Les employeurs doivent remplir une formulaire de relevé d’emploi (RE) et le déposer auprès de Service Canada lorsque les employés ayant des revenus assurables démissionnent, sont mis en cessation d’emploi ou mis à pied, prennent un congé ou ont des écarts importants dans leurs revenus.
Avant de commencer : Cette section traite des formulaires de relevé d’emploi (RE) propres aux employés canadiens seulement.
Dans Dayforce, vous pouvez créer des RE pour des employés individuels ou des groupes d'employés dans le sous-onglet Relevé d’emploi de l’onglet Entrée des données ou Gestion de la période de paie du module Paie. Vous pouvez également utiliser le fichier modèle d’importation pour créer des entrées de RE ou configurer une tâche d’arrière-plan qui génère automatiquement des formulaires de RE lorsque les employés sont mis en cessation d’emploi.
L’organigramme ci-dessous vous aide à choisir la meilleure façon de créer les nouvelles entrées de RE :
En général, le traitement des RE pour les employés canadiens dans Dayforce comprend les étapes suivantes :
- Créer de nouveaux formulaires de RE et les affecter aux périodes de paie
- Examiner et remplir des formulaires de RE
- Soumettre des formulaires de RE à Service Canada en soumettant des périodes de paie
- Modifier les formulaires RE soumis, au besoin.
Les RE sont affectés aux périodes de paie
Lorsque vous créez un RE, vous devez l’affecter à une période de paie. Le RE reste affecté à une période de paie à toutes les étapes du traitement. Vous pouvez déplacer manuellement les RE vers d’autres périodes de paie en fonction de vos besoins dans le sous-onglet Relevé d’emploi.
Renseignements inclus sur le formulaire de relevé d’emploi
Le formulaire de relevé d’emploi affiche la liste des détails de l’historique de travail d’un employé dans une personne morale particulière (c’est-à-dire, l’unité opérationnelle) de votre organisation. Les renseignements contenus dans le formulaire de RE comprennent les dates de début et de fin, les revenus assurables et les heures assurables. Le formulaire indique également le motif pour lequel le RE a été émis ainsi que les montants des vacances, des jours fériés et des autres paies versées à l’employé au cours de la dernière période de paie.
Comment les revenus déclarés sont déterminés
L’application ajoute automatiquement des revenus au formulaire de RE. Ces revenus sont calculés en fonction des dates de début et de fin des périodes de paie qui s’appliquent aux heures assurables du RE, qui sont fondées sur les éléments suivants :
- La date d’embauche de l’employé.
- La date à laquelle le dernier RE de l’employé a été émis (le cas échéant).
- Les dates de toute période de paie exécutée précédemment. S’il n’y a pas de période de paie exécutée précédemment, Dayforce déclare les revenus de la période de paie en cours.
- Tous les revenus déboursés dans les périodes de paie hors cycle.
- Tout rajustement apporté aux périodes de paie antérieures.
Les RE passent par trois étapes : Demandé, en attente et exécuté. L’application affiche l’étape actuelle d’un RE dans la colonne Statut du sous-onglet Relevé d’emploi :
| Statut du RE | Description |
|---|---|
| Demandé |
Lorsque vous créez des RE pour la première fois dans le sous-onglet Relevé d’emploi, ils passent au statut Demandé. Lorsque vous ajoutez des RE dans le sous-onglet Relevé d’emploi, l'application met automatiquement à jour leur statut de Demandé à En attente, et vous pouvez alors commencer à travailler dessus. Lorsque vous importez des entrées de RE dans le sous-onglet Relevé d’emploi, elles reçoivent le statut Demandé, et vous devez les générer manuellement. Consultez Importer des RE. |
| En attente |
Lorsque des entrées du RE sont saisies et enregistrées dans le sous-onglet Relevé d’emploi, Dayforce génère automatiquement les formulaires de RE et met à jour les statuts des formulaires de Demandé à En attente. Lorsqu’un RE a le statut En attente, cela signifie que vous pouvez l’examiner et le modifier. Le RE gardera le statut En attente jusqu’à ce que la période de paie qui lui est affectée soit exécutée. Une fois que la période de paie affectée est exécutée, le statut du RE passe automatiquement à Exécuté. |
| Exécuté |
Un RE passe automatiquement au statut Exécuté lorsque la période de paie qui lui est attribuée est exécutée. Les périodes de paie peuvent seulement être exécutées depuis les onglets Aperçu et Gestion de la période de paie de Paie. Lorsque vous avez exécuté la période de paie attribuée, l’application n’affiche plus le RE dans l’onglet Entrée des données. Cependant, vous pouvez toujours y accéder en naviguant vers l’onglet Gestion de la période de paie, en chargeant la période de paie qui lui est attribuée et en cliquant sur le sous-onglet Relevé d’emploi. Lorsqu’une période de paie est exécutée, Dayforce transmet en toute sécurité des copies électroniques de tout RE associé à la période de paie à Service Canada un jour ouvrable avant la date du chèque (c.-à-d., la date de paie) pour la période de paie. L’application attribue automatiquement un numéro de série au RE exécuté. Puisque vous soumettez les RE par voie électronique à Service Canada, vous n’avez pas besoin de fournir aux employés des copies imprimées. Cependant, si les employés demandent des copies, vous pouvez les afficher et les imprimer dans l’écran Relevés > Relevés d’emploi de la fonction Gens. N. B. : Il n’est actuellement pas possible d’imprimer le formulaire de RE dans la fonction Paie. |
Périodes de paie annulées
Si une période de paie est annulée, les événements suivants se produisent :
- Si une période de paie est annulée avant la date du chèque pour une période de paie, Dayforce n’envoie pas les formulaires de RE affectés à la période de paie. Vous devez les recréer.
- Si une période de paie est annulée après la date du chèque pour une période de paie, vous devrez peut-être créer des formulaires de RE modifiés.
RE pour une date antérieure
Dans certains cas, il est possible de ne pas savoir qu’un employé a quitté l’organisation ou qu’il a vu son statut d’emploi changé à En cessation d’emploi. Si cela se produit et qu’il n’y a pas de revenus dans la période de paie en cours, vous devez antidater le Dernier jour payé (case 11) et la Date de fin de la dernière période de paie (case 12) du formulaire de RE aux dates appropriées. Consultez Onglet Dates, motifs, paiements spéciaux.
RE pour une date future
Si un relevé d’emploi est configuré pour une date ultérieure, vous devez l’attribuer à la période de paie dans laquelle se situe cette date. Vous pouvez créer des RE pour la prochaine période de paie dans la version Entrée des données du sous-onglet Relevé d’emploi. Si la période de paie comprend plus d’une période de paie future, vous pouvez charger la période de paie dans l’onglet Gestion de la période de paie et créer le RE à cet endroit.