Declaraciones con explicación

Guía del administrador de nómina

Version
R63 SP2
Declaraciones con explicación

Una Declaración con explicación es un resumen de la declaración de ganancias (nómina) que proporciona a los empleados una descripción detallada de cada rubro en su declaración de ganancias. Los empleados pueden acceder a sus declaraciones con explicación en el autoservicio, en el panel deslizable Declaración de ganancias en la pestaña Explicación. Los administradores pueden ver las declaraciones con explicación de los empleados cuando ven el registro de un empleado en Personal, en la pantalla Declaraciones > Ganancias, en la pestaña Explicación.

Las declaraciones con explicación se encuentran disponibles para empleados en Canadá, Estados Unidos, Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda. Si inició sesión con la configuración regional Inglés (Reino Unido), "declaración de ganancias" se convierte en "nómina" en la interfaz.

Para usar una declaración con explicación, haga clic en una sección o rubro para mostrar su definición. Puede alternar entre los totales del año hasta la fecha y del período actual con los botones Ver YTD y Ver actual.

Configuración de declaraciones con explicación

Puede cambiar el orden de las secciones y crear descripciones personalizadas en Configuración de nómina > Declaraciones con explicación.

Las descripciones que cree en la sección Resumen se pueden utilizar como descripción de la sección y como descripción predeterminada. Las descripciones predeterminadas se aplican automáticamente a los rubros que no tienen una descripción definida.

Las siguientes secciones se configuran por separado en Configuración de nómina > Declaraciones con explicación, pero comparten descripciones generales y se agrupan en declaraciones con explicación generadas:

  • Deducciones después de impuestos y Deducciones después de impuestos - Embargos
  • Información de nota - Deducciones e Información de nota - Ganancias

Los cambios hechos en las descripciones generales de estas secciones se aplican a ambas secciones. Por ejemplo, si crea una descripción general en la sección Deducciones después de impuestos, se agrega automáticamente en la sección Deducciones después de impuestos - Embargos.

Agregar descripciones

Para agregar una descripción, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración de nómina > Declaraciones con explicación.
  2. Seleccione un país en la lista desplegable País. Las descripciones están localizadas y son únicas para cada país. Las descripciones que ve un empleado dependen de su configuración regional.
  3. Seleccione una sección de Declaración de ganancias de la lista desplegable Sección.
  4. Busque el rubro que quiere editar y haga clic en Agregar descripción. Puede crear varias descripciones para cada rubro. Si ya existe una descripción, selecciónela y haga clic en el botón Agregar para crear una descripción adicional.
  5. Cree la descripción con los siguientes campos:
  6. Campo Descripción
    Efectivo desde Seleccione una fecha de inicio para la descripción. Los empleados ven la descripción en la primera declaración con explicación que reciben en la fecha de inicio efectiva o después de esta. Por ejemplo, si la fecha de inicio efectiva se establece en el 1 de enero y el empleado recibe su pago el 6 de enero, la nueva descripción se muestra en la declaración con explicación generada el 6 de enero.
    Efectivo hasta Seleccione una fecha de fin para la descripción. Si la descripción es permanente, deje este campo en blanco. La descripción se elimina de la declaración con explicación con la primera fecha de pago en la fecha de vigencia o después de esta.
    Aplicar criterios Seleccione esta casilla para mostrar la sección Descripción del nivel donde puede crear descripciones alternativas para grupos de empleados según el tipo de pago, el grupo salarial, el tipo de impuesto (solo para EE. UU.) y la persona jurídica.
    Usar como descripción predeterminada

    Esta casilla se muestra cuando se crean descripciones generales. Cuando se selecciona, la descripción se usa para la descripción de la sección y como valor predeterminado de los rubros de la sección que no tienen una descripción definida. Cuando se desactiva, la descripción solo se utiliza como descripción de la sección.

