Vous pouvez définir des ensembles de modifications afin que vous et d’autres utilisateurs puissiez les réutiliser dans des périodes de paie régulières ou hors cycle qui appartiennent au même groupe de paie. Par exemple, si vous créez un ensemble de modifications réutilisable pour la période de paie 02 - 00 du groupe de paie à la quinzaine des États-Unis, il est également disponible pour les périodes de paie 02 - 01 et 03 - 00 de ce groupe de paie.
Le principal avantage de la réutilisation d’un ensemble de modifications est qu’elle vous permet de générer des copies des entrées rapides affectées à l’ensemble de modifications à partir d’autres périodes de paie. Par exemple, supposons que vous ayez créé 25 entrées rapides dans une période de paie le trimestre dernier et que vous deviez créer un ensemble d’entrées très similaire dans une période de paie de ce trimestre. Si vous avez affecté ces entrées à un ensemble de modifications réutilisable dans la période de paie précédente, vous pouvez configurer l’application pour qu’elle génère des copies de ces entrées dans la période de paie en cours. L’application les ajoute en tant que nouvelles entrées que vous pouvez modifier au besoin :
Lorsque vous réutilisez des entrées d’une autre période de paie, cela n’a aucune incidence sur les entrées originales ou la période de paie de laquelle elles ont été copiées.
Notez le comportement suivant lorsque vous réutilisez les entrées rapides d’une autre période de paie :
- Lorsque l’employé auquel l’entrée rapide est affectée n’est pas affecté à l’ensemble de modification dans la période de paie en cours, l’application ajoute l’entrée rapide à la liste avec un message d’avertissement.
- Lorsque l’employé auquel l’entrée rapide est affectée ne fait plus partie du groupe de paie, l’application ajoute l’entrée à la liste avec un message d’erreur.
- Lorsque l’employé auquel l’entrée rapide est affectée a le statut En cessation d’emploi et que vous n’avez pas ajouté manuellement l’employé à la période de paie en tant qu’employé en cessation d’emploi, l’application ajoute l’entrée à la liste avec un message d’erreur. Consultez Inclure les employés en cessation d’emploi dans les périodes de paie.
Vous pouvez définir un ensemble de modification comme étant réutilisable lorsque vous le créez pour la première fois ou vous pouvez le mettre à jour pour qu’il soit réutilisable plus tard. Vous définissez des ensembles de modification comme réutilisables dans la fenêtre de dialogue Gérer les ensembles de modification en sélectionnant l’option Réutilisable dans la colonne Type et en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Lorsque vous ouvrez la fenêtre de dialogue Gérer les ensembles de modification pour toute autre période de paie du même groupe de paie (par exemple, la prochaine période de paie), l’application affiche l’ensemble de modification réutilisable dans la liste. Cependant, les paramètres Chargé, Heures/Unités, Revenus, Retenues, Impôts et Employés sont effacés et vous devez les redéfinir pour la période de paie en question.
Si vous avez coché la case Tous les employés pour l’ensemble de modification original, cette case est également cochée pour l’ensemble de modifications dans la nouvelle période de paie. Cela signifie que tous les employés du groupe de paie sont automatiquement affectés à l’ensemble de modification. Cependant, vous pouvez toujours décochez la case Tous les employés.
N. B. : Modifier le nom ou la description, la liste déroulante Type ou la case Tous les employés d’un ensemble de modification réutilisable ne remplacera pas les paramètres des périodes de paie où l’ensemble de modification est déjà utilisé.
Si vous souhaitez utiliser l’ensemble de modification, vous devez d’abord le charger. Avant de pouvoir charger un ensemble de modification pour l’utiliser, vous devez l’affecter à au moins un employé ou cliquer sur la case Tous les employés.
Vous chargez un ensemble de modification dans la boîte de dialogue Gérer les ensembles de modification en cliquant sur la case Chargé. Si l’ensemble de modification a été affecté à au moins une entrée rapide dans une autre période de paie, l’application affiche automatiquement la boîte de dialogue Charger l’ensemble de modification :
Cette fenêtre de dialogue vous donne la possibilité de copier les entrées rapides affectées à l’ensemble de modification à partir d’une autre période de paie.
Si l’ensemble de modification n’est pas affecté à au moins une entrée dans d’autres périodes de paie, la boîte de dialogue Charger l’ensemble de modification ne s’affiche pas et l’ensemble de modification se charge normalement.
Dans la boîte de dialogue Charger l’ensemble de modification, vous pouvez cliquer sur OK pour terminer le chargement de l’ensemble de modification sans charger les entrées rapides. Lorsque vous faites cela, l’application vous renvoie à la boîte de dialogue Gérer les ensembles de modification. À ce stade, l’ensemble de modification est chargé et vous n’avez pas besoin de cliquer sur Enregistrer.
Sinon, vous pouvez cocher la case Inclure les données pour activer la liste déroulante Période sélectionnée, à partir de laquelle vous pouvez sélectionner une période de paie ayant des entrées rapides affectées à l’ensemble de modification :
La liste déroulante Période sélectionnée peut afficher jusqu’à cinquante périodes de paie. Une fois que vous avez sélectionné une période de paie et que vous avez cliqué sur OK, l’application vous ramène à la boîte de dialogue Gérer les ensembles de modification. À ce stade, l’ensemble de modification est chargé et vous n’avez pas besoin de cliquer sur Enregistrer.
Lorsque vous cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Gérer les ensembles de modification, l’application affiche les entrées rapides qui ont été affectées à l’ensemble de modification dans la période de paie que vous avez sélectionnée. Vous pouvez modifier, enregistrer ou supprimer ces entrées selon vos besoins :