Selon la façon dont votre instance de Dayforce est configurée, vous pourriez être en mesure de soumettre des demandes d’absence pour les employés uniquement pour les jours où ils sont censés travailler. Lorsque votre système est configuré de cette manière, Dayforce affiche la case à cocher Horaires sélectionnés et la section Quarts de travail lorsque vous créez une demande d’absence. Avec cette configuration, Dayforce affiche la section Quarts uniquement lorsque vous sélectionnez un jour ou une durée d’absence qui chevauche un quart programmé. Dans la section Quarts de travail, vous sélectionnez les quarts qui doivent être convertis en périodes d’absence. Vous pouvez également choisir de conserver les quarts à l’horaire ou de les convertir en quarts libres une fois la demande approuvée.
Remarque: Si la propriété du client Sélection automatique de quarts pour les demandes d’absences du travail est activée, Dayforce convertit les demandes d’absence approuvées pour les quarts prévus en quarts libres, même si vous configurez la demande pour laisser les quarts dans votre horaire. Pour en savoir davantage, consultez la section General dans le Dayforce Implementation Guide (anglais seulement).
Lorsque vous cochez la case Horaires sélectionnés, seules les dates de la période demandée qui contiennent des quarts prévus sont converties en absence. Décochez la case et toute la période demandée que vous précisez sera soumise pour une demande d’autorisation d’absence autorisée du travail. Par exemple, supposons que vous créiez une demande d’absence et que vous entriez une période de trois semaines à l’aide des champs Début et Fin : du 1er au 22 novembre. L’employé sélectionné est prévu sur trois jours au cours de cette période de trois semaines. Lorsque la case Horaires sélectionnés est cochée, la période d’absence demandée serait de trois jours (c’est-à-dire, chaque jour comprenant un quart entre le 1er et le 22 novembre). Lorsque la case Horaires sélectionnés est décochée, la période d’absence demandée sera de trois semaines (c’est-à-dire le nombre total de jours saisis dans les champs Début et Fin) :
Lorsque vous demandez une absence pour un employé, Dayforce peut également afficher la section Quarts dans d’autres scénarios :
- Lorsque vous demandez une absence pour un employé dont la politique d’absence autorisée est configurée avec des instructions d’horaire, qui dictent ce que Dayforce fait lorsque l’absence chevauche un quart prévu.
- Lorsque vous configurez l’absence pour un segment particulier de la journée (c’est-à-dire que vous avez sélectionné Segments de jour dans la section Type de demande). Après avoir sélectionné Segments de jour, Dayforce affiche automatiquement la section Quarts, même s’il n’y a pas de quart prévu pendant le segment d’absence que vous avez sélectionné.
See Paramètres de demande d’absence.
Dans ces deux scénarios, Dayforce n’affiche pas la colonne Libérer et peut ne pas afficher la colonne Sélectionner dans la section Quarts, en fonction de la configuration de votre système. Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec votre administrateur système.
Pour demander une autorisation d’absence du travail pour des quarts prévus :
- Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Allez à Approbations et cliquez sur Nouvelle demande d’absence.
- Allez à Horaires centralisés, charger un emplacement et développez la hiérarchie de regroupement pour afficher l’horaire. Sélectionnez une cellule, cliquez sur la flèche, puis cliquez sur Nouvelle absence.
- Allez à Calendrier de plusieurs semaines, chargez un emplacement et sélectionnez une cellule. Cliquez sur l’icône d'ajout ou sur Ajouter une nouvelle absence dans la barre d’outils, selon votre configuration.
- Allez à Horaires, chargez un emplacement et sélectionnez une cellule. Cliquez sur la flèche et sélectionnez Nouvelle absence.
- Accédez à Feuilles de temps, chargez un emplacement et sélectionnez une cellule. Cliquez sur la flèche et sélectionnez Ajouter une nouvelle absence.
- Une nouvelle demande d’absence du travail s’ouvre dans une fenêtre de dialogue ou un panneau coulissant.
