Como se describe en Calendario de procesamiento de la nómina, la fecha de entrada indica la fecha límite para revisar, bloquear, aprobar y transmitir todas las hojas de horas. La información que sigue aborda la manera en que los supervisores y gerentes pueden bloquear las hojas de horas en cada período de pago y cómo el administrador de nómina puede bloquear las hojas de horas, en preparación para la exportación de horas en la fecha de entrada. En estas secciones también se describen las funciones que el gerente y los administradores de nómina o de RR. HH. pueden realizar durante la aprobación de las hojas de horas.
El flujo del proceso general para aprobar las hojas de horas y transmitir el archivo de nómina es el siguiente:
- Tarea de WFM:
- Aprobaciones semanales del supervisor
- Tareas del administrador de RR. HH. o de nómina:
- buscar problemas potenciales
- bloquear hojas de horas
- aprobar el procesamiento de pagos
- confirmar el procesamiento de pagos
- guardar el procesamiento de pagos
- transmitir una prueba y revisar sus resultados
- transmitir el procesamiento de pagos
Aprobaciones semanales del supervisor
Antes de aprobar las hojas de horas de los empleados, los supervisores (administración del personal) deben revisarlas a diario o varias veces durante la semana para verificar si hay posibles errores. Los supervisores deben revisar las hojas de horas para lo siguiente:
- Registrar turnos trabajados: si los registros de tiempo y asistencia de un empleado no incluyen todos los turnos que realmente trabajó, corrija el problema y registre un nuevo turno trabajado en la hoja de horas. Puede agregar ausencias y licencias por enfermedad a la hoja de horas, según sea necesario.
- Editar los turnos registrados: si los turnos registrados por el empleado no son exactos, edite los detalles del turno. Para ello, cambie las horas de inicio o fin, o agregue o elimine refrigerios y descansos y, luego, agregue los ajustes salariales necesarios. Por ejemplo, corrija la falta de registros de reloj o marque como correctos o incorrectos los registros de reloj tempranos o tardíos.
- Ingresar una ausencia laboral remunerada: si los empleados tienen acceso a sus hojas de horas, pueden solicitar una ausencia laboral remunerada. Los empleados pueden solicitar una ausencia laboral remunerada en Dayforce o solicitar que su gerente la ingrese por ellos.
Tareas del administrador de RR. HH. o de nómina
Importante: Para completar la lista de comprobación de aprobaciones de pago y bloquear las hojas de horas, debe tener acceso a Lista de comprobación de admin. de pagos y a las unidades organizativas correspondientes, con el fin de poder llevar a cabo la aprobación de la administración del personal. Para obtener información específica sobre el uso de la función Lista de comprobación de admin. de pagos, consulte la Guía de aprobación de pagos.
Generalmente, los administradores de nómina o de RR. HH. son responsables de la revisión final de las hojas de horas, después de la revisión que realizan los supervisores antes de bloquearlas. Después de que se aprueba un período de pago para un grupo salarial específico, los datos de WFM se pueden cerrar y el procesamiento de pagos se puede bloquear y preparar para la entrada de la nómina.
La captura de pantalla siguiente muestra la pantalla de Lista de control de admin. de pagos con los botones Bloquear y Aprobar resaltados:
Para ver detalles de un procesamiento de pagos de un grupo salarial:
- Vaya a Lista de control de admin. de pagos.
- En la columna Grupos salariales, filtre por grupo salarial y fechas del período de pago.
- En la columna Excepciones, busque algún problema (como registros de tiempo no autorizados, etc.) y resuélvalo; después, continúe con el siguiente paso.
- Haga clic en Bloquear para bloquear las hojas de horas para el procesamiento de pagos.
- Haga clic en Aprobar para aprobar las hojas de horas para el procesamiento de pagos.
- Haga clic en Confirmar para confirmar las hojas de horas para el procesamiento de pagos y enviar el archivo de horas al proveedor del país.
Los administradores de RR. HH. o de nómina deben abordar primero los errores y luego proceder a bloquear, aprobar y confirmar el período de pago seleccionando las casillas y haciendo clic en Guardar. Por último, después de bloquear, aprobar y guardar el período de pago, asegúrese de hacer clic en Actualizar y enviar la información al socio de nómina.
Si utiliza Dayforce Link para exportar los datos de los empleados al socio de nómina, puede hacer clic en Opciones de transmisión y luego en Transmitir a nómina.
Si utiliza la API para exportar los datos de los empleados al socio de nómina, puede hacer clic en Opciones de transmisión y luego en Transmisión de prueba. Asegúrese de guardar el archivo y luego cargarlo en la carpeta del protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP), de donde el socio de nómina recuperará el archivo. Los ajustes de pago retroactivos no se realizarán automáticamente cuando haga clic en Transmisión de prueba porque los retroactivos solo se activan después de hacer clic en Transmitir a nómina.
Dayforce enruta el archivo de horas a un servidor SFTP seguro. A continuación, el socio de nómina se encarga del procesamiento inicial para recibir los resultados preliminares de la nómina. En este momento, puede actualizar la pantalla para ver que el período de pago seleccionado tiene el estado Terminado, indicado por una marca de verificación verde.