Puede definir conjuntos de modificaciones para que usted y otros usuarios puedan reutilizarlos en procesamientos de pagos normales o especiales que pertenezcan al mismo grupo salarial. Por ejemplo, si crea un conjunto de modificaciones reutilizable para el procesamiento de pagos 02 - 00 del grupo salarial quincenal de EE. UU., también estará disponible el procesamiento de pagos 02 - 01 y 03 - 00 de este grupo salarial.
El beneficio clave de reutilizar un conjunto de modificaciones es que le permite generar copias de entradas rápidas que se asignaron al conjunto de modificaciones de otros procesamientos de pagos. Por ejemplo, supongamos que creó 25 entradas rápidas en un procesamiento de pagos el último trimestre y debe crear un conjunto de entradas muy similar en un procesamiento de pagos este trimestre. Si asignó esas entradas a un conjunto de modificaciones reutilizable en el procesamiento de pagos anterior, puede configurar la aplicación para generar copias de esas entradas en el procesamiento de pagos actual. La aplicación los agrega como nuevas entradas que puede editar según sea necesario:
Cuando reutiliza entradas de otro procesamiento de pagos, no afecta a las entradas originales o al procesamiento de pago del que se copiaron.
Tenga en cuenta el siguiente comportamiento cuando reutilice entradas rápidas de otro procesamiento de pagos:
- Cuando el empleado al que se asigna la entrada rápida no está asignado al conjunto de modificaciones en el procesamiento de pagos actual, la aplicación agrega la entrada rápida a la lista con un mensaje de advertencia.
- Cuando el empleado al que se le asignó la entrada rápida ya no está en el grupo salarial, la aplicación agrega la entrada a la lista con un mensaje de error.
- Cuando el empleado al que se asignó la entrada rápida tiene el estado Desvinculado y no ha agregado manualmente al empleado al procesamiento de pagos como empleado con estado Desvinculado, la aplicación agrega la entrada a la lista con un mensaje de error. Para obtener más información, consulte Inclusión de empleados de estado desvinculado en procesamientos de pagos.
Puede definir un conjunto de modificaciones como reutilizable cuando lo crea por primera vez o puede actualizarlo para que sea reutilizable más adelante. Los conjuntos de modificaciones se definen como reutilizables en el cuadro de diálogo Administrar conjuntos de modificaciones al seleccionar la opción Reutilizable en la columna Tipo y hacer clic en el botón Guardar.
Cuando abre el cuadro de diálogo Administrar conjuntos de modificaciones para cualquier otro procesamiento de pagos del mismo grupo salarial (por ejemplo, el siguiente procesamiento de pagos), la aplicación muestra el conjunto de modificaciones reutilizable en la lista. Sin embargo, se borran las configuraciones de Cargado, Horas y unidades, Ganancias, Deducciones, Impuestos y Empleados y debe redefinirlas para el procesamiento de pagos específico.
Si seleccionó la casilla Todos los empleados para el conjunto de modificaciones original, esta casilla también está habilitada para el conjunto de modificaciones en el nuevo procesamiento de pagos. Esto significa que todos los empleados del grupo salarial se asignan automáticamente al conjunto de modificaciones. Sin embargo, aún puede desactivar la casilla Todos los empleados.
Nota: Hacer cambios en el nombre o la descripción, la lista desplegable Tipo o la casilla Todos los empleados de un conjunto de modificaciones reutilizable no sobrescribirá la configuración en procesamientos de pagos donde el conjunto de modificaciones ya está en uso.
Si quiere utilizar el conjunto de modificaciones, primero debe cargarlo. Como mínimo, antes de que pueda cargar un conjunto de modificaciones para su uso, debe asignarlo al menos a un empleado o hacer clic en la casilla Todos los empleados.
Un conjunto de modificaciones se carga en el cuadro de diálogo Administrar conjuntos de modificaciones al hacer clic en la casilla Cargado. Si el conjunto de modificaciones se asignó al menos a una entrada rápida en otro procesamiento de pagos, la aplicación muestra automáticamente el cuadro de diálogo Cargar conjunto de modificaciones:
Este cuadro de diálogo le da la opción de copiar entradas rápidas asignadas al conjunto de modificaciones de otro procesamiento de pagos.
Si el conjunto de modificaciones no está asignado al menos a una entrada en otros procesamientos de pagos, el cuadro de diálogo Cargar conjunto de modificaciones no se muestra y el conjunto de modificaciones se carga con normalidad.
En el cuadro de diálogo Cargar conjunto de modificaciones, puede hacer clic en el botón Aceptar para completar la carga del conjunto de modificaciones sin cargar entradas rápidas. Cuando hace esto, la aplicación vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Administrar conjuntos de modificaciones. En este punto, el conjunto de modificaciones se carga y no es necesario hacer clic en el botón Guardar.
Como alternativa, puede seleccionar la casilla Incluir datos para habilitar la lista desplegable Período seleccionado, desde la cual puede seleccionar un procesamiento de pagos que tenga entradas rápidas asignadas al conjunto de modificaciones:
La lista desplegable Período seleccionado puede mostrar hasta cincuenta procesamientos de pagos. Una vez que selecciona un procesamiento de pagos y hace clic en el botón Aceptar, la aplicación muestra el cuadro de diálogo Administrar conjuntos de modificaciones. En este punto, el conjunto de modificaciones se carga y no es necesario hacer clic en el botón Guardar.
Al hacer clic en el botón Cerrar del cuadro de diálogo Administrar conjuntos de modificaciones, la aplicación muestra las entradas rápidas que se asignaron al conjunto de modificaciones en el procesamiento de pagos que seleccionó. Puede editar, guardar o eliminar estas entradas según sea necesario: