Antes de empezar: Habilite el acceso del rol de usuario a la pestaña Elecciones de la nómina y sus diversas características en Admin. del sistema > Roles. Consulte Acceso del rol de importación de nómina.
En Importación de nómina > Elecciones de la nómina, los usuarios que no son admin. de nómina o que son usuarios de nómina descentralizados (no administradores de nómina principales), pueden hacer entradas de elección de la nómina para sus equipos mediante importaciones de nóminas.
Hay dos tipos de elecciones que no se admiten actualmente en Importación de nómina > Elecciones de la nómina:
- Elecciones de la nómina con saldos decrecientes
- Embargos
Las importaciones de las elecciones de la nómina admitidas que se enumeran en Importación de nómina > Elecciones de la nómina se crean o importan independientemente de la función Nómina, antes de que un administrador de nómina confirme un procesamiento de pagos en Nómina > Administración de procesamiento de pagos.
En Importación de nómina > Elecciones de la nómina, los usuarios autorizados pueden ver, aprobar, rechazar o publicar elecciones de la nómina que se ingresaron manualmente en Importación de nómina > Elecciones de la nómina o que se importaron en Importación de nómina > Resumen.
Las elecciones de la nómina importadas en Importaciones de nómina > Resumen son archivos .csv que utilizan un formato simplificado. Este formato solo se puede usar para importaciones en Importación de nómina > Resumen en la función Importación de nómina. No se puede usar para actualizar directamente las elecciones de empleados en la función Personal en la sección Nómina > Elecciones de la nómina. La información sobre el formato simplificado está disponible en el tema Plantilla de importación de elecciones de la nómina para usar en la función Importación de nómina.
Antes de que las elecciones de la nómina de empleados se publiquen (se guarden de forma permanente) en los registros de empleados en la función Personal, en la sección Nómina > Elecciones de la nómina, deben aprobarse en Importación de nómina > Elecciones de la nómina.
La aplicación aplica seguridad para determinar si se pueden agregar ganancias y deducciones específicas mediante la función Importación de nómina. Esto se configura en Admin. del sistema > Usuario en la pestaña Acceso a la importación de la nómina del registro de usuario.
La aplicación no permite que un usuario ingrese o cargue transacciones para su propio id. de empleado si la configuración de seguridad en Admin. del sistema > Usuario no incluye la opción Puede verse a sí mismo. Además, la aplicación no permite que un usuario apruebe una transacción que haya creado, ya sea mediante una importación o manualmente. El proceso para aprobar entradas es esencialmente el mismo que en Nómina > Administración de procesamiento de pagos cuando se usa la funcionalidad de importación en la pestaña Entrada rápida.
La pestaña Elecciones de la nómina tiene una funcionalidad para garantizar que no se hagan entradas duplicadas. Si la aplicación detecta una entrada importada o manual duplicada hecha en Importación de Nómina > Elecciones de la nómina, un mensaje de validación notifica a los usuarios para que puedan corregir la entrada.
La pestaña Elecciones de la nómina contiene un botón Publicar controlado por función que puede ponerse a disposición de los administradores de nómina para que publiquen cualquier elección de la nómina de empleados importada en Importación de nómina > Elecciones de nómina.
La pestaña Elecciones de la nómina contiene una tabla con las siguientes columnas que se completan automáticamente cuando importa elecciones de la nómina en la pestaña Resumen, o si agrega manualmente elecciones de la nómina en la pestaña Elecciones de la nómina:
- Publicado
- Estado
- Importar conjunto
- Nombre del empleado
- N.º de empleado
- Guardado por
- Guardado en
- Equipo de cuenta
- Tipo
- Código
- Fuente
- Inicio efectivo
- Fin efectivo
- Creado por
- Fecha de creación
- Cargar archivo
- Fecha de publicación
- Publicado por
Si ya se crearon elecciones de la nómina, pero aún no se aprobaron ni publicaron, se muestran en esta tabla con información sobre cada entrada (el estado, el tipo de elección, etc.) en las columnas correspondientes.
Al hacer clic en Agregar, la aplicación agrega una entrada en la lista que se expande para mostrar una sección General que contiene opciones que cambian a medida que hace selecciones en esa sección. La siguiente es una lista de los campos y controles que se muestran en la sección General:
- Empleado: lista desplegable con los nombres de los empleados (obligatorio).
- Equipo de cuenta: Lista desplegable con los nombres de los equipos de cuenta.
- Inicio efectivo: Campo de la fecha de inicio efectivo de la elección (obligatorio).
- Fin efectivo: Campo de la fecha de fin efectivo, si corresponde.
- Tipo: Lista desplegable con las opciones Ganancia y Deducción (obligatorio).
- Código: Lista desplegable con códigos de ganancias o deducciones disponibles, según la opción seleccionada en Tipo.
- Horario: Lista desplegable con los tipos de horarios disponibles.
- Bloque: Casilla.
- Asignaciones de trabajo: Lista desplegable que se carga cuando selecciona Ganancia en la lista desplegable Tipo y muestra las asignaciones de trabajo asociadas al empleado seleccionado.
- Persona jurídica: Campo que se carga cuando selecciona Ganancia en la lista desplegable Tipo.
Una vez elegido un código de ganancia o deducción específico en la lista desplegable Código, la aplicación también puede mostrar la sección Parámetros con las opciones de parámetros que se configuraron para el código de ganancia o deducción específico que seleccionó. Además, si hay un beneficiario configurado para el código (por ejemplo, para una deducción 401(k)), la aplicación también muestra una sección de Beneficiario. En la siguiente captura de pantalla se ilustra una entrada de elección de la nómina de una deducción 401(k) con parámetros:
