Dans l’écran Sélectionner la période du calendrier et les limites, vous sélectionnez une période du calendrier à associer à la séance. La période du calendrier est déjà configurée comme suit :
- Les dates auxquelles les employés peuvent faire une demande pour leurs vacances.
- Les périodes effectives pendant les rondes de demande au cours desquelles les employés peuvent placer leurs demandes.
Cet écran peut contenir jusqu’à trois panneaux ou sections :
- Sélectionner une période et des limites du calendrier
- Limite de jours du sous-groupe par défaut
- Limites de remplacement
Remarque: Le panneau Limite de jours par défaut du sous-groupe est contextuel (c’est-à-dire qu’il ne s’affiche que si vous avez sélectionné un groupe de demande de vacances qui contient des sous-groupes dans l’écran Détails de la séance de demande de vacances).
Sélectionner une période et des limites du calendrier
Dans le panneau Sélectionner une période et des limites du calendrier, vous associez une période de calendrier à la session et configurez les limites de vacances par défaut de la session.
Pour configurer la portée de la session, sélectionnez une période du calendrier prédéfinie dans la liste déroulante Sélectionnez les dates pour la session de demande de vacances.
Dans ce panneau, vous configurez également les limites par défaut qui dictent l'un des éléments suivants :
- Le nombre minimal d’employés tenus de travailler un jour donné de la période admissible, ou
- Le nombre maximal d’employés qui peuvent prendre des vacances un jour donné au cours de la période admissible.
Vous configurez l’admissibilité par défaut pour chaque jour de vacances en utilisant les paramètres Définir les limites comme et Limite quotidienne par défaut. Par exemple, supposons que vous sélectionniez Employés – jours de congé autorisés et que vous entrez 5 dans le champ Limite de jours par défaut. Avec cette configuration, chaque jour admissible pour la demande peut permettre à un maximum de cinq employés du groupe de demande de vacances de prendre congé simultanément. Si vous sélectionnez Employés – jours requis et que vous entrez 4 dans le champ Limite de jours par défaut, chaque jour admissible pour les offres nécessite un effectif minimum de quatre employés du groupe de demande de vacances.
Facultativement, vous pouvez limiter le nombre de demandes que les employés peuvent soumettre pendant une séance de demande de vacances. Entrez une valeur numérique dans le champ Nombre maximal de demandes pour créer un seuil de demandes qui ne peut pas être dépassé. Cette limite s’appliquera à toute la séance de demande de vacances, et non à chaque ronde de soumission. Par exemple, disons que vous entrez 3 dans ce champ pour limiter les employés à trois demandes dans une séance. Si un employé soumet deux demandes lors de la première ronde et essaie de soumettre deux demandes lors de la deuxième ronde, Dayforce génère un message d’erreur lorsqu’il essaie de soumettre une quatrième demande :
Limite de jours du sous-groupe par défaut
Si vous avez sélectionné un groupe de demande de vacances qui contient des sous-groupes dans l’écran Détails de la séance de demande de vacances, Dayforce affichera également le panneau Limite de jours du sous-groupe par défaut :
Ce panneau contient les sous-groupes qui ont été activés pour la séance. Dayforce remplira automatiquement la valeur dans la colonne en lecture seule Nombre d’employés, qui représente le nombre d’employés du groupe de demande de vacances qui sont affectés au sous-groupe. Dans le champ Limite, vous devez spécifier l’une ou l’autre des options suivantes :
- Le nombre minimum d’employés du sous-groupe qui doivent travailler, ou
- Le nombre maximal d’employés du sous-groupe qui peuvent s’absenter avec autorisation simultanément.
Le type de limite que vous précisez à l’aide du paramètre Définir les limites comme dans le panneau Sélectionner une période et des limites du calendrier s’applique également aux limites que vous configurez dans le panneau Limite quotidienne du sous-groupe par défaut. Par exemple, si vous avez sélectionné le bouton radio Employés – jours requis et entrez 3 dans la ligne du sous-groupe de caissiers, chaque jour de vacances admissible nécessitera qu’au moins trois caissiers soient disponibles pour travailler.
Remarque: Lorsque vous configurez la limite Employés requis et que la séance contient des sous-groupes, les valeurs limites des sous-groupes que vous configurez dans la colonne Limite du panneau Limite quotidienne par défaut du sous-groupe ne pourront pas, lorsqu’elles sont combinées, dépasser la limite quotidienne par défaut.
