Antes de empezar: En este tema se abarca cómo ejecutar una importación y exportación para varios procesamientos de pagos y grupos salariales (es decir, para ejecutar una importación global). Para ejecutar importaciones y exportaciones para procesamientos de pagos individuales, debe trabajar en la pestaña Administración de procesamiento de pagos. La funcionalidad básica para importar y exportar en las pestañas Ingreso de datos y Administración de procesamiento de pagos es la misma. Para obtener más información, consulte Importar y exportar elementos a procesamientos de pagos individuales.
En las subpestañas Entrada rápida, Ajustes, Cheques y (solo para grupos salariales canadienses) ROE de la pestaña Ingreso de datos en Nómina, la aplicación proporciona la funcionalidad para importar elementos y exportar elementos de varios procesamientos de pagos y grupos salariales. También puede ver el estado de las importaciones y filtrar entradas rápidas de importaciones específicas. Puede importar datos para los siguientes procesamientos de pagos de los grupos salariales a los que tiene acceso:
- Procesamiento de pagos actual abierto
- Siguiente procesamiento de pagos programado
- Procesamientos de pagos fuera de ciclo que se encuentren abiertos y asociados a los procesamientos de pagos actuales y siguientes de un grupo salarial.
Si tiene una gran cantidad de elementos, en lugar de ingresarlos manualmente en Nómina, puede crear registros fuera de la aplicación con un archivo CSV (valores separados por comas). Luego puede importar el archivo CSV a Dayforce para cargar esos registros.
Por ejemplo, tiene una lista de todas las bonificaciones trimestrales de los empleados que quiere ingresar en Dayforce. La lista de bonificaciones existe actualmente en una hoja de cálculo y tardaría una cantidad considerable de tiempo agregarla manualmente a la subpestaña Entrada rápida. O bien, cada semana recibe una lista de los montos que se reembolsan a los empleados para cubrir los gastos. De nuevo, al igual que con la lista de bonificaciones, los reembolsos se encuentran en una hoja de cálculo. En ambos casos, en lugar de agregar manualmente cada registro, puede importar esta información a la aplicación.
Al ejecutar una importación o exportación, es para la subpestaña específica en la que está trabajando. Por ejemplo, si está ejecutando la importación en la subpestaña Entrada rápida, el archivo de importación solo puede incluir registros de entrada rápida y no puede incluir registros de ajuste o cheques.
Para más información sobre la importación y exportación de elementos para varios procesamientos de pagos, consulte los siguientes temas:
- Crear un archivo de importación
- Proceso de importación
- Ver estado de importación
- Ver historial de importación
- Importar elementos de nómina
- Exportar elementos de nómina
- Métricas laborales en importaciones y exportaciones
- Resumen sobre la importación de los ROE (consulte la página 1)
Crear un archivo de importación
En las subpestañas Entrada rápida, Cheques y Ajustes, puede crear un archivo que puede usar como plantilla para importar cada tipo de elemento. La aplicación genera el archivo en formato CSV, que se puede abrir en Microsoft Excel. Al descargar el archivo de la plantilla, se denomina Plantilla de importación de entradas de datos de forma predeterminada, pero puede cambiarle el nombre. Puede generar una plantilla de importación las veces que sea necesario. La ventaja de generar una plantilla es que contiene todos los nombres correctos de los encabezados de columna y tiene el formato de archivo correcto.
Para crear y descargar una plantilla de importación, haga lo siguiente:
- Vaya a Nómina.
- Haga clic en la pestaña Ingreso de datos.
- Haga clic en la subpestaña Entrada rápida, Ajustes o Cheques.
- Haga clic en Importar y seleccione Crear plantilla de importación:
-
- Siga las instrucciones del navegador para descargar el archivo de la plantilla. No es necesario agregar la extensión
.csval nombre del archivo.
Nota: Cuando guarde los cambios en el archivo de la plantilla, asegúrese de que permanezca en formato CSV. Dayforce no puede importar archivos en formato Excel.
Cada archivo de plantilla se describe en los temas siguientes.
