Vous pouvez ajouter et gérer des dossiers d’arriérés et de soldes pour les retenues dans la section Arriérés et soldes au bas de l’écran Paie > Choix relatifs à la paie.
Soldes
Dayforce peut suivre les soldes des prêts et déduire automatiquement les paiements des revenus d’un employé jusqu’à ce que le solde soit entièrement remboursé. Ces retenues de solde dégressives sont généralement utilisées pour des prêts sans intérêt pour des ordinateurs ou d’autres équipements. Le suivi de ce type de retenues comprend l’entrée du solde initial du montant et l’entrée d’un horaire de remboursement à suivre jusqu’à ce que le montant soit remboursé.
Lorsque vous ajoutez le solde dû par l’employé, vous devez configurer la manière dont l’employé rembourse le prêt en créant un choix relatif à la paie. Ce choix permet de configurer la fréquence d’application de la retenue le montant déduit. Par exemple, pour rembourser un prêt pour un ordinateur, vous ajoutez un choix de retenue dans l’écran pour prélever 35 $ sur chaque paie jusqu’à ce que le prêt soit remboursé. Lorsque le solde du prêt est nul, Dayforce cesse d’appliquer la retenue.
Important : Afin de créer un solde pour une retenue, le code de retenue doit avoir la case Solde dégressif cochée dans le sous-onglet Options de l’onglet Retenues dans la fonction Configuration de la paie > Revenus et retenues.
Lorsqu’un montant programmé est déduit de la paie d’un employé dans Paie, Dayforce ajoute automatiquement une transaction à l’inscription du solde et met à jour le solde actuel dans l’onglet Soldes de la section Arriérés et Soldes de l’écran Choix relatifs à la paie.
Dans la capture d’écran ci-dessous, une transaction de 35 $ est ajoutée à la retenue du prêt informatique. La colonne Généré par le système affiche Oui, ce qui indique que Dayforce l’a ajouté automatiquement.
Vous pouvez également ajouter manuellement des transactions pour enregistrer les paiements effectués par les employés en dehors du processus de paie normal, sans effectuer automatiquement de retenues sur les revenus d’un employé.
Les employés utilisent souvent des chèques distincts pour rembourser des prêts ou des retenues arriérées, les fonds provenant directement de leurs comptes bancaires et non de la paie. Par conséquent, vous devez entrer les détails de ces paiements afin que l’application puisse réduire le montant du prêt en suspens ou du solde des arriérés.
Par exemple, la retenue d’un salarié est en retard de 500 $ et il dispose de 250 dollars de revenus supplémentaires lors de son prochain salaire. Dayforce déduit automatiquement les 250 dollars supplémentaires et les applique au solde des arriérés. Le nouveau solde est de 250 dollars.
L’employé fait un chèque de 200 dollars et le remet au service de la paie. Un gestionnaire de paie saisit la transaction dans l’onglet Arriérés, ce qui réduit le solde des arriérés à 50 $. Le jour de paie suivant, Dayforce ne prélève que 50 dollars pour couvrir le solde des arriérés.
Au lieu de définir un choix relatif à la paie, vous pouvez également saisir les paiements effectués pour des soldes dégressifs, tels que des prêts. Ces paiements peuvent être des remboursements de prêts supplémentaires ou les seuls remboursements lorsque Dayforce n’est pas configuré pour les déduire automatiquement des revenus.
Par exemple, si un employé dispose de six mois pour rembourser un prêt sans calendrier de remboursement spécifié, vous pouvez saisir les montants de remboursement tels qu’ils sont fournis par l’employé.
Dossiers d’arriérés
Un processus similaire à celui décrit ci-dessus pour les soldes peut être utilisé pour les montants de retenues dans les arriérés.
Lorsqu’un paiement de retenue programmé n’est pas effectué en raison d’une insuffisance de fonds sur un chèque de paie, Dayforce ajoute automatiquement une inscription d’arriérés à l’écran Choix relatif à la paie. Dayforce peut effectuer automatiquement des retenues sur les revenus de l’employé jusqu’à ce que le solde du prêt ou des arriérés soit remboursé.
N. B. : Une retenue ne peut entrer en arriérés que si elle a la case Autoriser les arriérés cochée dans le sous-onglet Général de l’onglet Retenues dans Configuration de la paie > Revenus et retenues.
Dans cet exemple, l’application est incapable de collecter un montant prévu de 75 dollars dans la liste de paie. Elle ajoute donc automatiquement ce qui suit à l’onglet Arriérés sur l’écran Choix relatifs à la paie :
- Un dossier d’arriérés pour la retenue.
- Une transaction de solde de 75 $ dans ce dossier d’arriérés.
Tout comme pour les soldes, vous pouvez ajouter manuellement un dossier d’arriérés dans l’onglet Arriérés. En outre, vous pouvez créer des transactions dans des dossiers d’arriérés individuels pour ajuster les arriérés si nécessaire.
N. B. : Il est également possible de créer un solde d’arriérés par l’intermédiaire de l’onglet Entrée rapide de la paie en créant une entrée de paie ayant la case Déduire les arriérés cochée.
Ajouter des soldes ou des dossiers d’arriérés
Pour ajouter un solde ou un dossier d’arriérés :
- Allez à la fonction Gens, ouvrez le profil d’un employé et cliquez sur Paie > Choix relatifs à la paie.
- Dans la section Arriérés et soldes au bas de l’écran, cliquez sur l’onglet Arriérés ou l’onglet Soldes.
- Cliquez sur Ajouter.
- Sélectionnez une option dans la liste déroulante Code et entrez une description.
- Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Si vous créez un dossier de solde, modifiez la date d’entrée en vigueur au besoin. La date du jour est la valeur par défaut.
- Si vous créez un dossier d’arriérés, modifiez la date des premiers arriérés au besoin. La date du jour est la valeur par défaut.
- Pour les soldes uniquement, entrez le montant du solde de départ. Ce champ n’est pas disponible pour les arriérés. Dayforce calcule le solde des arriérés sur la base des transactions individuelles dans cette inscription d’arriérés.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter manuellement un solde ou des transactions d’arriérés
Pour ajouter une transaction à un solde ou un dossier d'arriérés :
- Allez à la fonction Gens, ouvrez le profil d’un employé et cliquez sur Paie > Choix relatifs à la paie.
- Dans la section Arriérés et soldes au bas de l’écran, cliquez sur l’onglet Arriérés ou l’onglet Soldes.
- Sélectionnez un dossier d’arriérés ou de solde dans la liste et dans la section Transaction au bas de l’écran, cliquez sur Ajouter.
- Dans le champ Delta, entrez une valeur négative pour diminuer les arriérés ou le solde et une valeur positive pour augmenter les arriérés ou le solde.
- (Facultatif) Mettez à jour la date de transaction, qui est par défaut la date du jour.
- Cliquez sur Enregistrer.