La section Limites de remplacement contient un calendrier qui affiche les dates admissibles pour la demande de vacances dans les séances. Après avoir sélectionné une période du calendrier dans le panneau Sélectionner une période et des limites du calendrier, Dayforce mettra à jour l’assistant pour indiquer visuellement les dates pour lesquelles il est possible de faire une demande en fonction de votre sélection de période du calendrier. Dans la capture d’écran ci-dessous, les dates admissibles pour les appels d’offres sont comprises entre le 1er et le 31 août :
Dayforce affichera les cellules pour les jours de semaine admissibles en blanc et les cellules pour les jours de fin de semaine admissibles en gris. De plus, Dayforce marquera les dates non admissibles par des lignes diagonales. Dans la capture d’écran ci-dessus, le 31 juillet et le 1er au 10 septembre ne sont pas inclus dans la période de demande de vacances.
Dans cette section, vous pouvez également remplacer la limite par défaut que vous avez configurée pour la séance de n’importe quel jour de la période civile. Cliquez sur la cellule d’un jour admissible du calendrier. Dayforce ouvre une boîte de dialogue contenant des options de remplacement :
En fonction de votre configuration Définir les limites comme, Dayforce affiche la case à cocher Tous les employés requis ou Tous les employés autorisés à s’absenter dans la section Limite du groupe de la boîte de dialogue de remplacement :
| Définir les limites comme sélection | Description |
|---|---|
| Employés – jours requis |
La boîte de dialogue contient la case à cocher Tous les employés requis. Cochez cette case pour remplacer la limite par défaut que vous avez configurée dans le champ Limite de jours par défaut et exiger que tous les employés du groupe de soumission soient disponibles pour travailler le jour sélectionné. Autrement dit, aucun employé du groupe qui demande des vacances ne peut faire une demande de vacances pour le jour sélectionné. Remarque: Lorsque cette case est cochée, les employés pourront toujours faire une demande de vacances pour ce jour-là, mais Dayforce refusera les demandes après l’exécution de la tâche d’arrière-plan de traitement des demandes de vacances. |
| Employés – jours de congé autorisés | La boîte de dialogue contient la case à cocher Tous les employés autorisés à s’absenter. Cochez cette case pour remplacer la limite par défaut que vous avez configurée dans le champ Limite de jours par défaut et accordez à tous les employés du groupe de demandes la possibilité de faire une demande de congé pour le jour sélectionné. |
Au lieu d'utiliser l'une des cases ci-dessus, vous pouvez entrer une limite personnalisée pour la journée dans le champ Remplacer la limite.
Remarque: Le champ Limite de remplacement utilise le même type de limite que vous avez configuré à l’aide du paramètre Définir les limites comme. Par exemple, si vous avez sélectionné Employés requis et que vous entrez 10 dans le champ Limite de remplacement, la journée est mise à jour pour exiger un minimum de 10 employés prévus.
Si vous appliquez l’un de ces remplacements pour la journée, cliquez sur OK. Dayforce mettra à jour la cellule du calendrier pour y afficher les détails du remplacement :
Dans l’exemple ci-dessus, chaque lundi du mois d’octobre a été mis à jour manuellement pour permettre à tous les employés de demander un jour de congé. En outre, chaque samedi a été mis à jour manuellement afin de limiter à trois le nombre maximum d’employés pouvant prendre ce jour de congé. Pour supprimer ou mettre à jour les limites de remplacement que vous avez ajoutées manuellement, cliquez sur les icônes Supprimer (
) et Modifier (
).
Vous pouvez également utiliser le paramètre Copier le jour précis pour copier un dossier de remplacement que vous avez créé pour un autre jour. Cliquez sur l'icône de calendrier et sélectionnez une date ou entrez la date dans le champ de texte. Cliquez ensuite sur le bouton Copier le jour précis.
Si la séance de demande de vacances a été configurée pour prendre en charge les sous-groupes, Dayforce affichera des détails supplémentaires dans la boîte de dialogue de remplacement lorsque vous cliquez sur une cellule du calendrier :
Pour mettre à jour la limite quotidienne pour l’ensemble du groupe de demande de vacances, à l’exclusion des sous-groupes, configurez les paramètres dans la section Limite du groupe. Pour ajouter un dossier de remplacement de limite pour un sous-groupe, cliquez sur Ajouter dans la section Limite du sous-groupe. Dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez un type de sous-groupe. Appliquez l’un des types de limites de remplacement suivants :
- Tous les employés requis : Supprime l’admissibilité de la journée aux vacances.
- Tous les employés ayant droit à un congé: : Supprime la limite de l’employé pour la journée.
