Si vous avez un grand nombre de dossiers, au lieu de les entrer manuellement dans le volet Paie > Gestion de la période de paie, vous pouvez créer des entrées rapides en dehors de l’application à l’aide d’un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Vous pouvez ensuite importer le fichier CSV dans Dayforce pour charger ces enregistrements dans l’application.
Important : Si vous devez exécuter une importation ou une exportation globale (c’est-à-dire pour importer et exporter plusieurs périodes et groupes de paie), vous devez travailler dans l’onglet Entrée des données. Consultez Importer et exporter des éléments pour plusieurs périodes de paie.
Dans l’onglet Gestion de la période de paie, les sous-onglets Entrée rapide, Chèques, Rajustements et (pour les groupes de paie canadiens seulement) Relevé d’emploi de Paie > Gestion de la période de paie, vous pouvez importer et exporter des éléments de la période de paie que vous avez chargée. Vous pouvez également afficher le statut des importations et filtrer des éléments d’importations spécifiques.
Par exemple, disons que vous avez une liste de toutes les primes trimestrielles pour tous les employés dans un tableur et que vous souhaitez les saisir dans Dayforce pour une seule période de paie. L’ajout manuel au sous-onglet Entrée rapide d’une très grande liste d’entrées pourrait prendre un temps considérable. Au lieu d’ajouter manuellement chaque dossier, vous pouvez importer ces renseignements dans Dayforce.
Lorsque vous effectuez une importation ou une exportation, gardez à l’esprit qu’elle concerne le sous-onglet spécifique dans lequel vous travaillez. Par exemple, si vous exécutez l’importation dans le sous-onglet Entrée rapide, le fichier d’importation ne peut contenir que des enregistrements de saisie rapide; il ne peut pas inclure des rajustements ou de chèques.
Pour en savoir davantage sur l’importation et l’exportation d’entrées rapides, consultez les sujets suivants :
- Créer un modèle d’importation
- Le processus d’importation
- Afficher le statut d’importation
- Afficher l’historique d’importation
- Importer des éléments dans une période de paie
- Exporter des éléments de la paie
- Mesures de la main-d’œuvre dans les importations et les exportations
- Aperçu de l’importation des RE
Créer un modèle d’importation
Dans les sous-onglets Entrée rapide, Rajustements et Chèques, vous pouvez créer un modèle d’importation que vous pouvez utiliser pour créer le fichier qui contient les entrées que vous voulez importer dans la période de paie, pour les entrées rapides, les rajustements, ou les chèques. Dayforce génère le fichier au format CSV, que vous pouvez ouvrir dans Microsoft Excel. Lorsque vous téléchargez le fichier de modèle, il est nommé Modèle d’importation des entrées de données par défaut, mais vous pouvez le renommer.
Le modèle est propre au sous-onglet dans lequel vous travaillez. Vous pouvez générer un modèle d’importation autant de fois que nécessaire. L’avantage de générer un modèle est qu’il contient tous les noms corrects des en-têtes de colonne et qu’il est dans le bon format de fichier.
Pour créer et télécharger un modèle d'importation :
- Allez sur Paie > Gestion de la période de paie et chargez une période de paie.
- Cliquez sur le sous-onglet Entrée rapide, Chèques ou Rajustements, en fonction du type de modèle que vous souhaitez créer.
- Cliquez sur Importer et cliquez sur Créer un modèle d’importation.
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- Suivez les invites du navigateur pour télécharger le fichier de modèle. Vous n’avez pas besoin d’ajouter l’extension
.csvau nom du fichier.
N. B. : Lorsque vous enregistrez des modifications dans le fichier de modèle, assurez-vous qu’il reste au format CSV. Dayforce ne peut pas importer de fichiers au format Excel.
Important : Si vous utilisez Excel pour modifier des fichiers .csv qui contiennent des caractères spéciaux, vous devez ouvrir Excel et rechercher « Obtenir des données à partir d’un texte » pour ouvrir le fichier .csv en utilisant 65001 : Codage Unicode (UTF-8). Consultez l’aide d’Excel pour en savoir davantage. Vous pouvez également exporter les entrées au format TSV pour les cultures autres que l’anglais.
