Puede especificar el nivel de acceso que tienen los roles de usuario para los tipos de documentos. Todos los tipos de documentos deben tener al menos un rol asignado. En los casos en que un tipo de documento tenga varios roles asignados, cada uno podría tener diferentes permisos. Por ejemplo, los supervisores podrían ver los documentos de sus empleados, mientras que los empleados podrían editar sus propios documentos.
Los permisos de lectura, vista previa y descarga están disponibles según la selección Habilitar vista previa del documento en propiedades del cliente. Si esta opción está habilitada, los permisos de vista previa y de descarga son independientes. Esto permite a los administradores conceder acceso a la vista previa sin permitir que los usuarios descarguen ciertos tipos de documentos, ya que puede ser necesario para fines de cumplimiento. Si la opción Habilitar vista previa del documento no está habilitada, el permiso de lectura combina la vista y la descarga.
Nota: Puede usar grupos de seguridad para limitar aún más qué usuarios pueden acceder a un documento. Esta funcionalidad se analiza con más detalle en la sección Grupos de seguridad.
Para asignar roles a un tipo de documento:
- Vaya a Documentos > Admin. > Tipos de documentos y seleccione el tipo de documento en el que desea asignar roles.
- Seleccione un rol en la columna Roles disponibles y muévalo a la columna Roles usando las flechas.
- En la lista desplegable Visible para, seleccione una opción:
- Gerente: los usuarios pueden ver los documentos de cualquier empleado que administren.
- Propietario: los usuarios pueden ver únicamente sus propios documentos.
- Especifique el nivel de permisos para el rol mediante las casillas Crear, Leer, Vista previa, Descargar, Actualizar y Eliminar.
- Haga clic en Guardar.