérations supplémentaires lorsque vous utilisez des messages pouvant donner lieu à une action pour les flux des travaux concernant les absences du travail. Consultez Configurer des messages donnant lieu à une action pour les absences du travail.