Avant de commencer : Assurez-vous que la propriété du client Maximum de lettres de récompense par fichier Zip pour téléchargement de masse est configurée dans le volet Admin. système > Propriétés du client. Cette fonctionnalité n’est disponible que si un modèles de lettre de récompense est défini pour le cycle de rémunération dans l’onglet Horaire et Approbation du volet Configuration de la rémunération > Cycles de rémunération. Consultez Horaire et approbation.
Une fois que l’administrateur de la rémunération a approuvé les affectations dans un cycle, Dayforce active le bouton Lettre de récompense pour les feuilles de travail associées et envoie un avis à chaque gestionnaire pour lui indiquer que les lettres de récompense sont prêtes à être téléchargées ou envoyées aux employés.
Les gestionnaires peuvent télécharger les lettres de récompense qui contiennent des renseignements sur la cote de rendement avec la date d’évaluation, les détails de l’élément de paie des capitaux, les détails de l’élément de paie de gratification, les augmentations de salaire ou de taux horaire, les paiements forfaitaires, le graphique de la récompense totale et les promotions accordées pendant le cycle de rémunération. Vous pouvez afficher les différentes sections des éléments de paie incluses dans la récompense totale ou exclues de celle-ci dans une section distincte de la lettre de récompense générée en se basant sur la configuration.
Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs employés pour télécharger des lettres de récompense, Dayforce affiche un message dans les cas suivants :
- Aucun des employés sélectionnés n’a attribué de récompenses.
- Certains employés ont des récompenses, d’autres non.
Dayforce vous informe que les lettres de récompenses ne seront générées que pour les employés ayant des récompenses. Au fur et à mesure que vous avancez, Dayforce affiche le nombre d’employés pour lesquels vous pouvez télécharger des lettres de récompense.
Pour télécharger les lettres de récompense :
- Allez à votre feuille de travail dans la fonction Rémunération.
- Cochez la case à côté d’un ou de plusieurs employés.
- Cliquez sur Lettre de récompense dans la barre d’outils.
- Dans la fenêtre de dialogue Lettre de récompense :
- Sélectionnez un modèle de lettre de récompense dans la liste déroulante Sélectionner un modèle de lettre de récompense. Cette liste déroulante indique si plusieurs modèles de lettres de récompense ont été configurés pour le cycle de rémunération. Pour avoir un aperçu du modèle de lettre de récompense sélectionné, cliquez sur Aperçu à côté de la liste déroulante.
- Sélectionnez l’option Télécharger la lettre de récompense pour télécharger les lettres de récompense.
- Cliquez sur Continuer.
Dayforce télécharge automatiquement les lettres de récompense dans plusieurs fichiers ZIP en fonction du nombre d’employés sélectionnés. Chaque fichier ZIP comprend les lettres de récompense en fichiers PDF. La lettre de récompense est téléchargeable en fichier PDF pour un seul employé.
L’icône de lettre de récompense (
) s’affiche en bleu pour les employés admissibles dans la colonne Lettre de récompense de la feuille de travail pour un cycle de rémunération approuvé ou terminé. L’icône de lettre de récompense s’affiche en gris pour les employés non admissibles ou les employés exclus du processus d’affichage des éléments de paie. Cette icône est attribuée par défaut aux employés admissibles si un seul modèle de lettre de récompense est configuré pour le cycle de rémunération. Lorsque plus d’un modèle de lettre de récompense est configuré pour le cycle de rémunération, vous devez enregistrer le modèle requis pour afficher l’icône pour les employés. Consultez Enregistrer les lettres de récompense. Passez votre curseur sur l’icône de lettre de récompense pour afficher le nom du modèle de lettre de récompense enregistré pour l’employé. Vous pouvez cliquer sur l’icône de lettre de récompense en tout temps pour générer et télécharger rapidement la lettre de récompense pour l’employé.
Veuillez noter ce qui suit au sujet des lettres de récompense du module Rémunération :
- Vous ne pouvez pas générer de lettres de récompense pour les employés qui sont exclus manuellement du processus de publication des éléments de paie. Ces employés sont mis en évidence dans la feuille de travail et lorsque vous les sélectionnez, le bouton Lettre de récompense n’est pas activé.
- Si vous avez besoin d’une lettre de récompense pour ces employés, un administrateur de la rémunération peut en créer une. Cependant, un rapport sur les attributions exclues est inclus.
- Les éléments de paie qui utilisent des lignes directrices avec montants fixes au lieu de lignes directrices basées sur les pourcentages s’affichent sans pourcentage d’affectation.
- Si votre organisation utilise des titres professionnels, ce titre professionnel peut s’afficher à la place de l’intitulé d’affectation d’emploi dans la section Promotions de la lettre de récompense.
- Lorsque vous imprimez la lettre, Dayforce localise le contenu pour chaque employé en fonction de ses paramètres Culture et Culture numérique dans le volet Admin. système > Utilisateur. Cette fonctionnalité permet aux employés d’afficher les renseignements sur leur rémunération dans la langue et le format numérique qui leur sont familiers. Si le modèle de lettre de récompense n’est pas localisé pour le réglage de culture préférée de l’employé, Dayforce imprimera cette lettre en utilisant la culture par défaut pour le modèle.
N. B. : Lorsqu’une lettre de récompense est générée après que des modifications aient été apportées pendant le processus de publication, la lettre de récompense affiche les renseignements mis à jour.