Programar reportes

Antes de empezar: Puede programar solo reportes personalizados. Para programar un reporte del sistema, primero guarde una copia de él y luego use la copia para crear el horario.

Para programar un reporte que se ejecute en un momento específico:

1. Vaya a Datos y análisis > Reportes y análisis.
2. Haga clic en el ícono de menú y luego haga clic en Programar. Se abre el cuadro de diálogo Programar reporte.
3. En la pestaña General, complete los siguientes campos:
   • Nombre del horario: Especifique el nombre de la programación.
   • Descripción: Introduzca una descripción de la programación.
   • Fecha de inicio: Seleccione la primera fecha en la que le gustaría generar el reporte.
   • Fecha de fin: Seleccione la última fecha en la que le gustaría generar el reporte. Puede dejar este campo en blanco para continuar ejecutando la programación de reportes indefinidamente.
   • Periodicidad de tareas: Seleccione los intervalos de tiempo (mensual, semanal o diario) en los que se generará el reporte.
   • Periodicidad: (No se muestra para las programaciones de reportes diarios) Seleccione la frecuencia con la que se generará el reporte. Las opciones de esta lista desplegable dependen de la opción que seleccionó para Periodicidad de tareas. Por ejemplo, si selecciona Mensual, las opciones que verá son Cada mes, Cada 2 meses y así sucesivamente. Si selecciona Semanal, las opciones que verá son Cada semana, Cada 2 semanas y así sucesivamente.
   • Día: (No se muestra para las programaciones de reportes diarios) Seleccione el día del mes para los horarios mensuales o el día de la semana para los horarios semanales. La aplicación generará el reporte en este día con la frecuencia que seleccionó.
   • Hora de inicio: Ingrese la hora en que debe ejecutarse el reporte.
   • Nota: La aplicación ejecuta reportes a la hora seleccionada en la zona horaria que se muestra junto al campo Hora de inicio. Un administrador puede configurar la zona horaria preferida de su organización en la sección General de la pestaña Propiedades en Admin. del sistema > Propiedades del cliente.
   • Habilitado: Asegúrese de que Habilitado está activado. Puede hacer clic en el interruptor para alternar entre Habilitado y No está habilitado. Como valor predeterminado, la programación de un reporte nuevo está habilitada cuando lo crea. Cuando el interruptor es azul con una marca de verificación blanca, la programación está habilitada. Cuando está atenuado, la programación no está habilitada y no se generará el reporte.
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4. En la pestaña Distribución, seleccione los roles de usuario y los empleados individuales a los que desea enviar el reporte.
5. Nota: La información no se muestra en la pestaña Distribución cuando la Tabla dinámica se selecciona en la lista desplegable Tipo de reporte en la pestaña Opciones.
5. En la pestaña Filtros, ingrese los valores de filtro que desea usar al generar el reporte. En los filtros de fecha, puede usar una fecha específica o puede seleccionar la casilla Usar fecha actual, y la aplicación usará la fecha actual cada vez que genera el reporte. Si se selecciona la opción Tabla dinámica en la lista desplegable Tipo de reporte en la pestaña Opciones, la aplicación muestra detalles sobre la tabla dinámica. No puede editar los detalles de la tabla dinámica desde esta pestaña.
6. En la pestaña Opciones, configure las siguientes opciones de visualización y notificación:
   • Nombre para mostrar del encabezado del reporte: (Opcional) Ingrese un título alternativo que se mostrará en el encabezado del reporte en lugar del nombre de reporte.
   • Incluir criterios de filtro: Seleccione la casilla para incluir los valores de filtro que especifica cuando ejecuta el reporte en el encabezado del reporte.
   • Solo incluir registros únicos: Seleccione la casilla y la aplicación incluirá solo registros distintos en la producción de reportes.
   • Nota: La aplicación borra esta opción si la tiene habilitada y luego agrega los totales en el reporte. Esta opción no se puede utilizar junto con los totales porque se deben incluir todos los registros (no solo los únicos) para generar un total exacto. Considere un ejemplo con una función SUMA donde hay tres registros que tienen el valor de 40. Con Solo incluir registros únicos seleccionado, solo uno de estos registros se incluiría en la suma y el total sería 40. Con la casilla desmarcada, el total es 120, lo cual es correcto.
   • Número máx. de registros: Introduzca un número en este campo para limitar el número máximo de filas que se incluyen en el reporte. Puede incluir un máximo de 900,000 filas en un reporte.
   • Enviar una notificación si el reporte está vacío: Esta casilla se aplica solo a la distribución de reportes. Si un reporte programado no devuelve ningún resultado, el reporte vacío se envía a su bandeja de entrada en el Centro de mensajes.
   • Tipo de reporte: Seleccione la opción Reporte base o Tabla dinámica en la lista desplegable. Si el reporte que seleccionó no contiene una tabla dinámica, la aplicación establece automáticamente el Tipo de reporte en Reporte base y atenúa la lista desplegable. Si el reporte que seleccionó contiene una tabla dinámica, puede seleccionar Tabla dinámica en la lista desplegable para programar el reporte.
   • Formato de salida: Seleccione el formato de archivo que requiere para la producción de reportes.
   • Suprimir formato en resultados en Excel: (Disponible si selecciona Excel como el formato de salida) Seleccione esta casilla y la aplicación eliminará todo el formato de la producción de reportes, incluidos los encabezados, la información de agrupación y los totales.
   • Suprimir formato - Incluir totales en salida: (Disponible si selecciona Excel como el formato de salida) Seleccione esta casilla y la aplicación eliminará todo el formato de la salida, pero aún mostrará los totales.
   • Orientación de PDF: (Disponible si selecciona PDF como formato de salida) Especifique si la salida en PDF utiliza orientación horizontal o vertical. La aplicación ajusta la producción de reportes en PDF a una página horizontal, por lo que la orientación horizontal puede ser la mejor opción para reportes con una gran cantidad de columnas.
   • Tamaño de papel de PDF: (Disponible si selecciona PDF como formato de salida) Seleccione un tamaño de papel en la lista desplegable.
   • Repetir encabezados de columna en cada página: Seleccione esta casilla y la aplicación incluirá los encabezados de las columnas en cada página de la salida en PDF. De forma predeterminada, esta casilla está desactivada y los encabezados aparecen solo una vez en la parte superior del reporte.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Puede ver sus reportes programados generados en el Centro de mensajes.

A las horas programadas, la aplicación genera el reporte y lo envía a su bandeja de entrada del Centro de mensajes. Si seleccionó otros destinatarios en la pestaña Distribución, también recibirán una copia del reporte en el Centro de mensajes y un correo electrónico de notificación si tienen una dirección de correo electrónico en su perfil.

Nota: Si no se puede ejecutar un reporte programado, la aplicación hará un segundo intento para generarlo. Si este segundo intento tiene éxito, es posible que vea dos copias del reporte en el Centro de mensajes.