- Limite de remplacement : Utilisez ce champ pour entrer une valeur limite de remplacement personnalisée.
- Remarque: Un seul des deux premiers types de limites de remplacement est disponible, selon votre configuration.
Vous pouvez cliquer sur Générer pour créer de nouveaux dossiers de remplacement pour chaque sous-groupe pris en charge dans la séance. Par exemple, si votre séance contient trois sous-groupes, Dayforce ajoutera un dossier de remplacement vide pour chacun des trois sous-groupes.
Pour copier un dossier de remplacement que vous avez créé pour un autre jour, cliquez sur l'icône de calendrier et sélectionnez la date appropriée ou entrez la date dans le champ de texte. Cliquez ensuite sur le bouton Copier le jour précis.
Après avoir cliqué sur OK, Dayforce ajoutera l’icône de limite de sous-groupe (
) dans la cellule du calendrier pour indiquer qu’une limite de remplacement de sous-groupe existe pour ce jour-là.
Lorsque vous cliquez sur une cellule du calendrier qui contient une icône de limite de sous-groupe, Dayforce affichera les valeurs limites de sous-groupe configurées dans la même boîte de dialogue que celle dans laquelle vous configurez les limites de remplacement. L’application affiche les valeurs limites de sous-groupe configurées dans la section Limite de sous-groupe de la boîte de dialogue de remplacement.
Remarque: Selon le statut de la séance de demande de vacances, ces valeurs peuvent être en lecture seule et ne pas être modifiables.
Vous pouvez également configurer et afficher les limites de remplacement en utilisant une liste au lieu du calendrier. Cliquez sur le bouton Grille/Calendrier pour basculer entre les affichages Grille et Calendrier. L’affichage Grille répertorie les mêmes renseignements de remplacement que ceux disponibles en affichage Calendrier :
Dans l’affichage de la grille, vous pouvez également configurer des limites de remplacement qui s’étendent sur une plage de dates, plutôt que sur une seule journée. Cliquez sur Ajouter pour créer un dossier de remplacement et précisez la plage de dates à l’aide des champs Date de début de la plage et Date de fin de la plage. Cochez les cases dans la colonne Tous les employés requis ou Tous les employés ayant droit à un congé (selon ce qui est disponible) ou entrez des limites personnalisées dans la colonne Remplacer la limite, au besoin.
Si la séance prend en charge les sous-groupes, vous pouvez développer chaque dossier de remplacement dans l’affichage Grille pour configurer d’autres limites pour vos sous-groupes. Cliquez sur la flèche dans la première colonne pour développer le dossier. Dayforce ouvre le panneau Remplacements de la limite de sous-groupe :
Pour ajouter une limite de remplacement pour un sous-groupe pendant la période de validité, cliquez sur Ajouter. Dans la liste déroulante Valeur, sélectionnez un type de sous-groupe. Appliquez l’un des types de limites de remplacement suivants :
- Tous les employés requis : Supprime l’admissibilité aux vacances pendant la période de validité.
- Tous les employés ayant droit à un congé : Supprime la limite d’employés pour les demandes pendant la période de validité.
- Limite de remplacement : Utilisez ce champ pour entrer une valeur limite de remplacement personnalisée.
- Remarque: Un seul des deux premiers types de limites de remplacement est disponible, selon votre configuration.
Cliquez sur Générer pour créer de nouveaux dossiers de remplacement pour chaque sous-groupe pris en charge dans la séance.
Les employés peuvent afficher les limites par défaut et de remplacement que vous avez configurées lorsqu’ils affichent les détails de la séance en utilisant l’affichage du calendrier des demandes dans le volet Affectations > Calendrier :
Dans l’exemple ci-dessus, la plupart des dates admissibles pour une demande contiennent cinq créneaux de vacances, ce qui signifie qu’un maximum de cinq employés peuvent prendre ce jour de congé. Les dates comportant cinq créneaux de vacances reflètent la limite par défaut configurée pour toutes les dates de vacances admissibles. Tous les lundis du mois d’août, neuf créneaux de vacances sont disponibles parce que ces dates ont été mises à jour pour supprimer la limite de temps d’absence. Neuf créneaux sont disponibles parce que le groupe de demande de vacances inclus dans la séance contient neuf employés. Lorsqu’aucune limite n’est fixée pour un jour admissible, le nombre de créneaux de vacances disponibles est égal au nombre total d’employés dans le groupe de demande de vacances. Tous les samedis du mois d’août, seuls trois créneaux de vacances sont disponibles, car ces dates ont été mises à jour avec une limite personnalisée de trois créneaux de vacances.