Les renseignements fiscaux concernant les employés travaillant pour des organisations au Canada et aux États-Unis sont disponibles dans l’écran Paie > Renseignements fiscaux dans Gens.
Dayforce utilise les définitions d’impôt d’un employé pour déterminer les impôts à retenir et, dans certains cas, les valeurs à utiliser pour calculer les montants. Les administrateurs de la paie, les administrateurs des RH, ou d’autres utilisateurs ayant accès, effectuent habituellement cette évaluation lorsque les employés sont embauchés, bien que vous puissiez modifier les définitions d’impôt à tout moment.
Pour chaque employé, l’application affiche les impôts appliqués au revenu d’un employé dans la section Cotisation sociale de l’employé de l’écran Paie > Définitions des impôts dans la fonction Gens :
Cette liste d’administrations fiscales est générée automatiquement sur la base de l’adresse du lieu de travail de l’employé. L’adresse de travail d’un employé est déterminée par l’emplacement de son affectation de travail principale. Pour les employés américains, la liste des autorités fiscales est également basée sur l’adresse de résidence principale de l’employé.
Ainsi, pour un employé dont l’affectation de travail principale a un emplacement dans la province de l’Ontario, l’application applique les impôts fédéraux canadiens et les impôts provinciaux de l’Ontario. Ils sont affichés dans la section Cotisation sociale de l’employé.
Pour les impôts appliqués, l’application utilise les valeurs par défaut pour déterminer le montant de l’impôt à retenir qui devrait s’appliquer à la majorité des employés. Par exemple, Dayforce utilise le montant fédéral réclamé pour déterminer l’impôt fédéral sur le revenu des employés canadiens, à moins qu’il ne soit remplacé.
Dayforce applique les paramètres fiscaux dans l’ordre suivant :
- Remplacements de la personne morale : chaque personne morale peut être configurée comme exempt d’impôt pour un impôt; si c’est le cas, tous les employés qui travaillent dans des emplacements affectés à cette personne morale sont exemptés de payer l’impôt. Cela remplace tous les renseignements fiscaux affichés dans les dossiers de l’employé dans la fonction Gens.
- Sections Information sur l’impôt fédéral, Information sur l’impôt provincial ou de l’État : chaque groupe d’impôts (fédéral et étatique ou provincial) a une section distincte dans l’écran Paie > Définitions des impôts de la fonction Gens. Ces sections contiennent une variété de paramètres utilisés pour remplacer les valeurs par défaut pour tous les impôts de leur type.
- Par exemple, vous pouvez définir un montant total de réclamation qui sera utilisé pour tous les impôts fédéraux au lieu des valeurs par défaut de l’application.
- Paramètres fiscaux particuliers : certains impôts ont des paramètres particuliers qui remplacent les valeurs par défaut ou les valeurs de la section des renseignements fiscaux de leur type. La définition de paramètres pour des impôts d’État précis remplace toute valeur précisée dans la section Information sur l’impôt de l’État, tandis que la définition de paramètres pour des impôts fédéraux remplace les valeurs de la section Information sur l’impôt fédéral.
Dayforce utilise toujours les valeurs de paramètres d’un impôt précis pour un employé. Si aucun paramètre propre à cette taxe n’a été configuré dans la section Cotisation sociale de l’employé, Dayforce utilise les valeurs de la section Information sur l’impôt fédéral ou de la section Information sur l’impôt provincial ou d’État s’il s’agit d’un impôt fédéral, d’un État ou d’une province. Si aucun paramètre n’est configuré pour l’employé dans les sections des renseignements fiscaux, Dayforce utilise les valeurs par défaut du système.
Par exemple, pour l’impôt fédéral sur le revenu, l’application vérifie d’abord le Montant total de la réclamation dans la section Information sur l’impôt fédéral et utilise toute valeur qui y est fournie, au lieu du montant de la réclamation par défaut. Ensuite, elle vérifie le champ Montant total de la réclamation dans la section Cotisation sociale de l’employé et utilise toute valeur qui y est fournie à la place. Si les deux champs de remplacement sont vides, l’application ne remplace pas le montant de la réclamation de l’employé et utilise plutôt le montant de la réclamation par défaut.