Chaque fichier de modèle est décrit dans les sujets qui suivent :
Fichier d’entrée rapide
Dans le fichier de modèle que vous générez à partir du sous-onglet Entrée rapide, la ligne du haut comprend toujours toutes les colonnes. Vous pouvez supprimer les colonnes facultatives que vous n’avez pas besoin d’utiliser dans votre importation. Cependant, certaines colonnes comme Code sont obligatoires pour une importation. Les colonnes Enregistré à et Enregistré par ne sont pas incluses dans le modèle, car elles ne sont pas pertinentes pour l’importation ou l’exportation de données. L’exemple qui suit est un extrait d’un modèle d’importation :
Dans le modèle, vous pouvez ajouter les entrées rapides que vous souhaitez importer. Vous pouvez soit saisir les entrées rapides directement dans le fichier, soit copier les enregistrements d’une autre source dans le fichier.
Créez le fichier d'importation en indiquant les valeurs appropriées dans les colonnes, en suivant le modèle. Vous devez enregistrer le fichier en tant que fichier CSV (et non au format Excel). Lorsque vous avez créé le fichier d'importation, vous pouvez l'importer pour charger les entrées rapides.
Remarques additionnelles :
- Lorsque vous importez des dossiers d’entrées rapides, vous pouvez préciser les mêmes raccourcis d’entrée rapide dans la colonne Taux du modèle d’importation CSV que dans l’onglet Entrée rapide et dans le sous-onglet Entrée rapide. Vous pouvez utiliser ce qui suit dans la colonne Taux : J pour utiliser le taux d’emploi de l’employé, B pour le taux de base, V pour le taux de vacances, O pour le taux moyen des heures supplémentaires et A pour le taux alternatif.
- Lors de l’enregistrement des entrées rapides dans le fichier CSV, vous devez entrer 0 dans la colonne Taux pour enregistrer un revenu qui est juste un montant en dollars, comme un paiement de prime ou de commission (au lieu de le laisser vide comme dans l’application elle-même).
Vous devez enregistrer le fichier en tant que fichier CSV (et non au format Excel). Lorsque vous avez créé le fichier d’importation, vous pouvez l’importer pour charger les entrées rapides.
Fichier de chèques
Le fichier de modèle que vous générez dans le sous-onglet Chèques contient des titres pour les noms de colonnes des dossiers d’en-tête et de détail. Toutes les colonnes disponibles sont incluses dans le modèle. Vous pouvez supprimer les colonnes facultatives que vous n’avez pas besoin d’utiliser dans votre importation. Cependant, certaines colonnes comme Code sont obligatoires pour une importation. Les colonnes Enregistré à et Enregistré par ne sont pas incluses dans le modèle, car elles ne sont pas pertinentes pour l’importation ou l’exportation de données.
Le modèle indique que pour chaque ligne d’en-tête, vous enregistrez un « H » pour indiquer que l’enregistrement est un enregistrement d’en-tête, puis fournissez le numéro et le nom de l’employé, le type de chèque et le modèle de chèque, tandis que pour chaque ligne de détails, vous devez enregistrer un « D » et inclure le code de revenu ou de retenue, les heures et le taux de paie inscrits sur le chèque. L’exemple qui suit est un extrait du modèle de rajustements :
Lors de l’importation de chèques, les lignes ou les enregistrements d’en-tête font référence aux entrées initiales enregistrées dans le sous-onglet Chèques. Ces enregistrements contrôlent le type de chèque et le modèle de chèque utilisés, ainsi que les personnes pour lesquelles le chèque est émis.
Les détails sont les entrées enregistrées dans la fenêtre de dialogue Entrées; ces entrées détaillent les revenus ou les retenues réels du chèque, comme un revenu avec le code de « prime » enregistré pour un montant de 500.
