Dans la section Importation de paie > Entrées rapides, vous pouvez afficher les dossiers d’entrées rapides importées et vous pouvez ajouter, modifier, approuver ou refuser les entrées rapides.
Avant de commencer : Assurez-vous de bien connaître les exigences d’autorisation d’accès pour l’affichage et l’utilisation de la fonction Importation de paie. Pour en savoir davantage, consultez la section La fonction d’importation de la paie.
Remplissez les sections suivantes :
- Ajouter des entrées rapides
- Modifier des entrées rapides
- Supprimer des entrées rapides
- Importer des entrées rapides
- Approuver ou refuser des entrées rapides valides
- Ajouter les employés en cessation d’emploi à la période de paie
- Exporter des entrées rapides
- Afficher les problèmes relatifs aux entrées rapides
- Publier des entrées rapides
De plus, vous pouvez restreindre l’accès aux importations à entrée rapide qui incluent des codes fiscaux si vous avez des personnes dans votre organisation qui n’ont pas de privilèges de paie administratifs. Vous pouvez autoriser ou bloquer l’accès aux codes fiscaux dans la fonction Importation de paie > Entrées rapides par rôle en accédant à la fonction Admin. système > Rôles dans l’onglet Fonctions et en faisant défiler et en développant la fonction Importation de paie. Vous pouvez cocher ou décocher la case Autoriser les codes d’impôt. Si vous décochez cette case pour un rôle, ce rôle ne verra pas les codes d’impôt dans la colonne Code s’il importe un fichier d’entrée rapide ou s’il clique simplement sur la colonne pour afficher les options. Dayforce affichera également un message de validation indiquant que le rôle n’a pas accès à l’importation d’un fichier contenant des codes d’impôt.
Dans Importation de paie > Entrées rapides, vous pouvez ajouter manuellement des entrées rapides à votre liste de dossiers importés dans la fonction Importation de paie.
Pour ajouter manuellement une entrée rapide :
- Accédez à la fonction Importation de paie > Entrées rapides et cliquez sur Ajouter.
- Dans le champ Nom de l'employé, sélectionnez l’employé pour lequel vous créez manuellement l’entrée rapide. Sinon, dans le champ No d’employé, sélectionnez le numéro d’employé associé à l’employé pour lequel vous créez l’entrée rapide.
- Lorsque vous sélectionnez un nom d’employé ou un numéro d’employé, Dayforce remplit automatiquement l’autre champ avec le nom ou le numéro associé à votre sélection. De plus, Dayforce remplit le champ Période de paie avec la période de paie associée à l’employé.
- Dans le champ Code, sélectionnez un code de revenu, de retenue, d’impôt ou de saisie-arrêt.
- Selon votre sélection, Dayforce remplit automatiquement les champs Heures ou Taux.
- Dans le champ Date d’exploitation, entrez ou sélectionnez la date pour l’entrée rapide.
- Cliquez sur Enregistrer.
Dayforce peut remplir automatiquement des champs supplémentaires dans le dossier d’entrées rapides de l’employé, en fonction de votre configuration. Par exemple, si l’employé enregistre ses heures dans un dossier, Dayforce ajoute ce renseignement dans la colonne Dossier.
Les dossiers d’entrées rapides ajoutés manuellement à l’onglet Entrées rapides sont affichés dans la colonne Ensemble d’importation de l’écran Aperçu en tant qu’Entrée manuelle – aaaa-mm-jj.
Vous pouvez modifier certains champs pour des dossiers d’entrées rapides (comme les champs Nom de l’employé, Numéro d’employé et Période de paie). Plusieurs autres champs du dossier d’entrée rapide sont en lecture seule.
Pour modifier un dossier d’entrée rapide, cochez la case pour sélectionner le dossier dans la liste, puis modifiez les champs au besoin. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer.
Si vous modifiez des dossiers approuvés ou refusés, Dayforce met automatiquement à jour le statut du dossier modifié à En attente.
Vous pouvez supprimer des entrées rapides en attente, refusées et expirées qui ont été importées ou créées manuellement dans Dayforce. Sélectionnez une ou plusieurs entrées rapides en utilisant les cases à cocher et cliquez sur Supprimer. Dayforce barre le dossier d’entrée rapide dans la liste, indiquant qu’il n’est plus sélectionnable.
Cliquez sur Enregistrer pour terminer la suppression.
Consultez Importer des fichiers CSV de choix relatifs à la paie ou d’entrées rapides.
Approuver ou refuser des entrées rapides valides
Vous pouvez approuver ou refuser toute entrée rapide en attente en la sélectionnant dans la liste et en cliquant sur Approuver ou Refuser dans la barre d’outils.
