Dayforce définit les termes Type de chèque et Modèle de chèque comme suit :
Types de chèque
Types de chèques fait référence au type de chèque auquel le paiement est associé, tel que : Supplémentaire, Manual ou Sur place (États-Unis seulement).
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Les montants de chèques supplémentaires sont ajoutés au bulletin de paie régulier de l’employé et ils sont utilisés pour les paiements tels que les primes et la paie de vacances. Dayforce, Inc génère le chèque lors de l’étape d’exécution de la paie.
- Les chèques Manuels sont émis en dehors de Dayforce et sont utilisés pour les paiements tels que les comptes fournisseurs. Ils figurent sur un bulletin de paie distinct de la rémunération normale de l’employé.
- Les chèques sur place (États-Unis seulement) sont utilisés pour le paiement immédiat et sont imprimés sur le lieu de travail. Ils ne sont pas associés à un bulletin de paie dans Dayforce, parce que Dayforce, Inc ne traite pas ou n’imprime pas le chèque. Au lieu de cela, les détails du chèque sont ajoutés à une copie du chèque lui-même, que vous pouvez voir lorsque vous prévisualisez un chèque émis sur place dans Dayforce.
Modèles de chèque
Les modèles de chèques sont configurés dans Config. paie > Modèles de chèques. Dans Dayforce, tous les paiements que les employés reçoivent sont associés aux modèles de chèques qui déterminent quels revenus, retenues, ou impôts sont appliqués au montant du chèque.
Les modèles de chèque comprennent uniquement les revenus et les retenues générés et configurés dans la politique relative à la paie de l’employé, ainsi que les revenus et les retenues configurés pour les employés individuels en tant que choix relatifs à la paie dans la fonction Gens.
Par défaut, le modèle de chèque Normal est configuré pour appliquer les revenus générés, les revenus de la paie automatique, les retenues et les impôts comme configurés dans la politique relative à la paie de l’employé. Généralement, le modèle de chèque normal est utilisé pour tous les paiements réguliers de la paie. Vous pouvez configurer des modèles de chèques supplémentaires pour restreindre l’application de revenus, de retenues ou d’impôts générés, garantissant ainsi que les montants générés ne sont pas appliqués de manière incorrecte.
Des modèles de chèque sont utilisés lorsque vous créez des entrées rapides dans l’onglet Entrée rapide de Paie > Gestion de la période de paie et de Paie > Entrée des données. Lorsque vous créez une entrée rapide, la liste déroulante Modèles de chèques s’affiche dans l’entrée rapide et vous pouvez y sélectionner un modèle de chèque, à condition que vous ayez créé le modèle. Si l’entrée rapide concerne une période de paie normale, l’option Normal est sélectionnée par défaut. Si l’entrée rapide concerne une période de paie hors cycle, le modèle de chèque que vous avez sélectionné lorsque vous avez créé cette période de paie est utilisé. Vous pouvez créer et sélectionner un modèle de chèque personnalisé, au besoin.
Exemples d’utilisation des modèles de chèques personnalisés
Exemple 1
Les employés paient leur stationnement, leur adhésion à une salle de sport et leur assurance maladie au moyen de retenues sur leurs revenus réguliers, payés deux fois par mois à l’aide du modèle de chèque normal. Ces retenues sont appliquées et les montants sont soustraits de leurs revenus réguliers.
Dans cet exemple, les employés sont admissibles à une prime annuelle, payée en décembre. Ces primes sont versées en plus de leurs revenus réguliers. Puisque la prime est un paiement supplémentaire, les impôts applicables doivent tout de même être calculés et déduits, mais les retenues habituelles pour le stationnement, l’adhésion à une salle de sport et l’assurance maladie ne doivent pas être déduites des primes, car ces retenues ont été déduites de leurs revenus réguliers.
Pour répondre à ce besoin, vous pouvez configurer un modèle de chèque Prime qui comprend les impôts sur la paie applicables, mais qui exclut les retenues pour le stationnement, l’adhésion à une salle de sport et les assurances. Lorsque vous saisissez des entrées rapides dans Paie pour les montants de prime, vous pouvez sélectionner le modèle de chèque Prime pour vous assurer que les retenues ne seront pas appliquées incorrectement.
Exemple 2
Vous pouvez configurer des modèles de chèques séparés pour limiter les revenus générés qui seront calculés et appliqués aux revenus d’un employé lorsqu’il ne devrait pas recevoir un revenu généré qu’il gagnerait en temps normal.
Un employeur utilise un montant de revenus générés pour cotiser au compte 401(k) d’un employé, et le montant généré est calculé à 5 % des revenus réguliers de l’employé. Ce montant est calculé et payé en tant que revenu généré sur la paie normale d’un employé. Cependant, si un employé est mis en cessation d’emploi au milieu d’une période de paie, il reçoit son salaire normal pour les heures qu’il a déjà travaillées, mais il ne gagne pas de cotisation 401(k) pour la période de paie.
Pour répondre à ce besoin, vous pouvez configurer un modèle de chèque Paiement à ce jour qui exclut le revenu généré de cotisation au 401(k). Lorsque vous créez une période de paie hors cycle pour payer à l’employé son salaire gagné à ce jour, la sélection du modèle de chèque de paiement à ce jour garantit que l’application ne calcule pas et n’inclut pas les 5 % de revenu généré dans le paiement.
Configurations de modèles de chèque supplémentaires
Options d'exclusion
Dans la section Options d’exclusion d’un modèle de chèque, vous pouvez configurer les types de compte où sont envoyés les paiements en fonction du modèle de chèque utilisé; vous pouvez configurer des modèles de chèques pour qu’ils ignorent l’une des options de dépôt direct ou de carte de paie, de sorte que les paiements effectués avec le modèle de chèque sélectionné ne soient pas envoyés aux employés qui utilisent le dépôt direct ou la carte de paie, même si un employé a choisi de recevoir une partie de ses revenus par dépôt direct ou sur une carte de paie. Cette fonctionnalité est contrôlée par les cases Exclure les comptes de dépôt direct du décaissement et Exclure les comptes de carte de paiement du décaissement.
Imposition canadienne
Vous pouvez configurer les paramètres d’imposition pour les paiements canadiens dans la section Imposition canadienne du modèle de chèque sélectionné.
Majoration
La case Majoration se trouve dans la section Général du modèle de chèque sélectionné : Vous pouvez configurer un modèle de chèque afin que les revenus qui l’utilisent soient traités comme des revenus disponibles cibles plutôt que comme des paiements bruts. Dayforce effectue ensuite un calcul de majoration qui augmente le paiement brut nécessaire pour couvrir les éléments inclus dans la majoration, comme les impôts obligatoires. La sélection de la case Majoration dans la section Général du modèle de chèque permet de faire apparaître la section Options de majoration dans ce modèle de chèque.
Débiter les arriérés de retenue
Lorsque la case Déduire les arriérés de retenue est cochée dans un modèle de chèque, cela détermine comment Dayforce calcule et applique les montants des arriérés de retenue. Cette case à cocher n’a d’incidence que sur les retenues que l’application calcule automatiquement à partir des revenus. Cela n’affecte pas les entrées de retenues manuelles que vous ajoutez dans Paie.
Par exemple, vous avez configuré une politique relative à la paie qui déduit automatiquement 10 $ chaque fois que les employés sont payés. Supposons qu’un employé ait un montant d’arriéré de 100 $. Vous ajoutez un chèque sur place pour cet employé. Le modèle de chèque que vous utilisez détermine ce qui se passe ensuite :
- Si vous utilisez un modèle de chèque avec la case Déduire les arriérés de retenue cochée, Dayforce déduit le montant de 10 $ comme nouveau montant dû et ne l’applique pas au solde des arriérés existants. S’il n’y a pas assez de revenus sur le chèque pour couvrir la retenue de 10 $, le solde des arriérés passe à 110 $.
- Si vous utilisez un modèle de chèque avec la case Déduire les arriérés de retenue décochée, Dayforce déduit le montant de 10 $ en l’appliquant au solde des arriérés existants de l’employé, ce qui réduit le montant des arriérés à 90 $. S’il n’y a pas assez de revenus sur le chèque pour couvrir la totalité des 10 $, le solde des arriérés de 100 $ reste le même.
Consultez « Impromptu Arrears for Manual Deduction Entries » dans le guide Dayforce Implementation Guide (anglais seulement).