    Configuración regional Haga clic en Agregar y seleccione una configuración regional de la lista desplegable para crear una descripción alternativa para esa configuración regional. Las descripciones alternativas se aplican automáticamente a los empleados con la configuración regional. Por ejemplo, puede crear una descripción alternativa en francés que se muestre automáticamente para los empleados con la configuración regional francesa (Canadá).
    Descripción

    Ingrese la descripción en el cuadro de texto. El cuadro de texto permite un máximo de 1024 caracteres y el texto formateado puede, en algunos casos, usar caracteres adicionales que cuentan para el máximo.

    Para anular la descripción predeterminada y reemplazarla con una descripción en blanco, haga clic en la tecla Intro para insertar una línea en blanco. Se muestra una descripción en blanco para el rubro.

    Descripción del nivel

    Esta sección se muestra cuando selecciona la casilla Aplicar criterios. En esta sección, puede crear descripciones alternativas para grupos de empleados según el tipo de pago, el grupo salarial, el tipo de impuesto (solo para EE. UU.) y la persona jurídica.

    Para anular una descripción general predeterminada y dejar la descripción en blanco para un grupo de empleados, agregue una descripción del nivel y haga clic en la tecla Intro para insertar una línea en blanco. La descripción en blanco se muestra para los empleados que coinciden con los criterios seleccionados.

    Nombre del nivel Muestra la descripción del nivel que está editando actualmente. Los rubros pueden tener descripciones de varios niveles. Para cambiar las descripciones, haga clic en el campo y seleccione un nombre de descripción de la lista desplegable.
    Agregar Haga clic para crear una descripción del nivel.
    Eliminar Haga clic para eliminar la descripción del nivel que está seleccionado actualmente.
    Criterios y valor de consulta Seleccione una opción de criterio de la lista desplegable Criterios, luego seleccione uno o más valores de la lista desplegable Valor de consulta. La descripción solo es visible para los empleados que coinciden con los valores seleccionados.
    Elemento de seguridad Haga clic para agregar datos de horas de WFM del empleado por proyecto o asignación de cargo relacionados con las ganancias en la descripción. Puede aplicar elementos de seguridad a descripciones generales y de nivel.
  7. Haga clic en Guardar.

Cambiar el orden de las secciones

Para cambiar el orden de las secciones, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración de nómina > Declaraciones con explicación.
  2. Seleccione un país con la lista desplegable País.
  3. Haga clic en el botón Secuencia.
  4. Selecciona una sección y usa las flechas para cambiar su posición.
  5. Haga clic en Aceptar.

Edite la imagen de fondo

Puede configurar imágenes de fondo específicas del país o establecer una imagen predeterminada para todos los empleados.

Para cambiar la imagen de fondo, haga lo siguiente:

  1. Habilite la función para un rol:
    1. Vaya a Admin. del sistema > Roles y seleccione un rol.
    2. En la pestaña Funciones, en Configuración de nómina > Declaraciones con explicación, seleccione la casilla Imagen de fondo de la declaración de explicación.
  2. Suba una imagen de fondo:
    1. Vaya a Configuración del sitio > Cliente.
    2. En la pestaña Imágenes, haga clic en Agregar.
    3. Ingrese un nombre y una fecha de inicio para la imagen.
    4. En la lista desplegable Tipo de imagen, seleccione Fondo de la declaración de explicación.
    5. Seleccione una imagen para cargar y haga clic en Guardar.
  3. Nota: Las declaraciones con explicación son receptivas y se pueden escalar para adaptarse a imágenes de fondo de varios tamaños. Por motivos de calidad, recomendamos un tamaño de imagen mínimo de 700 x 700 píxeles.

  4. Establecer la imagen de fondo:
    1. Vaya a Configuración de nómina > Declaraciones con explicación.
    2. En la tira de herramientas, seleccione un país de la lista desplegable País.
    3. Seleccione la imagen de fondo de la lista desplegable Imagen. La imagen que seleccione se aplica a las declaraciones con explicación de los empleados en el país seleccionado de la lista desplegable País.
    4. Nota: La lista desplegable Imagen muestra todas las imágenes que se agregan con el tipo de imagen de fondo Imagen de fondo de la declaración de explicación en Configuración del sitio > Cliente.
    5. Haga clic en Guardar.