Lors de l’importation des entrées de chèque, vous devez inclure un enregistrement d’en-tête pour chaque enregistrement de détail importé; il y a souvent plusieurs enregistrements de détails sous un même en-tête, comme un chèque indiquant trois revenus distincts, un pour la paie régulière, un pour l’indemnité de vacances et un pour les primes. Dans ce cas, vous devez créer un fichier d’importation avec quatre enregistrements : un enregistrement d’en-tête avec les détails du chèque en lui-même (le numéro et le nom de l’employé, le type de chèque et le modèle de chèque) et trois enregistrements de détail en dessous, un pour chaque entrée de revenu.
Rappel : le modèle d’importation détaille ce qui doit être inclus dans les fichiers d’importation pour les enregistrements d’en-tête et de détail. Chaque rangée ou enregistrement du fichier d’importation de chèques doit commencer par H ou D pour indiquer s’il s’agit d’une ligne d’en-têtes ou de détails; une ligne d’en-tête doit précéder ses lignes de détails et les lignes de détails ne peuvent pas être importées sans une ligne d’en-tête correspondante.
Créez le fichier d’importation en fournissant des valeurs appropriées dans les colonnes pour les enregistrements d’en-tête et de détail, en suivant le modèle. Vous devez enregistrer le fichier en tant que fichier CSV (et non au format Excel). Lorsque vous avez créé le fichier d’importation, vous pouvez l’importer pour charger les chèques.
Fichier de rajustements
Le fichier de modèle que vous générez dans le sous-onglet Rajustements contient des titres pour les noms de colonnes des dossiers d’en-tête et de détail. Toutes les colonnes disponibles sont incluses dans le modèle. Vous pouvez supprimer les colonnes facultatives que vous n’avez pas besoin d’utiliser dans votre importation. Cependant, certaines colonnes comme Code sont obligatoires pour une importation. Les colonnes Enregistré à et Enregistré par ne sont pas incluses dans le modèle, car elles ne sont pas pertinentes pour l’importation ou l’exportation de données. L’exemple qui suit est un extrait du fichier du modèle de rajustements :
Le modèle indique que pour chaque ligne d’en-tête, vous enregistrez un « H » pour indiquer que l’enregistrement est un enregistrement d’en-tête, puis fournissez le numéro d’employé, son nom, tout commentaire, etc. pour l’entrée de rajustement. Pour chaque ligne de détails du rajustement, vous devez enregistrer un « D » suivi des paramètres (par exemple, le code, les heures et le montant).
Lors de l'importation des rajustements, les lignes ou enregistrements d'en-têtes font référence aux entrées initiales enregistrées dans le sous-onglet Rajustements. Ces enregistrements identifient l'employé pour lequel les rajustements sont enregistrés; pour les rajustements, ils identifient principalement l'employé dont les dossiers de paie sont en cours de rajustement.
Les détails sont les entrées enregistrées dans la fenêtre de dialogue Entrées; ces entrées détaillent les codes en cours de rajustement, comme une entrée -245 avec le code « régulier » et un +245 avec le code « indemnité de maladie » pour rajuster de 245 $ la paie régulière vers le bas qui aurait dû être enregistrée comme une indemnité de maladie.
Lors de l’importation des entrées de rajustement, vous devez inclure un enregistrement d’en-tête pour chaque enregistrement de détail importé; il y a souvent plusieurs enregistrements de détails sous un seul en-tête, comme dans l’exemple ci-dessus où il y a deux enregistrements de détails (un pour le -245 et un pour le +245) pour l’enregistrement d’en-tête du rajustement.
Rappel : le modèle d’importation détaille ce qui doit être inclus dans les fichiers d’importation pour les enregistrements d’en-tête et de détail. Chaque rangée ou enregistrement du fichier d’importation de rajustements doit commencer par H ou D pour indiquer s’il s’agit d’une ligne d’en-têtes ou de détails; une ligne d’en-tête doit précéder ses lignes de détails et les lignes de détails ne peuvent pas être importées sans une ligne d’en-tête correspondante.