Archivo de entrada rápida
En el archivo de plantilla que genera desde la subpestaña Entrada rápida, la fila superior siempre incluye todas las columnas. Puede eliminar columnas opcionales que no tenga que usar en la importación. Sin embargo, algunas columnas como Código son obligatorias para una importación. Las columnas Guardado en y Guardado por se incluyen en la plantilla porque no son pertinentes para importar o exportar datos. El siguiente es un extracto de una plantilla de importación:
En la plantilla, puede agregar las entradas rápidas que quiere importar. Puede escribir registros de entrada rápida directamente en el archivo o copiar registros de otra fuente en el archivo.
Cree el archivo de importación proporcionando valores apropiados en las columnas y siga la plantilla. Debe guardar el archivo como un archivo CSV (y no en formato Excel). Una vez creado el archivo de importación, puede importarlo para cargar las entradas rápidas.
Puede importar archivos con una columna Procesamiento de pagos en blanco o sin esta columna. Cuando no incluye un valor de procesamiento de pagos, la aplicación importa el elemento para el actual procesamiento de pagos abierto de forma predeterminada. Cuando incluye un valor de procesamiento de pagos para un elemento, debe ser para los siguientes procesamientos de pagos:
- actual procesamiento de pagos abierto;
- Siguiente procesamiento de pagos programado
- procesamientos de pagos fuera de ciclo que se encuentren abiertos y asociados a los procesamientos de pagos actuales y siguientes de un grupo salarial.
Si un elemento de pago no forma parte de los procesamientos de pagos antes mencionados, la aplicación rechazará la entrada individual.
Para agregar una entrada a un procesamiento de pagos específico, debe usar el siguiente formato en la columna Procesamiento de pagos del archivo CSV. Debe incluir el nombre del grupo salarial y el número y el sufijo del período de pago de la siguiente manera:
<nombre del grupo salarial> - <número del período de pago> - <número del sufijo>
En el siguiente ejemplo de un archivo CSV, el usuario importa una entrada rápida para el período de pago número 12 - 00 del grupo salarial Quincenal CAD. Como resultado, el usuario ingresa Quincenal CAD - 12 - 00 debajo de la columna Procesamiento de pagos para la entrada rápida.
Al importar los registros de entrada rápida, puede especificar los mismos accesos directos de entrada rápida en la columna Tarifa de la plantilla de importación de CSV que en la subpestaña Entrada rápida. Puede usar lo siguiente en la columna Tarifa: J para usar la tarifa laboral, B para la tarifa base, V para la tarifa de vacaciones, O para la tarifa promedio de horas extras y A para la tarifa alternativa del empleado.
Al registrar entradas rápidas en el archivo CSV, debe especificar 0 en la columna Tarifa para registrar una ganancia que es solo una cantidad en dólares, como una bonificación o pago de comisión (en lugar de dejarlo en blanco como puede hacerlo en la aplicación).
Archivo de cheques
El archivo de la plantilla que descarga de la subpestaña Cheques contiene los encabezados de los nombres de columna de los registros de encabezado y detalles. Todas las columnas disponibles están incluidas en la plantilla. Puede eliminar columnas opcionales que no tenga que usar en la importación. Sin embargo, algunas columnas como Código son obligatorias para una importación. Las columnas Guardado en y Guardado por se incluyen en la plantilla porque no son pertinentes para importar o exportar datos.
La plantilla indica que, para cada fila de encabezado, usted registra una "H" para indicar que el registro es de encabezado y, luego, proporciona el código de empleado, el nombre y el tipo de cheque y la plantilla de cheque, mientras que, para cada fila de detalles, debe registrar una "D" e incluir el código de deducción o ganancia, las horas y la tarifa de pago que se registra en el cheque. El siguiente es un extracto de una plantilla de importación de cheques:
Al importar cheques, las filas de encabezado o los registros se refieren a las entradas iniciales registradas en la pestaña Cheques. Estos registros controlan el tipo de cheque y la plantilla de cheques que se utiliza, y para quién se escribe el cheque.
