Vous pouvez gérer les arrêts de paiement des employés canadiens avec des chèques, des dépôts directs et des transferts électroniques de fonds pour les employés ou les bénéficiaires dans les périodes de paie soumises dans Paie. Par exemple, vous pouvez arrêter un paiement lorsqu’un bénéficiaire reçoit un chèque, mais perd ou endommage le chèque et nécessite un remplacement. Un arrêt assure que personne ne peut encaisser le chèque. Ou, dans le cas d’un dépôt direct, vous pouvez arrêter le paiement si le mauvais montant a été versé à un employé. À partir de là, vous pouvez payer l’employé d’une autre manière, par exemple en utilisant un chèque.
Avant de commencer : Cette fonctionnalité est disponible pour les groupes de paie canadiens seulement. Pour les arrêts de paiement aux États-Unis, vous devez suivre le processus papier avec Dayforce Payment Solutions.
Le sous-onglet Arrêts de paiement est disponible dans Paie > Entrée des données. Vous pouvez ajouter des arrêts de paiement pour plusieurs périodes et groupes de paie à partir d’un seul écran sans avoir à charger des périodes de paie individuelles. Vous pouvez également examiner et filtrer l’historique des demandes d’arrêt de paiement pour plusieurs périodes et groupes de paie, enregistrer vos paramètres de filtre en tant que signets que vous pouvez réutiliser plus tard et exporter l’historique des demandes dans un fichier CSV.
Lorsque vous accédez à Paie > Entrée des données et cliquez sur le sous-onglet Arrêter les paiements, l’application affiche une interface utilisateur pour la gestion des arrêts de paiement. La barre d’outils comprend les boutons Filtrer, Signets et Exporter, ainsi que le bouton Demande d’arrêt de paiement, qui lance un assistant pour créer de nouvelles demandes.
La liste affiche un historique des arrêts de paiement qui ont déjà été demandés pour les groupes de paie auxquels vous avez accès, les demandes les plus récentes se trouvant en haut. La colonne Période de paie affiche le nom du groupe de paie et le numéro de la période de paie pour chaque demande :
Processus de le guide intelligent de demande d’arrêt de paiements
Lorsque vous cliquez sur Demande d’arrêt de paiement dans la barre d’outils, l’application affiche un assistant que vous pouvez utiliser pour ajouter des arrêts de paiement pour plusieurs périodes et groupes de paie. Vous pouvez ajouter des arrêts pour les mêmes types de paiements comme dans la version précédente.
Par défaut, le champ Inclure les paiements entre affiche une plage de dates de deux semaines dans le passé et de dix jours dans le futur, mais vous pouvez entrer une plage de trois mois au maximum. Par exemple, vous pouvez entrer du 1er février 2017 au 1er mai 2017.
Dans le champ Choisir par, vous pouvez sélectionner l’option Numéro de séquence ou l’option Employé/bénéficiaire pour définir comment vous souhaitez ajouter des paiements à la liste.
Avec l’option Numéro de séquence sélectionnée (par défaut), vous pouvez entrer le numéro de séquence exact d’un paiement, puis cliquer sur Ajouter. Afin de renvoyer un résultat, le numéro de séquence doit être celui d’un employé canadien dans un groupe de paie auquel vous avez accès. Il doit également avoir une date de paie qui se situe dans la plage de dates que vous avez définie.
Vous pouvez continuer à ajouter autant d’arrêts de paiement à la liste que nécessaire. L'application traite chaque entrée que vous ajoutez au cours de la même transaction comme une entrée distincte et affiche la dernière entrée ajoutée sous l’en-tête Ajout le plus récent. Les dossiers de paiement comprennent la date de paie et le montant :
Lorsque vous basculez vers l’option Employé/bénéficiaire pour ajouter des paiements, l’application affiche les paramètres permettant de trouver les numéros de séquence des paiements. Vous devez sélectionner un employé ou un bénéficiaire et une période de paie précise avant de pouvoir sélectionner un numéro de séquence dans la liste Numéro de séquence.
Le champ Nom et le champ Numéro d’employé renvoient les employés canadiens des groupes de paie auxquels vous avez accès et qui ont des paiements dont la date de paie se situe dans la plage de dates que vous avez définie. Une fois que vous avez sélectionné un employé, vous pouvez sélectionner une période de paie dans une liste des périodes de paie de l’employé ayant une date de paie comprise dans la plage de dates définie.
Lorsqu’une période de paie est sélectionnée, vous pouvez choisir dans une liste de numéros de séquence pour cet employé dans la période de paie sélectionnée. Cliquez sur Ajouter pour déplacer le paiement vers la liste, puis répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de paiements que nécessaire :
Lorsque vous cliquez sur Suivant dans le coin inférieur droit de l’assistant, l’application passe à la page de confirmation qui énumère les paiements à arrêter. Vous pouvez cliquer sur Terminer en bas à droite de l’assistant pour soumettre la transaction.
L’application ferme l’assistant, ajoute les entrées Arrêter les paiements à la liste et commence à les traiter
Dayforce transmet la demande d’arrêt de paiement au système du bureau administratif de soutien de Dayforce pour traitement. Si les paiements sont arrêtés avec succès, l’application affiche un numéro de référence pour la transaction et le message Arrêt réussi apparaît dans la colonne État/province du sous-onglet Arrêter les paiements. Le statut se met à jour automatiquement sans que vous ayez à actualiser l’écran.
Par contre, si les paiements n’ont pas été arrêtés (par exemple, parce que l’application n’a pas pu communiquer avec le système du bureau administratif de soutien de Dayforce), l’application affiche un message d’erreur et un message d’échec dans la colonne État/province, ainsi qu’une explication du message dans la colonne Réponse.
| Message | Explication |
|---|---|
| Les montants ne concordent pas | L’application ne peut pas arrêter le paiement, car les montants stockés dans l’application sont différents de ceux du système du bureau administratif de soutien de Dayforce. |
| Trop tard | L’application ne peut pas arrêter le paiement, car l’heure limite d’arrêt du paiement est dépassée. |
| Déjà arrêté | L’application ne peut pas arrêter le paiement, car ce paiement a déjà été arrêté. |
| Déjà préeffacé | L’application ne peut pas arrêter le paiement, car il a déjà été approuvé pour être effacé. |
| Dossier non trouvé | L’application ne peut pas arrêter le paiement, car son numéro de séquence est introuvable dans le système du bureau administratif de soutien de Dayforce. |
| Serveur non disponible | L’application ne peut pas arrêter le paiement, car elle ne peut pas communiquer avec le système du bureau administratif de soutien de Dayforce. |
N. B. : Vous pouvez seulement réessayer d’arrêter le paiement si le message Serveur non disponible apparaît.
Filtrer et exporter l'historique des transactions
Comme dans d’autres zones de la fonction Paie, vous pouvez cliquer sur le bouton Filtrer de l’onglet Arrêter les paiements pour ouvrir un panneau dans lequel vous pouvez sélectionner des options de filtre dans un menu :
De plus, lorsque vous cliquez sur le bouton Exporter dans la barre d’outils, l’application génère un fichier CSV qui inclut les dossiers tels qu’ils sont actuellement filtrés et triés dans la liste.