Créez le fichier d’importation en fournissant des valeurs appropriées dans les colonnes pour les enregistrements d’en-tête et de détail, en suivant le modèle. Le fichier doit être enregistré en tant que fichier CSV (et non au format Excel).
Le processus d’importation
Lorsque vous avez préparé le fichier CSV contenant les données que vous souhaitez importer dans Dayforce, vous pouvez le téléverser dans Dayforce. Par exemple, si vous créez un fichier d’entrée rapide, vous pouvez l’importer dans le sous-onglet Entrée rapide. Pour ce faire, cliquez sur Importer et sélectionnez Importer des éléments :
Détails de l’importation
Lorsque vous cliquez sur l’option Importer des éléments, Dayforce affiche la fenêtre de dialogue Importer des éléments, dans laquelle vous pouvez définir les détails de l’importation.
Dans le panneau de contrôle Importer des éléments, vous devez entrer une valeur dans le champ Nom de l’ensemble d’importation, qui a une limite de 512 caractères. Une fois que vous avez exécuté une importation, le nom de l’ensemble d’importation peut être utilisé pour filtrer les enregistrements d’entrées de rajustement afin d’afficher, de modifier ou de supprimer les résultats d’une importation.
Également dans cette fenêtre de dialogue, la liste déroulante Si des erreurs de validation se produisent a l’option Supprimer tous les dossiers sélectionnée par défaut. Lorsque cette option est sélectionnée et qu’un dossier individuel échoue à la validation, Dayforce n’importe pas les dossiers qui ont passé la validation.
Par exemple, si un enregistrement dans un fichier d’importation n’a pas la colonne Code définie et que tous les autres dossiers sont valides, aucune des entrées du fichier d’importation n’est enregistrée. Poursuivant cet exemple, si vous sélectionnez l’option Conserver les dossiers sans erreur dans la liste déroulante, Dayforce enregistre toutes les entrées, sauf celle qui n’a pas la colonne Code définie.
Dans la fonction Paie, Dayforce autorise uniquement l’importation d’entrées valides. Par exemple, si le fichier d’importation contient une entrée sans code de revenu ou de retenue défini, vous devez ajouter le code de revenu ou de retenue approprié directement dans le fichier d’importation avant d’exécuter l’importation.
Le paramètre Si des erreurs de validation se produisent de la fenêtre de dialogue Importer des éléments contient uniquement des rajustements pour les erreurs de validation des entrées individuelles. L’importation entière échoue si le fichier d’importation contient des éléments non valides, tels que des colonnes en double ou des colonnes non valides.
Téléverser un fichier
Lorsque vous cliquez sur Suivant de la fenêtre de dialogue Importer des éléments, Dayforce affiche le panneau de contrôle standard pour le téléversement de fichiers dans Dayforce. Lorsque vous cliquez sur Ajouter un dossier, vous pouvez sélectionner un fichier TSV ou CSV dans l’explorateur de fichiers de votre système d’exploitation. Après avoir sélectionné un fichier, Dayforce affiche sa taille. Vous ne pouvez téléverser qu’un fichier par transaction d’importation. Vous pouvez cliquer sur Téléverser pour exécuter le processus d’importation :
Messages
Après avoir cliqué sur Téléverser de la fenêtre de dialogue Importer des éléments, Dayforce affiche des messages de confirmation, d’avertissement ou d’erreur dans le coin inférieur droit de l’écran, en fonction de l’état de l’importation. Dans cet exemple, l’exportation a réussi, mais il y a un avertissement indiquant que le fichier d’importation contenait les colonnes Enregistré par et Enregistré à, que Dayforce reconnaît, mais ignore (c’est-à-dire que les renseignements de ces colonnes ne sont pas importés) :
Dans cet exemple, Dayforce affiche un message d’erreur indiquant que l’importation a échoué parce qu’une colonne obligatoire est manquante dans le fichier :
Processus en arrière-plan
Lorsque vous exécutez le processus d’importation, il est réalisé en arrière-plan, de sorte que vous pouvez continuer à utiliser Dayforce ou même vous déconnecter pendant que Dayforce importe les entrées.
