En esta sección se proporciona un resumen de cómo ajustar los registros de tiempo y asistencia de los empleados con las características de WFM de Dayforce. Al ajustar los registros de tiempo y asistencia de un empleado, modifica los tiempos y horas en que llevó acabo alguna acción. Dayforce puede hacer un seguimiento de distintos rangos de tiempo, como cuando el empleado trabajó, estuvo de vacaciones o de baja por enfermedad.
Ajustar los registros de tiempo y asistencia de un empleado, al registrar los turnos trabajados o editar las horas en que el empleado comenzó o dejó de trabajar, puede tener varias ramificaciones, además de cambiar la cantidad de horas por las que se le paga. Las reglas de pago de WFM pueden examinar una variedad de factores, lo que incluye cuántas horas trabajan los empleados cada día y semana, cuándo trabajan y con qué frecuencia toman descansos. Ajustar estos detalles puede afectar no solo la cantidad de horas por las que se le paga a un empleado, sino también las primas o las horas extra que gana.
Además, las horas trabajadas pueden afectar los devengos y los saldos, como días personales, horas de vacaciones o días de permiso por enfermedad. Registrar que un empleado estuvo de baja por enfermedad un día, en lugar de simplemente estar ausente en su turno, puede significar que al empleado se le pagará por el tiempo (si se pagan los días de permiso por enfermedad), pero también se deducirá un día del saldo de días de permiso por enfermedad disponibles del empleado.
Además, en el caso de los empleados que ganan saldos en función del número de horas que trabajan, como por ejemplo ganar una hora de vacaciones por cada 35 horas trabajadas, el ajuste del número de horas que trabaja un empleado también podría ajustar la cantidad de saldos que ganan en un período de pago determinado.
Otras funciones de Dayforce podrían basarse en registros precisos de tiempo y asistencia para fines de generación de reportes y planificación, incluidas las funciones de Plan, administración de tareas y administración de proyectos, y varios reportes de tiempo y asistencia.
Todos estos motivos son los beneficios de ajustar los registros de tiempo y asistencia de los empleados mediante las funciones de Administración del personal de Dayforce, en lugar de corregir sus ganancias directamente mediante la nómina con una entrada rápida. Sin embargo, en algunas circunstancias y según las prácticas de su organización, puede ser beneficioso o más apropiado utilizar la funcionalidad de entrada rápida.
El ajuste de los registros de tiempo y asistencia mediante Administración del personal requiere que estas funciones de Dayforce estén configuradas y que tenga acceso a las funciones Hojas de horas u Hojas de horas del administrador.
Nota: Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener más información sobre qué funciones se han habilitado para usted y si Dayforce está configurado también como una aplicación Administración del personal.
La edición de registros de tiempo y asistencia implica lo siguiente:
- Cargar la hoja de horas de las fechas y ubicación apropiadas: en función de cómo está configurado Dayforce, la hoja de horas se carga de una de dos maneras: seleccionando una semana del calendario o por período de pago. Cuando se carga, la hoja de horas enumera a los empleados según los días de la semana, lo que crea una cuadrícula, de modo que cada celda represente un solo registro de tiempo y asistencia para un empleado y una fecha específicos.
- Registrar turnos trabajados: si los registros de tiempo y asistencia de un empleado no incluyen todos los turnos que realmente trabajó, corrija el problema y registre un nuevo turno trabajado en la hoja de horas.
- Editar turnos registrados: si los turnos que registró un empleado no son precisos, edite los detalles y cambie su hora de inicio u hora de fin, o bien agregue o elimine refrigerios y descansos.
- Hacer ajustes salariales: los ajustes salariales se utilizan para registrar pagos únicos, generalmente para bonificaciones, pagos de comisiones u otras situaciones en las que los empleados ganan un monto específico de dinero, pero ello no está vinculado a trabajar un conjunto de horas. Los ajustes también se pueden usar para contabilizar las ausencias, lo que cubre el tiempo programado no trabajado con tiempo por enfermedad o vacaciones.
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo llevar a cabo estas acciones y más información sobre la hoja de horas y los registros de tiempo y asistencia en Administración del personal, consulte "Toma de asistencia y corrección de pago" en la Guía del gerente. También puede modificar los registros de tiempo y asistencia de los empleados con la hoja de horas del gerente. Consulte "Hoja de horas de supervisor" en la Guía del gerente.
Cuando estos cambios se hacen para los registros dentro del período de pago actual, los resultados pasan automáticamente a la nómina. Ajustar que un empleado trabajó 38 horas, en vez de 36 programadas, da como resultado dos horas adicionales de ganancias en función del tiempo (lo que supone que el tiempo se asigna a una ganancia).
Nota: Dayforce ya se configuró para que las horas de los registros de tiempo y asistencia de un empleado generen las ganancias adecuadas en la nómina; por ejemplo, una hora marcada con el código de pago WRK en la hoja de horas se traduce en una hora de ganancias normales en la nómina. Para obtener más información sobre cómo funcionan estas asignaciones y qué tiempo de la hoja de horas contribuye a las diferentes ganancias, comuníquese con el administrador del sistema.
Cualquier cambio hecho en períodos de pago anteriores que ya se aprobaron resultará en ajustes retroactivos. Dayforce vuelve a aplicar las reglas de pago de Administración del personal, recalculando si el empleado debería haber ganado horas extras o primas.
La distinción importante es que, si se crean retroactivos que afectan la forma en que se paga a los empleados, como registrar un turno perdido para un período de pago anterior, las correcciones se reflejan en el pago del empleado del período de pago actual.
Por ejemplo, se llamó a un empleado para trabajar dos turnos no programados durante el último fin de semana de mayo, pero se olvidó registrarlo en la hoja de horas. Debido a que se paga al empleado quincenalmente, las horas trabajadas deberían haber aparecido en su segundo cheque de pago del mes de mayo. Sin embargo, ni el empleado ni su supervisor corrigieron los turnos perdidos y, como tal, el pago no se incluyó en el cheque de pago del empleado. El empleado revisa la declaración de ganancias y nota la omisión durante la segunda semana de junio. Para corregir la omisión se crean ajustes retroactivos, lo que registra los turnos trabajados el último fin de semana de mayo y da como resultado otras 16 horas de tiempo pagado.
Debido a que estos ajustes a los registros de tiempo y asistencia del empleado fueron retroactivos y para un período de pago ya pagado, Dayforce agrega las 16 horas de ganancias normales al período de pago actual.