Vous pouvez préciser le niveau d’accès que les rôles d’utilisateur ont aux types de documents. Tous les types de documents doivent avoir au moins un rôle affecté. Dans les cas où plusieurs rôles sont attribués à un type de document, ils peuvent avoir différentes autorisations. Par exemple, les gestionnaires peuvent être en mesure de seulement consulter les documents de leurs employés, tandis que ces derniers peuvent modifier leurs propres documents.
Les autorisations de lecture, de prévisualisation et de téléchargement sont disponibles en fonction de la configuration de la propriété client Activer l’aperçu du document dans le volet Admin. système > Propriétés du client. Si elle est activée, les autorisations de prévisualisation et de téléchargement sont distinctes. Cela permet aux administrateurs d’accorder un accès de prévisualisation sans autoriser les utilisateurs à télécharger certains types de documents, dans la mesure où cela peut être nécessaire à des fins de conformité. Si la propriété du client Activer l'aperçu du document n'est pas activée, alors l'autorisation de lecture combine la prévisualisation et le téléchargement.
N. B. : Vous pouvez utiliser des groupes de sécurité pour limiter davantage les utilisateurs qui peuvent accéder à un document. Cette fonctionnalité est expliquée en plus de détail dans la section Groupes de sécurité.
Pour attribuer des rôles aux types de documents :
- Allez au volet Documents > Admin > Types de document et sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez attribuer des rôles.
- Sélectionnez un rôle dans la colonne Rôle disponible et déplacez-le vers la colonne Rôles à l’aide des flèches.
- Dans la liste déroulante Visible pour, sélectionnez une option :
- Gestionnaire : Les utilisateurs peuvent afficher les documents de tous les employés qu’ils gèrent.
- Propriétaire : Les utilisateurs peuvent afficher uniquement leurs propres documents.
- Précisez les autorisations pour le rôle à l’aide des cases à cocher Créer, Lecture, Aperçu, Télécharger, Mettre à jour et Supprimer.
- Cliquez sur Enregistrer.