Cet outil permet aux utilisateurs du soutien technique d’aider les clients à exécuter des périodes de paie s’il y a des transactions problématiques dans les périodes de paie qui vous empêchent d’exécuter cette période de période de paie. L’outil déplace les éléments suivants :
- Données relatives au temps
- Paie automatique
- Entrées rapides
- Entrées de chèques
Avant de commencer : Cette tâche est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle Utilisateur du service.
Important : La fonction Utilisateur du service pour retirer des transactions d’une période de paie est un processus irréversible qui peut entraîner une perte de paiements pour les employés. Elle ne doit pas être utilisée comme option standard pour résoudre les problèmes d’exécution de la paie. Pour cette raison, ce nouvel outil est interne seulement.
Si un administrateur de la paie calcule une période de paie et rencontre une ou plusieurs transactions problématiques qui empêchent l’exécution de la période de paie (problèmes qu’il ne peut pas résoudre lui-même), en tant qu’utilisateur avec rôle du service, vous pouvez ouvrir un assistant pour déplacer les transactions problématiques hors de la période de paie dans une période de paie hors cycle, ce qui retarde le traitement de ces transactions problématiques jusqu’à ce qu’elles puissent être corrigées. Cette fonction permet d’exécuter la période de paie normale sans retard inutile.
Tous les calculs et validations pour l’employé déplacé seront reportés sur une période de paie hors cycle désignée. Aucun revenu généré, ni aucune paie automatique, ni aucune retenue en arriéré, ni aucun droit ne seront générés.
Lorsque vous avez chargé une période de paie calculée et validée dans Paie > Gestion de la période de paie, vous pouvez cliquer sur l’onglet Rajustements, puis sur le bouton Rajustement automatique qui lance l’assistant :
Lorsque vous cliquez sur Rajustement automatique, l’assistant de Rajustement automatique se lance. Le premier écran de l’assistant est l’écran Sélectionner un type de rajustement, qui indique les types de rajustement parmi lesquels vous pouvez choisir. Sélectionnez l’option Retarder le traitement de l’employé jusqu’à la période de paie hors cycle, comme il est indiqué ci-dessous :
Cliquez sur Suivant pour passer à l’écran Sélectionner les paiements à ajuster ou Sélectionner les transactions à déplacer de l’assistant de Rajustement automatique. Prenez note que Sélectionner les paiements à ajuster et Sélectionner les transactions à déplacer font référence au même écran. Vous pouvez voir l’un de ces noms, ou les deux, dans l’assistant de Rajustement automatique.
Dans cet écran, vous pouvez rechercher et sélectionner le ou les employés à déplacer, puis passer à l’écran Confirmer, dans lequel vous déplacez les transactions des employés hors de la période de paie dans une période de paie hors cycle.
La période de paie hors cycle cible doit être exécutée rapidement après la période en cours afin de générer les chèques normaux des employés sélectionnés, car au moment où la GMO envoie les données à la paie, la période de paie est considérée comme connue, alors la GMO suit la période normale prévue pour la comptabilité rétroactive.
Étant donné que la nouvelle option de rajustement automatique est strictement une option de la paie pour aider à contourner les erreurs afin que le reste de la population du groupe de paie puisse être exécuté dans les temps, il y a un nouvel indicateur dans l’onglet Données relatives au temps du panneau coulissant Aperçu de l’employé pour montrer quelles entrées d’heure du module GMO ont été payées et lesquelles n’ont pas été payées dans la période de paie désignée par l’estampillage de l’intégration GMO/Paie, comme illustré dans la capture d’écran suivante :
Pour ce motif, deux attentes sont gérées par le processus :
- La période hors cycle doit être exécutée après la période de paie source (afin que la majorité du groupe de paie puisse être exécutée dans les temps).
- L’exécution de la période hors cycle suivra rapidement (de sorte que la comptabilité rétroactive représente correctement les deux périodes de paie, comme l’ensemble perçu par la GMO).
L’erreur sur l’employé déplacé n’est pas éliminée. Elle doit toujours être résolue dans la période de paie hors cycle. Cependant, elle peut maintenant être résolue d’une manière qui atténue le risque de retarder la paie pour l’ensemble du groupe de paie.
Les employés déplacés vers la période hors cycle verront automatiquement leurs chèques normaux générés lors du calcul de la période de paie hors cycle, y compris toutes les entrées déplacées, la paie automatique, les retenues et revenus générés. L’onglet Données relatives au temps du panneau coulissant Aperçu de l'employé aura l’option Payé par la liste de paie sélectionnée pour tous les employés déplacés.
Important : Puisque cette période de paie n’est pas la période normale prévue, seuls les codes prévus pour chaque période régulière se déclencheront dans la période hors cycle. Par conséquent, une surveillance manuelle sera nécessaire pour auditer correctement les paiements dans la période de paie hors cycle.