Los detalles son las entradas registradas en el cuadro de diálogo Entradas. Estas entradas detallan las ganancias o deducciones reales en el cheque, como una ganancia con el código de "Bonificación" registrado por un monto de 500.
Al importar entradas de cheques, debe incluir un registro de encabezado para cada registro de detalle que se importe. A menudo, hay varios registros de detalles debajo de un solo encabezado, como un cheque que incluye tres ganancias separadas, una para pago normal, una para pago de vacaciones y otro para bonificación. En este caso, crearía un archivo de importación con cuatro registros: un registro de encabezado con los detalles del cheque en sí (el código y nombre del empleado, el tipo de cheque y la plantilla de cheques) y tres registros detallados debajo, uno para cada entrada de ganancias.
Recordatorio: La plantilla de importación detalla lo que debe incluirse en los archivos de importación para los registros de encabezado y de detalles. Cada fila o registro en el archivo de importación de cheques debe comenzar con H o D para designar si es una fila de encabezado o de detalle. Una fila de encabezado debe preceder a sus filas de detalles y las filas de detalles no se pueden importar sin una fila de encabezado correspondiente.
Cree el archivo de importación proporcionando valores apropiados en las columnas para el encabezado y para los registros de detalles, y siga la plantilla. Debe guardar el archivo como un archivo CSV (y no en formato Excel). Una vez creado el archivo de importación, puede importarlo para cargar los cheques.
Puede importar archivos con una columna Procesamiento de pagos en blanco o sin esta columna. Cuando no incluye un valor de procesamiento de pagos, la aplicación importa el elemento para el actual procesamiento de pagos abierto de forma predeterminada. Cuando incluye un valor de procesamiento de pagos para un elemento, debe ser para los siguientes procesamientos de pagos:
- actual procesamiento de pagos abierto;
- Siguiente procesamiento de pagos programado
- procesamientos de pagos fuera de ciclo que se encuentren abiertos y asociados a los procesamientos de pagos actuales y siguientes de un grupo salarial.
Si un elemento de pago no forma parte de los procesamientos de pagos antes mencionados, la aplicación rechazará la entrada individual.
Para agregar una entrada a un procesamiento de pagos específico, debe usar el siguiente formato en la columna Procesamiento de pagos del archivo CSV. Debe incluir el nombre del grupo salarial y el número y el sufijo del período de pago de la siguiente manera:
<nombre del grupo salarial> - <número del período de pago> - <número del sufijo>
En el siguiente ejemplo de un archivo CSV, el usuario importa una entrada rápida para el período de pago número 12 - 00 del grupo salarial Quincenal CAD. Como resultado, el usuario ingresa Quincenal CAD - 12 - 00 debajo de la columna Procesamiento de pagos para la entrada rápida.
Archivo de ajustes
El archivo de plantilla que descarga de la subpestaña Ajustes contiene los encabezados de los nombres de columna de los registros de encabezado y detalles. Todas las columnas disponibles están incluidas en la plantilla. Puede eliminar columnas opcionales que no tenga que usar en la importación. Sin embargo, algunas columnas como Código son obligatorias para una importación. Las columnas Guardado en y Guardado por se incluyen en la plantilla porque no son pertinentes para importar o exportar datos. El siguiente extracto es del archivo de plantilla de ajuste:
La plantilla indica que, para cada fila de encabezado, usted registra una "H" para indicar que el registro es un registro de encabezado y, luego, proporciona el código de empleado, el nombre, cualquier comentario, etc. para la entrada de ajuste. Para cada fila de detalle del ajuste, debe registrar una "D", seguida de la configuración (por ejemplo, código, horas y monto).
Al importar ajustes, las filas o registros del encabezado se refieren a las entradas iniciales registradas en la pestaña Ajustes. Estos registros identifican al empleado para el que se registran los ajustes. En el caso de los ajustes, esto identifica principalmente al empleado cuyos registros de nómina se ajustarán.