Traitement des données
Dayforce essaie d’importer autant de données du fichier CSV que possible. L’application ignorera certains champs vides – par exemple Commentaire – ou remplira les renseignements du mieux qu’elle peut. Par exemple, si une ou plusieurs rangées du fichier CSV contiennent un numéro d’employé, mais pas un nom d’employé, lors de l’importation, Dayforce ajoutera le nom de l’employé en fonction de son numéro d’employé.
Entrées importées
Lorsque vous importez des entrées dans la nouvelle version, elles sont automatiquement enregistrées dans le système et aucune autre action n’est requise.
Important : Les entrées ne sont pas automatiquement affichées dans la liste et vous devez cliquer sur Actualiser pour les afficher.
Dayforce affiche uniquement les entrées importées qui correspondent aux paramètres de filtre actuels que vous avez définis. Par exemple, si vous filtrez selon un emplacement précis, seules les entrées importées de cet emplacement sont affichées. Vous pouvez modifier les paramètres du filtre pour afficher les entrées importées restantes.
De plus, Dayforce exclut des entrées importées les colonnes qui ne correspondent pas aux paramètres d’affichage actuels que vous avez définis. Par exemple, si vous avez exclu la colonne Emplacement de travail de la liste, ces données ne sont pas affichées pour les entrées importées. Pour afficher ces renseignements pour les entrées importées, vous devez rajouter la colonne à la liste.
Filtrer l’ensemble d’importation
Avant de commencer : Cette fonctionnalité est disponible dans les sous-onglets Rajustements, Chèques et Entrée rapide
Il existe plusieurs façons de filtrer la liste des entrées importées.
- Vous pouvez sélectionner l’option Importer du menu Ajouter un filtre du panneau Filtrer. Consultez Le bouton Filtrer.
- Vous pouvez utiliser ce filtre pour rechercher et sélectionner une ou plusieurs importations. Celles-ci sont répertoriées en fonction de la valeur Nom de l'ensemble d'importation, que vous définissez lorsque vous créez l'importation. L’application affiche également la date et l’heure d’importation des données :
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- L’application renvoie les noms des ensembles d’importation pour les importations que vous, ou tout autre utilisateur, avez effectuées pour la période de paie dans laquelle vous vous trouvez. Pour qu’un nom d’ensemble d’importation s’affiche dans les résultats de la recherche, il doit avoir au moins une entrée enregistrée pour la période de paie. Par exemple, si vous supprimez toutes les entrées rapides d'un ensemble d'importation, son nom n'est plus affiché dans les résultats de la recherche.
- Dès que vous avez filtré la liste, vous pouvez cliquer sur Copier ou Supprimer pour gérer les entrées des ensembles d’importation spécifiques.
- Après avoir effectué les importations, cliquez sur Importer pour afficher une liste des noms d’ensembles d’importation en dessous de l’Historique d’importation. Cliquer pour sélectionner un ou plusieurs noms d'ensembles d'importation afin que seules ces entrées d'importation soient affichées dans la liste.
Afficher le statut d’importation
L'application affiche une icône pour afficher le statut d'importation :
Cliquer sur ce bouton ouvre la fenêtre de dialogue Statut d’importation, qui affiche une liste des importations que vous avez exécutées au cours des dernières 24 heures. Elle n’affiche pas les importations effectuées par d’autres utilisateurs :
La liste affiche les renseignements suivants :
- Le nom de l’ensemble d’importation
- Le chemin du fichier que vous avez chargé, qui se termine par le nom du fichier (par exemple, C:\Desktop\2016 Bonus)
- La taille du fichier
- L’heure de début et de fin du processus d’importation
- L’action à effectuer en cas d’erreur que vous avez définie à partir de la case Si des erreurs de validation se produisent de la fenêtre de dialogue Importer des éléments lorsque vous avez exécuté l’importation (c’est-à-dire, l’option Garder les réussies ou Tout supprimer)
- Une icône d’erreur et le nombre d’erreurs, le cas échéant. Vous pouvez cliquer sur l'icône de téléchargement à côté du nombre d'erreurs pour exporter les erreurs dans un fichier CSV :
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- Le statut de l’importation, le nombre total de fichiers dans l’importation et le nombre total d’entrées importées avec succès.