Lorsque vous mettez à jour les renseignements fiscaux d’un employé, Dayforce affiche des messages d’information sur les modifications. Par exemple, un employé est transféré à un emplacement dans une autre ville. Lorsque cela se produit, un administrateur des RH doit mettre à jour l’adresse de l’employé dans le dossier de cet employé dans Gens. Lorsque l’administrateur enregistre les modifications, le localisateur d’impôt de l’application (qui effectue le calcul des impôts en fonction du lieu de résidence des employés) met à jour les renseignements fiscaux de l’employé et affiche un message d’information.
Dans la section Cotisation sociale de l’employé, les nouveaux impôts sont marqués d’un crochet vert, comme illustré ici :
Passez le curseur sur une icône de crochet vert pour obtenir plus de renseignements sur le nouvel impôt.
Impôts américains
Pour les employés aux États-Unis, le montant de l’impôt retenu est déterminé par :
- La situation familiale, qui détermine le taux d’imposition qui s’applique à un employé et les montants de retenues qui s’appliquent à la déclaration de revenus de cet employé.
- La situation familiale d’un employé est basée sur son état matrimonial au dernier jour de l’année. Si, par exemple, un employé divorce ou se sépare en juin, il est considéré comme célibataire pendant toute l’année. Inversement, un employé marié le 30 décembre est considéré comme ayant été marié pendant toute l’année.
- Un employé marié qui produit une déclaration de revenus avec son ou sa conjoint(e) peut, par exemple, payer moins d’impôts qu’un employé célibataire.
- Les indemnités, qui s’appliquent aux impôts retenus sur des revenus tels que des primes et des commissions.
- Les employés peuvent obtenir une indemnité pour chaque exonération réclamée dans leur déclaration de revenus. Ces exonérations peuvent inclure les employés eux-mêmes, leurs conjoint(e)s et leurs personnes à charge; ainsi que certaines retenues et certains crédits. Chaque indemnité réclamée par un employé réduit le montant de l’impôt retenu.
L’écran Définitions des impôts pour les employés américains peut comporter les sections suivantes :
| Section | Description |
|---|---|
| Information sur l'impôt fédéral | Permet d’afficher et de mettre à jour les exemptions de l’impôt fédéral qui s’appliquent à l’employé. |
| Information sur l’impôt de l’État | Afficher et mettre à jour les exemptions d’impôt provincial ou d’État particulières à l’employé. |
| Paramètres de déclaration trimestrielle/annuelle | Permet d’afficher et de mettre à jour des paramètres de la production des rapports fiscaux propres à l’employé pour la juridiction fédérale et certaines juridictions d’État. |
| Imposition spéciale |
Afficher et mettre à jour les paramètres d’imposition spéciale pour l’employé. |
| Impôt uniforme | Permet d’afficher et de mettre à jour les remplacements de l’impôt fixe de l’employé pour les impôts fédéraux ou d’État. |
| Cotisation sociale de l'employé | Permet d’afficher et de mettre à jour les remplacements de taxe de l’employé. |
Exigences d’adresse pour les impôts locaux aux États-Unis
Lorsque les adresses des employés qui vivent dans des États avec des impôts locaux sont configurées sans type de route dans le champ Adresse ou sans une valeur dans le champ Comté, l’application affiche un message vous rappelant que les impôts locaux ne peuvent pas être appliqués s’il manque ces renseignements. Si l’adresse est enregistrée sans ce renseignement, l’application n’applique pas les impôts locaux à cet employé.
Cette validation est effectuée pour les États suivants : AL, AR, CA, CO, DE, IN, KY, MD, MI, MO, NJ, NY, OH, OR, PA, TX et WV. La validation pour les comtés n’est effectuée que pour OH, PA et IN.
Impôts canadiens
Pour les employés au Canada, le montant de l’impôt retenu est déterminé par :
- Le nombre de réclamations que les employés ont faites sur leurs formulaires de déclaration des crédits d’impôt personnels TD1.
- Tout montant supplémentaire dont l’employé a demandé la retenue.