Los detalles son las entradas registradas en el cuadro de diálogo Entradas. Estas entradas detallan los códigos que se van a ajustar, como una entrada de -245 con el código "Normal" y una de +245 con el código "Pago por enfermedad" para reducir USD 245 del pago normal que debería haberse registrado como pago por enfermedad.
Al importar entradas de ajuste, debe incluir un registro de encabezado para cada registro de detalle que se importe. A menudo, hay varios registros de detalles debajo de un solo encabezado, como en el ejemplo anterior, donde hay dos registros de detalles (uno para -245 y otro para +245) para el registro de encabezado del ajuste.
Recordatorio: la plantilla de importación detalla lo que debe incluirse en los archivos de importación para los registros de encabezado y de detalles. Cada fila o registro en el archivo de importación del ajuste debe comenzar con H o D para designar si es una fila de encabezado o de detalle. Una fila de encabezado debe preceder a sus filas de detalles y las filas de detalles no se pueden importar sin una fila de encabezado correspondiente.
Cree el archivo de importación proporcionando valores apropiados en las columnas para el encabezado y para los registros de detalles, y siga la plantilla. El archivo debe guardarse como un archivo CSV (y no en formato Excel) y cerrarse antes de poder importarlo.
Puede importar archivos con una columna Procesamiento de pagos en blanco o sin esta columna. Cuando no incluye un valor de procesamiento de pagos, la aplicación importa el elemento para el actual procesamiento de pagos abierto de forma predeterminada. Cuando incluye un valor de procesamiento de pagos para un elemento, debe ser para los siguientes procesamientos de pagos:
- actual procesamiento de pagos abierto;
- Siguiente procesamiento de pagos programado
- procesamientos de pagos fuera de ciclo que se encuentren abiertos y asociados a los procesamientos de pagos actuales y siguientes de un grupo salarial.
Si un elemento de pago no forma parte de los procesamientos de pagos antes mencionados, la aplicación rechazará la entrada individual.
Para agregar una entrada a un procesamiento de pagos específico, debe usar el siguiente formato en la columna Procesamiento de pagos del archivo CSV. Debe incluir el nombre del grupo salarial y el número y el sufijo del período de pago de la siguiente manera:
<nombre del grupo salarial> - <número del período de pago> - <número del sufijo>
En el siguiente ejemplo de un archivo CSV, el usuario importa una entrada rápida para el período de pago número 12 - 00 del grupo salarial Quincenal CAD. Como resultado, el usuario ingresa Quincenal CAD - 12 - 00 debajo de la columna Procesamiento de pagos para la entrada rápida.
Proceso de importación
Una vez preparado el archivo CSV que contiene los datos que quiere importar a Dayforce, puede cargarlo en la aplicación. Por ejemplo, si crea un archivo de entrada rápida, puede importarlo en la subpestaña Entrada rápida. Para ello, haga clic en el botón Importar y seleccione la opción Importar elementos:
Detalles de la importación
Cuando hace clic en la opción Importar elementos, la aplicación muestra el control Importar elementos, donde puede definir los detalles de la importación.
En el control Importar elementos, debe indicar un valor en el campo Nombre del conjunto de importación que tiene un límite de 512 caracteres. Una vez ejecutada una importación, el nombre del conjunto de importación se puede usar para filtrar los registros de las entradas de ajuste para ver, editar o eliminar los resultados de una importación.
También en este control, la lista desplegable Si se producen errores de validación tiene seleccionada la opción Eliminar todos los registros de forma predeterminada. Cuando se selecciona esta opción y no se puede validar cualquier registro individual, la aplicación no importa ninguno de los registros que hayan superado correctamente la validación.
Por ejemplo, si un registro de un archivo de importación no tiene definida la columna Código y todos los demás registros son válidos, ninguna de las entradas del archivo de importación se guardará. Para continuar con este ejemplo, si selecciona la opción Conservar registros correctos de la lista desplegable, la aplicación guarda todas las entradas excepto la que no tiene definida la columna Código.
