Cette section donne un aperçu de la manière de rajuster les dossiers de temps et de présence des employés à l’aide des fonctions du module Gestion des effectifs de Dayforce. En ajustant les dossiers de temps et de présence d’un employé, vous modifiez le temps et les heures pendant lesquelles il a effectué une action. Dayforce peut suivre diverses catégories d’heures, y compris quand l’employé a travaillé, quand il était en vacances ou en congé de maladie.
Le rajustement des dossiers de temps et de présence d’un employé en enregistrant des quarts de travail ou en modifiant les heures de début ou de fin de travail de l’employé peut avoir plusieurs ramifications, en plus de modifier le nombre d’heures pour lesquelles il est payé; les règles de paie de la GMO peuvent examiner divers facteurs, y compris le nombre d’heures de travail quotidiennes et hebdomadaires des employés, quand ils travaillent et la fréquence à laquelle ils prennent des pauses. Le rajustement de ces détails peut ensuite avoir une incidence non seulement sur le nombre d’heures rémunérées d’un employé, mais aussi sur les primes ou les heures supplémentaires qu’il gagne.
De plus, les heures travaillées peuvent avoir une incidence sur les accumulations et les soldes, comme les jours personnels, les heures de congés payés ou les jours de maladie; l’enregistrement d’un jour de congé maladie pour un employé, alors qu’il était juste absent pour son quart peut signifier que l’employé sera payé pour ces heures (si les jours de maladie sont payés), mais une journée sera également déduite du solde de jours de maladie disponibles pour l’employé.
De plus, pour les employés qui gagnent des soldes en fonction du nombre d’heures de travail, par exemple, une heure de congé payé pour chaque tranche de 35 heures travaillées, le rajustement du nombre d’heures travaillées par un employé peut également rajuster le montant des soldes qu’il gagne pour une période de paie donnée.
D’autres fonctions de Dayforce peuvent dépendre de dossiers de temps et de présence exacts afin de produire des rapports et de planifier, y compris les fonctions Régime, gestion des tâches et gestion de projet, ainsi que plusieurs rapports de temps et de présence.
Ces raisons bénéficient des rajustements des dossiers de temps et de présence des employés par le biais des fonctions du module Gestion des effectifs de Dayforce, au lieu de corriger leurs gains directement par le traitement de la paie avec une entrée rapide. Cependant, dans certaines circonstances et selon les pratiques de votre organisation, il peut être avantageux ou plus approprié d’utiliser la fonctionnalité d’entrée rapide.
Le rajustement des dossiers de temps et de présence à l’aide du module Gestion des effectifs exige que ces fonctions de Dayforce soient configurées et que vous ayez accès soit à la fonction Feuilles de temps, soit à la fonction Feuille de temps du gestionnaire.
N. B. : Communiquez avec votre administrateur système pour en savoir davantage sur les fonctions qui ont été activées pour vous et si Dayforce a également été configurée en tant qu’application comprenant le module Gestion des effectifs.
La modification des dossiers de temps et de présence comprend :
- Chargement de la feuille de temps pour les dates et l’emplacement appropriés : Selon la configuration de Dayforce, vous chargez la feuille de temps de l’une des deux façons suivantes : en sélectionnant une semaine dans le calendrier, ou par période de paie. Lorsqu’elle est chargée, la feuille de temps répertorie les employés par rapport aux jours de la semaine, en créant une grille, de sorte que chaque cellule représente un dossier de temps et de présence unique pour un employé et une date spécifiques.
- Enregistrement des quarts travaillés : Si les dossiers de temps et de présence d’un employé n’incluent pas tous les quarts de travail qu’il a réellement effectués, corrigez le problème en enregistrant un nouveau quart de travail sur la feuille de temps.
- Modification des quarts enregistrés : Si les heures de travail enregistrées par un employé ne sont pas exactes, modifiez les détails en changeant les heures de début et de fin ou en ajoutant ou en supprimant les repas et les pauses.
- Rajustements de la paie : Les rajustements de la paie sont utilisés pour enregistrer des paiements forfaitaires, généralement pour des primes, des commissions ou d’autres situations dans lesquelles les employés gagnent une somme d’argent spécifique mais qui n’est pas liée à la réalisation d’un certain nombre d’heures de travail. Sinon, les rajustements peuvent être utilisés pour tenir compte des absences, en couvrant le temps programmé non travaillé par du temps de maladie ou de vacances.
Pour obtenir des instructions détaillées sur la façon d’effectuer ces actions et plus de renseignements sur la feuille de temps et les dossiers de temps et de présence dans le module Gestion des effectifs, consultez le sujet « Prendre les présences et corriger la paie » dans le Guide du gestionnaire. Vous pouvez également modifier les dossiers de temps et de présence des employés à l’aide de la feuille de temps du gestionnaire. Consultez « Feuille de temps du gestionnaire » dans le Guide du gestionnaire.
Lorsque ces modifications sont apportées aux dossiers de la période de paie en cours, les résultats sont automatiquement transmis à la paie; rajuster les heures travaillées d’un employé à 38 heures au lieu de 36 déclenche la création de deux heures supplémentaires de revenus basés sur le temps (en supposant que le temps est mappé avec un revenu).
N. B. : Dayforce a déjà été configurée pour que les heures inscrites dans les dossiers de temps et de présence d’un employé ajustent les revenus appropriés dans la paie; par exemple, une heure marquée par le code de paie WRK sur la feuille de temps se traduit par une heure de gains réguliers dans la paie. Pour en savoir davantage sur le fonctionnement de ces mappages et sur les heures de la feuille de temps qui contribuent aux différents revenus, contactez votre administrateur système.
Toute modification apportée aux périodes de paie antérieures déjà approuvées entraîne des rajustements rétroactifs; Dayforce réapplique les règles de paie du module Gestion des effectifs, en recalculant les heures supplémentaires ou les primes que l’employé aurait dû gagner.
Si des traitements rétroactifs sont créés et qu’ils ont une incidence sur la façon dont les employés sont payés, comme l’enregistrement d’un quart manqué pour une période de paie précédente, les corrections sont reflétées dans la paie de l’employé pour la période de paie en cours.
Par exemple, un employé a été appelé pour travailler deux quarts imprévus au cours de la dernière fin de semaine de mai, mais a oublié de l'inscrire sur sa feuille de temps; puisque l’employé est payé deux fois par mois, les heures travaillées devraient apparaître sur son deuxième chèque de paie du mois de mai. Cependant, ni l’employé ni son superviseur a corrigé les quarts manqués et, par conséquent, la paie n’a pas été incluse dans le chèque de paie de l’employé. L'employé vérifie son bulletin de paie et remarque l'omission au cours de la deuxième semaine de juin; pour corriger l'omission, des rajustements rétroactifs sont créés, enregistrant les quarts travaillés la dernière fin de semaine de mai, ce qui donne lieu à 16 heures en plus d’heures payées.
Étant donné que ces rajustements aux dossiers de temps et de présence de l’employé étaient rétroactifs et pour une période de paie déjà payée, Dayforce ajoute les 16 heures de gains réguliers à la période de paie en cours.