- Divers montants de retenues et de cotisations, tant au niveau fédéral que provincial.
Consultez Définitions des cotisations sociales pour les employés canadiens.
Saisie des dérogations fiscales pour le Canada et les États-Unis
Les étapes suivantes décrivent comment vérifier les impôts appliqués à un employé et, si nécessaire, fournir des remplacements au niveau de l’impôt ou du groupe d’impôts.
Vous pouvez consulter les renseignements fiscaux dans la fonction Gens. Tout d’abord, chargez les dossiers de l’employé approprié.
Pour vérifier les renseignements fiscaux de l'employé :
- Allez à la fonction Gens, ouvrez le profil de l’employé et cliquez sur Paie > Définitions des impôts.
- L'application affiche les impôts appliqués au revenu de l'employé dans la section Retenue d'impôt de l'employé.
- Vous pouvez filtrer cette liste en sélectionnant des valeurs dans le paramètre Type d’impôt, la liste déroulante Afficher uniquement et le paramètre Personne morale et en cliquant sur le filtre Appliquer. Vous pouvez également filtrer en fonction d'une description fournie dans le champ Description.
- Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les impôts fédéraux et les impôts des employés en sélectionnant Fédéral dans le paramètre Type d’impôt et Impôts de l’employé dans la liste déroulante Afficher uniquement.
- N. B. : Cliquez sur le bouton Effacer le filtre pour afficher tous les impôts applicables.
- Pour remplacer les paramètres d’un impôt spécifique :
- Sélectionnez l’impôt approprié.
- Cliquez sur Ajouter sous la liste des impôts.
- Cliquez sur l’icône de calendrier Date de début et sélectionnez le moment où les valeurs de remplacement entrent en vigueur.
- Par exemple, pour remplacer le montant réclamé par un employé pour l’impôt fédéral sur le revenu pour la période des impôts 2024, sélectionnez le 1er janvier 2024 dans le calendrier.
- Cliquez sur l’icône de calendrier Date de fin et sélectionnez la date de fin en vigueur du remplacement.
- Pour certains impôts, vous pouvez cocher la case Exempt d'impôt et de salaire imposable pour appliquer l’exonération et ne pas tenir compte du salaire imposable.
- N. B. : Vous pouvez sélectionner soit la case Exempt d’impôt uniquement, mettre à jour les salaires, soit la case Exempt d’impôt et de salaire imposable, pas les deux.
- Si l’impôt a atteint une limite et doit être désactivé, cochez la case Exempt d’impôt et de salaire imposable.
- Dans les cas où le localisateur d’impôt affecte des impôts locaux incorrects qui ne peuvent pas être supprimés, cochez la case Désactiver l’impôt pour marquer l’impôt comme désactivé.
- Fournissez des valeurs dans les paramètres d’impôt que vous souhaitez que l'application utilise pour l'employé. Ces paramètres varient en fonction de l’impôt.
- Pour les impôts américains, les paramètres fiscaux suivants peuvent s’appliquer :
- Code de calcul alternatif : si l’employeur utilise une autre méthode pour calculer les retenues fiscales fédérales, sélectionnez cette méthode dans la liste déroulante.
- Montant d’exonération : tapez le nombre de membres de la famille à charge que l’employé a réclamés sur le formulaire W-4.
- Situation familiale : sélectionnez une option qui décrit le statut de l’employé, comme célibataire ou marié, dans la liste déroulante. Ce statut est utilisé pour les retenues fiscales fédérales.
- Montant supplémentaire d’impôt : entrez le montant supplémentaire en dollars à retenir. Ce montant est retenu sur chaque chèque de paie à la demande de l’employé. La retenue de ce montant vise à réduire ou à éliminer la possibilité pour l’employé de ne pas payer assez d’impôt et de devoir payer une facture d’impôt. Vous pouvez trouver le montant à retenir dans le formulaire W-4 de l’employé, le certificat d’allocation de retenue de l’employé.