En Nómina, la aplicación solo permite importar entradas válidas. Por ejemplo, si el archivo de importación contiene una entrada sin un código de ganancia ni deducción definido, debe agregar el código de ganancia o deducción adecuado directamente en el archivo de importación antes de ejecutar la importación.
La opción Si se producen errores de validación de Importar elementos controla solo los ajustes de los errores de validación de las entradas individuales. Si el archivo de importación contiene elementos no válidos, como columnas duplicadas o columnas no válidas, se produce un error en toda la importación.
Cargar un archivo
Al hacer clic en el botón Siguiente del control Importar elementos, la aplicación muestra el control estándar para cargar archivos en Dayforce. Al hacer clic en el botón Agregar archivo, puede seleccionar un archivo TSV o CSV desde el explorador de archivos del sistema operativo. Después de seleccionar un archivo, la aplicación muestra su tamaño. Puede cargar solo un archivo por transacción de importación. Puede hacer clic en el botón Cargar para ejecutar el proceso de importación:
Mensajes
Después de hacer clic en el botón Cargar en el control Importar elementos, la aplicación muestra mensajes de confirmación, advertencia o error en la parte inferior derecha de la pantalla, según el estado de la importación. En este ejemplo, la exportación se hizo correctamente, pero hay una advertencia de que el archivo de importación contenía las columnas Guardado por y Guardado en, que son columnas que la aplicación reconoce pero ignora (es decir, la información en estas columnas no se importa):
En este ejemplo, la aplicación muestra un mensaje de error para indicar que no se pudo hacer la importación porque faltaba una columna obligatoria del archivo:
Proceso en segundo plano
Al ejecutar el proceso de importación, se lleva a cabo como un proceso en segundo plano, de modo que puede continuar usando la aplicación o incluso cerrar sesión mientras la aplicación importa las entradas.
Entrega de datos
Dayforce intenta importar la mayor cantidad posible de datos del archivo CSV. La aplicación ignorará determinados campos vacíos, por ejemplo, Comentario, o completará la información de la mejor manera que pueda. Por ejemplo, si una o más filas del archivo CSV contienen un código de empleado, pero no un nombre de empleado, después de la importación, la aplicación agregará el nombre del empleado según su código de empleado.
Entradas importadas
Al importar entradas en la nueva versión, se guardan automáticamente en el sistema y no se requiere ninguna otra acción.
Importante: Las entradas no se muestran automáticamente en la lista, por lo que debe hacer clic en el botón Actualizar para verlas.
Dayforce muestra solo las entradas importadas que cumplen con la configuración de filtro actual que definió. Por ejemplo, si filtra por una ubicación específica, solo se muestran las entradas importadas de esa ubicación. Puede cambiar la configuración del filtro para ver las entradas importadas restantes.
Además, la aplicación excluye las columnas de las entradas importadas que no cumplen con la configuración de vista actual que definió. Por ejemplo, si excluyó la columna Ubicación del trabajo de la lista, estos datos no se muestran en las entradas importadas. Para ver esta información de las entradas importadas, debe volver a agregar la columna a la lista.
Filtro del conjunto de importación
Antes de empezar: Esta funcionalidad está disponible en las subpestañas Ajustes, Cheques y Entrada rápida, pero no en la subpestaña ROE.
Hay varias formas de filtrar la lista de entradas importadas.
- Puede hacerlo al seleccionar la opción Importar en el menú Agregar filtro del panel Filtro. Para obtener más información, consulte Botón de filtro.
- Puede usar este filtro para buscar y seleccionar una o más importaciones. Estos se enumeran por el valor Nombre del conjunto de importación, que se define al crear la importación. La aplicación también muestra la fecha y la hora en que se importaron los datos:
-
- La aplicación devuelve los nombres de conjuntos de importación de las importaciones ejecutadas por usted o cualquier otro usuario para el procesamiento de pagos específico en el que se encuentra. Para que un nombre del conjunto de importación se muestre en los resultados de la búsqueda, debe tener al menos una entrada guardada para el procesamiento de pagos. Por ejemplo, si elimina todas las entradas rápidas de un conjunto de importación específico, su nombre ya no aparecerá en los resultados de búsqueda.