- (Approbations seulement) Dans la liste déroulante Employé, sélectionnez un employé.
- Si vous avez sélectionné un employé auquel a été attribuée une politique d’absence autorisée qui nécessite des absences seulement pour les jours avec des quarts prévus, Dayforce affiche la case Horaires sélectionnés qui sera cochée par défaut :
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- Remarque: La case Horaires sélectionnés n’est pas affichée si Dayforce n’exige pas que les employés demandent des absences uniquement les jours où ils sont censés travailler.
- Si Dayforce affiche la case Horaires sélectionnés, effectuez l’une des actions suivantes :
- Pour demander d’absence uniquement pour les jours contenant des quarts prévus dans la période demandée, laissez la case à cocher Horaires sélectionnés sélectionnée.
- Pour inclure chaque jour que vous précisez dans les champs Début et Fin dans la demande d’absence, désactivez la case à cocher Horaires sélectionnés.
- Dans la liste déroulante Motif, sélectionnez le motif de l’absence. Dayforce filtre la liste en fonction de l'employé sélectionné. Une fois le motif sélectionné, Dayforce affiche le type de solde, le solde restant et l’unité (par exemple, heures ou jours) de l’employé.
- Effectuez l'une des actions suivantes en utilisant les champs Début et Fin :
- Précisez la date ou la durée de l’absence demandée par l’employé.
- Entrez une plage de dates pour demander plusieurs dates dans la période précisée. Cette méthode est utile si un employé a besoin de s’absenter à plusieurs dates non consécutives.
- Une fois que vous avez précisé la date ou la durée des dates auxquelles l’employé est programmé à l’horaire, Dayforce affiche la section Quarts. et toutes les cases dans les colonnes Libérer et Sélectionner seront cochées. Cette section contient tous les quarts prévus pour l’employé sélectionné pendant la période que vous avez précisée.
- Si disponible, précisez le type d’absence, comme une journée complète ou une demi-journée. Les options affichées dépendent de la configuration de Dayforce.
- Dans la section Quarts de travail, effectuez l’une des actions suivantes :
- Remarque: N’oubliez pas que, selon la configuration de votre système, il se peut que Dayforce n’affiche pas les colonnes Libérer et Sélectionner. En outre, Dayforce pourrait indiquer comment il traite les quarts prévus qui chevauchent une période d’absence approuvée.
- Le cas échéant, décochez la case Sélectionner pour les quarts que vous souhaitez exclure de la demande d’autorisation d’absence. Laissez les cases Sélectionner cochées pour tous les quarts que vous souhaitez inclure dans la demande d’autorisation d’absence.
- Le cas échéant, décochez la case Annuler le remplissage pour tout quart inclus dans la demande que vous ne voulez pas voir être converti en quart libre après l’approbation de la demande d’autorisation d’absence. Lorsque vous décochez la case Annuler le remplissage d’un quart et que la demande d’absence de l’employé est approuvée, les détails de son quart et les renseignements sur ses absences se chevaucheront sur l’horaire ou le calendrier.
- Horaires centralisés et Horaires:
- Calendrier de plusieurs semaines :
- Dans Feuilles de temps, l’absence apparaît comme un rajustement de paie distinct sous les détails du quart :
- Laissez la case Annuler le remplissage cochée pour tous les quarts que vous souhaitez convertir en quarts libres après l’approbation de la demande d’autorisation d’absence.
- Le cas échéant, cliquez sur Tout sélectionner ou Ne rien sélectionner pour cocher ou décocher toutes les cases dans les colonnes Annuler le remplissage et Sélectionner.
- Configurez tous les paramètres facultatifs pour la demande, y compris la couverture des employés, les heures de remplacement, les commentaires ou les documents justificatifs. Selon votre configuration de Dayforce, certaines de ces sections peuvent ne pas être disponibles. See Paramètres de demande d’absence.
- Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Pour enregistrer la demande et l’approuver plus tard, cliquez sur Enregistrer.
- Pour enregistrer et approuver la demande, cliquez sur Approuver.