- Pourcentage supplémentaire d’impôt : entrez le pourcentage du salaire de l’employé à retenir. Ce montant est retenu sur chaque chèque de paie à la demande de l’employé. La retenue de ce montant vise à réduire ou à éliminer la possibilité pour l’employé de ne pas payer assez d’impôt et de devoir payer une facture d’impôt. Vous pouvez trouver le montant à retenir dans le formulaire W-4 de l’employé, le certificat d’allocation de retenue de l’employé.
- Code d’exonération de l’État : sélectionnez un code d’exonération dans la liste déroulante. Cette option ne s’applique qu’aux retenues d’impôt fédérales et aux retenues d’impôt de certains États.
- Code de résident : sélectionnez l’une des options suivantes dans cette liste déroulante :
- Résidence/Travail : l’employé habite sur le lieu de travail ou travaille depuis son domicile.
- Résidence/Travail 1/1 : l’employé habite sur le lieu de travail ou travaille depuis son domicile. Cette option ne s’applique qu’aux employés dans l’Indiana.
- Non-résident : l’employé travaille dans une juridiction, mais habite dans une autre. Par exemple, l’employé travaille à New York, mais vit dans le New Jersey.
- Résident : l’employé habite et travaille dans la même juridiction.
- Résident le 1/1 : l’employé habite et travaille dans la même juridiction. Cette option ne s’applique qu’aux employés dans l’Indiana.
- Travail le 1/1 : pour les employés de l’Indiana, travaille dans l’État, mais vit ailleurs.
- Code d’autoajustement : cochez cette case pour que Dayforce tente de combler tout déficit si trop peu d’impôt est retenu pour la période de paie en cours.
- Réciprocité : cochez cette case pour indiquer que l’État dans lequel l’employé réside a un accord fiscal de réciprocité avec l’État dans lequel l’employé travaille. L’employé ne paie que l’impôt qui s’applique à l’État ou à la ville où il vit.
- Code du certificat : sélectionnez une option dans cette liste déroulante pour indiquer une des configurations de réciprocité suivantes :
- 0 – Aucun certificat dans le dossier : l’employé n’a pas de certificat de non-résidence dans son dossier (également appelé formulaire d’exonération). L’application applique uniquement les retenues fiscales locales à l’emplacement de travail.
- N. B. : Lorsque la case Retenues locales de courtoisie anticipées est cochée pour activer les retenues fiscales pour la résidence et l’emplacement de travail au niveau de la personne morale, les administrateurs utilisent cette option pour remplacer la configuration d’un employé individuel.
- 1 – Certificat de non-résidence dans le dossier : l’employé a déposé un certificat de non-résidence auprès de son employeur dans le District de Columbia, qui indique qu’il réside en dehors de l’État dans lequel il travaille. L’application applique les retenues locales de la résidence de l’employé, en plus des retenues fiscales locales de l’emplacement de travail.
- N. B. : Cette option s’applique uniquement lorsque l’État de non-résidence est le District de Columbia.
- 3 - Retenues d’État de courtoisie : l’application applique les retenues locales de la résidence de l’employé, en plus des retenues fiscales locales de l’emplacement de travail. Généralement, cette option n’est sélectionnée que lorsque la case Retenues locales de courtoisie anticipées est décochée au niveau de la personne morale.
- N. B. : L’option Code du certificat n’est pas requise par tous les États. Cependant, pour les États qui exigent un formulaire d’exonération, un administrateur doit sélectionner cette option pour activer la réciprocité. De plus, toute configuration au niveau de l’employé remplace les paramètres de la personne morale. Tous les paramètres énumérés ci-dessus sont disponibles pour les retenues d’impôt fédérales et d’État. Pour les autres impôts fédéraux, d’État et locaux, seuls les paramètres du code de rajustement automatique et du code de résidence sont disponibles.
- Pour les impôts canadiens, consultez les sections Configurer l’information sur l’impôt fédéral canadien et Définir les renseignements fiscaux provinciaux canadiens.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez également fournir des valeurs pour tous les types d’impôts (fédéral ou d’État/province des États-Unis ou du Canada). Ces remplacements sont appliqués à tous les impôts de ce type qui n’ont aucun paramètre précis défini pour l’employé.