- Una vez filtrada la lista, puede usar el botón Copiar o Eliminar para administrar las entradas de los conjuntos de importación específicos.
- Después de hacer las importaciones, haga clic en el botón Importar para mostrar una lista de nombres de los conjuntos de importación debajo de Historial de importación. Haga clic para seleccionar uno o más nombres de conjuntos de importación para que solo esas entradas de importación se muestren en la lista.
Ver estado de importación
La aplicación muestra un icono para ver el estado de la importación:
Al hacer clic en este botón, se abre el control Estado de importación que muestra una lista de las importaciones que ejecutó en las últimas 24 horas. No muestra las importaciones hechas por otros usuarios:
La lista muestra la siguiente información:
- El nombre del conjunto de importación.
- La ruta de acceso al archivo que cargó que termina con el nombre del archivo (por ejemplo, C:\Desktop\2016 Bonus).
- El tamaño del archivo.
- La hora de inicio y finalización del proceso de importación.
- La acción de error que definió en la casilla Si se producen errores de validación en el control Importar elementos cuando ejecutó la importación (es decir, la opción Conservar los correctos o Eliminar todo).
- Un icono de error y el número de errores, si los hay. Haga clic en el icono de descarga que se encuentra junto a la cantidad de errores para exportarlos a un archivo CSV:
-
- El estado de la importación, el número total de archivos de la importación y el número total de entradas que se importaron correctamente.
Además, cuando hace clic en la casilla Solo problemas en la parte superior del control Estado de importación, la aplicación oculta cualquier importación que no tenga errores de la lista.
Ver historial de importación
Al hacer clic en el botón Importar, la aplicación muestra la opción Importar historial:
Al hacer clic en esta opción, se abre un control Estado de importación que tiene la misma funcionalidad que se describe en la sección anterior de este tema, con la adición de un filtro de fecha, para que pueda buscar importaciones más antiguas. El filtro solo devuelve las importaciones que haga usted, no las que hagan otros usuarios.
Importar elementos de nómina
Antes de empezar: Para obtener más información, consulte Proceso de importación.
Para importar un archivo, haga lo siguiente:
- Vaya a Nómina.
- Haga clic en la pestaña Ingreso de datos.
- Haga clic en la subpestaña Entrada rápida, Entrada rápida o Ajustes, según los elementos que vaya a importar.
- Haga clic en Importar y seleccione Importar elementos.
- En el cuadro de diálogo Importar elementos, ingrese un nombre del conjunto de importación.
- Seleccione la opción adecuada en la lista desplegable Si se producen errores de validación.
- Haga clic en Siguiente.
- Haga clic en Agregar archivo.
- Seleccione un archivo del explorador de archivos del sistema operativo.
- Una vez seleccionado un archivo, haga clic en Cargar en el cuadro de diálogo Importar elementos.
Exportar elementos de nómina
Puede hacer clic en el botón Exportar en la tira de herramientas de las subpestañas Entrada rápida, Ajustes o Cheques de la pestaña Ingreso de datos en Nómina para exportar la lista de elementos de nómina a un archivo CSV, al que puede acceder en Microsoft Excel.
La aplicación exporta los datos tal como se muestran actualmente en la pantalla. Esto significa que puede usar la configuración de filtro y vista para definir cómo se muestran los datos en el archivo de exportación.
Por ejemplo, puede filtrar la lista de entradas por ubicación y ordenar los registros por nombre de empleado. También puede reducir el número de columnas que se muestran en la lista a solo aquellas que son necesarias para su organización. Todas estas configuraciones de filtro y visualización se reflejan en el archivo de exportación.
El archivo de exportación que genera la aplicación excluye las entradas no guardadas. Esto garantiza que solo se incluyan los datos válidos en la exportación.
Para exportar el archivo CSV:
- Vaya a Nómina.
- Haga clic en la pestaña Ingreso de datos.
- Haga clic en la subpestaña Entrada rápida, Ajustes o Cheques.
- Haga clic en el botón Exportar y descargue el archivo.