En la parte inferior de la pantalla Nómina > Elecciones de la nómina, la aplicación muestra la sección Atrasos y saldos, donde puede agregar y administrar registros de atrasos y saldos correspondientes a las deducciones.
Registros de saldo
Dayforce puede hacer un seguimiento de las deducciones de saldos decrecientes para hacer un seguimiento del saldo de los préstamos u otros pagos pendientes que se restan automáticamente de las ganancias de un empleado hasta que el préstamo o el pago pendiente se liquida. Por lo general, esto se usa para préstamos sin intereses para computadoras u otros equipos. Este proceso implica ingresar el saldo inicial del monto e ingresar un programa de pago que se sigue hasta que se paga el monto.
En la pantalla de Elecciones de la nómina se puede agregar el saldo que adeuda el empleado. Una vez agregado esto, debe definir cómo el empleado pagará el préstamo; para ello, registre una elección de la nómina. Esto define con qué frecuencia se aplica la deducción y cuánto se deduce. Por ejemplo, para pagar un préstamo de computadora, agregue una opción de deducción en la pantalla Elecciones de la nómina para cobrar USD 35 cada pago hasta que se pague el préstamo. Una vez que el saldo del préstamo sea cero, la aplicación no aplicará la deducción.
Nota: Para crear un saldo de una deducción, el código de la deducción debe tener seleccionada la casilla Saldo decreciente en la subpestaña General de la pestaña Deducciones en Configuración de nómina > Ganancias y deducciones.
Cuando la aplicación cobra un monto programado del pago del empleado en Nómina, agrega automáticamente una transacción al registro del saldo y actualiza el saldo actual en la pestaña Saldos de la pantalla Elecciones de la nómina.
En este ejemplo, la aplicación agrega una transacción por USD 35 al registro del saldo para la deducción del préstamo de la computadora. Para esta transacción, en la columna Generado por el sistema se muestra Sí para indicar que la aplicación la agregó:
Como alternativa, también puede agregar transacciones manualmente para registrar los pagos hechos por los empleados fuera del proceso de nómina normal, sin deducirlos automáticamente de las ganancias de un empleado.
En muchos casos, los empleados proporcionarán cheques separados con los fondos para pagar los préstamos o ponerse al día con las deducciones que se atrasaron. Los fondos de estos pagos provienen directamente de la cuenta bancaria del empleado y no de Nómina.
Como resultado, debe ingresar los detalles de estos pagos para que la aplicación pueda reducir el monto del préstamo pendiente o el saldo atrasado.
Por ejemplo, la deducción de un empleado se atrasa por USD 500. En su próximo pago, la aplicación calcula que tiene USD 250 adicionales en ganancias que se pueden aplicar a este saldo de atrasos. La aplicación deduce automáticamente los USD 250 adicionales y los aplica al saldo de atrasos. Ahora es de USD 250.
El empleado escribe un cheque por USD 200 y lo entrega al departamento de nómina. Un administrador de nómina registra la transacción en la pestaña Atrasos. Esto reduce el saldo de los atrasos a USD 50; como resultado, la aplicación solo descuenta otros USD 50 del próximo pago para cubrir el saldo de atrasos.
También puede registrar los pagos hechos para saldos decrecientes, por ejemplo, préstamos, ya que los empleados proporcionan los cheques de reembolso. Estos cheques pueden ser reembolsos de préstamos "adicionales", además de los montos que se deducen automáticamente de las ganancias del empleado, o pueden representar la única forma de reembolso si la aplicación no se ha configurado para deducir automáticamente los reembolsos de préstamos.
Por ejemplo, si un empleado tiene seis meses para pagar un préstamo sin un programa de pago específico, en lugar de definir una elección de la nómina que dicte cuánto deducir del salario de los empleados y con qué frecuencia, puede ingresar los montos de reembolso que el empleado proporcione, como los proporcione.
Registros de atrasos
Se puede utilizar un proceso para los saldos similar al descrito anteriormente para los montos de deducción que se atrasaron. Dayforce puede deducir automáticamente de las ganancias de los empleados hasta que se pague el préstamo o el saldo de atrasos.
Cuando la aplicación no puede cobrar un monto de deducción programado de un pago en la función Nómina debido a fondos insuficientes, la aplicación agrega automáticamente un registro de atrasos a la pantalla Elecciones de la nómina.
Nota: Una deducción solo puede ingresar atrasos cuando tiene seleccionada la casilla Permitir atrasos en la subpestaña General de la pestaña Deducciones en Configuración de nómina > Ganancias y deducciones.
En este ejemplo, la aplicación no puede cobrar un monto programado de USD 75 en Nómina, por lo que agrega automáticamente lo siguiente a la pestaña Atrasos en la pantalla Elecciones de la nómina:
- Un registro de atrasos para la deducción.
- Una transacción de saldo de USD 75 a este registro de atrasos.
Como se describe para los saldos en la sección anterior, puede agregar manualmente un registro de atrasos en la pestaña Atrasos, si es necesario. Además, puede crear manualmente transacciones en registros de atrasos individuales en la pestaña Atrasos para aumentar o reducir los atrasos.
Nota: También es posible crear un saldo de atrasos mediante la pestaña Entrada rápida de Nómina. Para ello, cree una entrada de nómina que tenga seleccionada la casilla Atrasos de débito.
Agregar registros de saldo o atrasos
Para agregar un registro de saldo o atrasos, haga lo siguiente:
- Vaya a Personal y cargue un empleado.
- Haga clic en Nómina > Elecciones de la nómina en la barra lateral.
- En la sección Atrasos y saldos en la parte inferior de la pantalla, haga clic en la pestaña Atrasos o en la pestaña Saldos.
- Haga clic en Agregar.
- Seleccione una opción en la lista desplegable Código e ingrese una descripción.
- Lleve a cabo una de las siguientes opciones:
- Si va a crear un registro de saldo, modifique la fecha de inicio efectivo según sea necesario. El valor predeterminado se establece en la fecha actual.
- Si va a crear un registro de atrasos, modifique la fecha de los primeros atrasos si es necesario. El valor predeterminado se establece en la fecha actual.
- Solo para saldos, ingrese el monto del saldo inicial. Este campo no está disponible para atrasos. En cambio, la aplicación basa el saldo de atrasos en transacciones individuales para ese registro de atrasos. Las transacciones se describen en la siguiente sección.
- Haga clic en Guardar.
Agregar manualmente transacciones de saldo o atrasos
Para agregar una transacción a un registro de saldo o atrasos, haga lo siguiente:
- Vaya a Personal y cargue un empleado.
- Haga clic en Nómina > Elecciones de la nómina en la barra lateral.
- En la sección Atrasos y saldos en la parte inferior de la pantalla, haga clic en la pestaña Atrasos o en la pestaña Saldos.
- Seleccione un registro de atrasos o saldo de la lista y en la sección Transacción en la parte inferior de la pantalla, haga clic en Nuevo.
- En el campo Delta, ingrese un valor negativo para aumentar los atrasos o el saldo y un valor positivo para disminuir los atrasos o el saldo.
- Seleccione una opción en la lista desplegable Código e ingrese una descripción.
- (Opcional) Actualice la fecha de inicio efectivo, que se establece en la fecha actual de forma predeterminada.
- Haga clic en Guardar.