De plus, lorsque vous cliquez sur la case Problèmes seulement en haut de la fenêtre de dialogue Statut d'importation, l’application masque dans la liste toute importation qui ne comporte aucune erreur.
Afficher l’historique d’importation
Lorsque vous cliquez sur Importer, l’application affiche l’option Historique d’importation :
Cliquer sur cette option ouvre la fenêtre de dialogue Statut d’importation qui a la même fonctionnalité que celle décrite dans la section précédente de ce sujet, avec l’ajout d’un filtre de date, afin que vous puissiez rechercher d’anciennes importations. Le filtre renvoie uniquement les importations que vous avez effectuées, et non celles effectuées par d’autres utilisateurs.
Importer des éléments dans une période de paie
Dans l’onglet Gestion de la période de paie, importez le fichier CSV que vous avez préparé pour les entrées rapides, les chèques ou les rajustements d’un groupe de paie dans la période de paie chargée. Consultez Le processus d’importation.
Avant de commencer : Pour les chèques, si votre organisation a accès au site SFTP de Dayforce, vous pouvez également importer le fichier CSV des chèques en le plaçant dans le dossier PayrollChecksImport sous le répertoire de fichiers Import. Les chèques importés qui ont passé la validation apparaissent dans le sous-onglet Chèques.
Pour importer le fichier CSV pour un seul groupe de paie et une seule période de paie dans la fonction Paie :
- Allez sur Paie > Gestion de la période de paie et chargez une période de paie.
- Cliquez sur le sous-onglet Entrée rapide, Chèques ou Rajustements, en fonction du type d’élément que vous importez.
- Cliquez sur Importer et sélectionnez Importer des éléments.
- Dans la fenêtre de dialogue Importer des éléments, entrez un nom d'ensemble d'importation.
- Sélectionnez une option dans la liste déroulante Si des erreurs de validation se produisent.
- Cliquez sur Suivant et ensuite cliquez sur Ajouter un dossier.
- Sélectionnez un fichier dans l'explorateur de fichiers de votre système d'exploitation.
- Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur le bouton Téléverser de la fenêtre de dialogue Importer des éléments.
Exporter des éléments de la paie
Vous pouvez cliquer sur le bouton Exporter dans la barre d’outils des sous-onglets Entrée rapide, Rajustements ou Chèques de Paie > Gestion de la période de paie pour exporter la liste des éléments de la paie dans un fichier CSV que vous pouvez ouvrir dans Microsoft Excel.
L’application exporte les données telles qu’elles sont actuellement affichées à l’écran. Cela signifie que vous pouvez utiliser les paramètres de filtre et d’affichage pour définir la façon dont les données sont affichées dans le fichier d’exportation.
Par exemple, vous pouvez filtrer la liste des entrées par emplacement et trier les enregistrements par nom d'employé. Vous pouvez également réduire le nombre de colonnes affichées dans la liste à celles requises pour votre organisation. Tous ces paramètres de filtre et d'affichage sont reflétés dans le fichier d'exportation.
Le fichier d'exportation généré par l'application exclut les entrées non enregistrées. Cela garantit que seules des données valides sont incluses dans l’exportation.
Pour exporter le fichier CSV :
- Allez sur Paie > Gestion de la période de paie et chargez une période de paie.
- Cliquez sur le sous-onglet Entrée rapide, Chèques ou Rajustements.
- Cliquez sur Exporter et téléchargez le fichier.