Important : Les utilisateurs qui importent ou créent des entrées ne peuvent pas approuver ou refuser celles-ci.
Avant de pouvoir approuver ou refuser des entrées rapides, vous devez vous assurer que vos dossiers d’entrées rapides ont été validés par Dayforce. Les entrées rapides valides sont marquées de l’icône valide (
) dans la première colonne de la ligne, tandis que les entrées rapides non valides sont marquées de l’icône non valide (
).
Vous pouvez approuver vos dossiers comme suit :
- Pour approuver des entrées rapides en attente ou refusées, sélectionnez les dossiers dans la liste et cliquez sur Approuver > Approuver la sélection.
- Pour approuver tous les dossiers filtrés, cliquez sur Approuver > Approuver toutes les données filtrées.
Dayforce marquera les dossiers avec le statut et l’icône Approuvé (
).
Vous pouvez refuser vos dossiers comme suit :
- Pour refuser des entrées rapides précises, sélectionnez les dossiers dans la liste et cliquez sur Refuser > Refuser l’élément sélectionné.
- Pour refuser tous les dossiers filtrés, cliquez sur Refuser > Refuser toutes les données filtrées.
Dayforce marquera les dossiers avec le statut et l’icône Refusé (
).
Ajouter les employés en cessation d’emploi à la période de paie
Au besoin, vous pouvez ajouter à une période de paie les ex-employés dont la dernière date de paie est antérieure à la période de paie actuelle.
Pour ajouter des employés en cessation d’emploi à une période de paie :
- Accédez à la fonction Importation de paie > Entrées rapides et cliquez sur A cessé d’exercer son emploi dans la barre d’outils.
- Dans la fenêtre de dialogue Choisir un employé, effectuez l’une des actions suivantes :
- Sélectionnez un employé dans la liste déroulante Nom de l'employé.
- Sélectionnez un numéro d’employé dans la liste déroulante No d’employé.
- Lorsque vous sélectionnez un nom d’employé ou un numéro d’employé, Dayforce remplit automatiquement l’autre champ avec le nom ou le numéro associé à votre sélection. De plus, Dayforce remplit le champ Période de paie avec la période de paie associée à l’employé.
- Cliquez sur Ajouter. Dayforce ajoute le dossier à la liste.
- (Facultatif) Répétez les étapes 3 et 4.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour exporter la liste des entrées rapides affichées, cliquez sur Exporter. Dayforce génère un fichier .csv de vos dossiers d’entrées rapides.
Afficher les problèmes relatifs aux entrées rapides
Vous pouvez afficher les problèmes de validation en cliquant sur Problèmes dans la barre d’outils. Le panneau Problèmes s’ouvre et affiche une description du problème à l’origine de chaque erreur.
Vous pouvez filtrer les problèmes en sélectionnant l’un des niveaux de gravité suivants dans la partie gauche du panneau :
- Erreur (
) - Avertissement (
) - Information (
)
Vous pouvez également exporter un fichier CSV des erreurs répertoriées dans le panneau Problèmes en cliquant sur la flèche déroulante et en cliquant sur Exporter.
Avant de commencer : Vous devez approuver les entrées rapides avant de pouvoir les publier.
Important : Dayforce publie tous vos dossiers d’entrée rapide approuvés, qu’ils soient ou non sélectionnés dans la liste lorsque vous cliquez sur Publier. Les entrées rapides approuvées et publiées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.
Une fois les entrées rapides approuvées, elles peuvent être publiées, après quoi les mises à jour effectuées dans les entrées rapides sont traitées et affichées dans d’autres zones de Dayforce. Vous pouvez sélectionner certaines entrées rapides à publier ou filtrer la liste au besoin.
Pour publier des entrées rapides approuvées :
- Allez à Importation de paie > Entrées rapides.
- Filtrez la liste des entrées rapides et, si vous le souhaitez, sélectionnez les entrées rapides à publier.
- Cliquez sur Publier et sélectionnez une option :
- Publier les transactions sélectionnées
- Publier toutes les transactions filtrées
- Dans la fenêtre de dialogue de confirmation, cliquez sur OK pour continuer ou cliquez sur Annuler pour apporter d'autres modifications.
Dayforce grisera les dossiers qui ont été publiés avec succès et les marquera d’un crochet bleu (
) dans la colonne Publié.
Si certains ou aucun des dossiers ont été publiés avec succès, Dayforce affiche un message indiquant le nombre de dossiers qui ont été publiés avec succès.