Nachrichten senden

Abhängig von Ihrer Rolle können Sie Nachrichten und Rundsendungen an Ihre Kollegen senden. Dayforce zeigt in der Dropdown-Liste Verfassen alle Nachrichtentypen an, die Sie senden können:

Im obigen Beispiel hat der Benutzer Zugriff auf das Senden von Nachrichten, Rundsendungen und Notfall-Rundsendungen. Wenn sie nur Zugriff auf das Senden von Nachrichten hätten, würde die Anwendung nur die Option Neue Nachricht anzeigen. Nachdem Sie den zu verfassenden Nachrichtentyp ausgewählt haben, zeigt die Anwendung eine leere Nachricht, Rundsendung oder Notfall-Rundsendung an. Hier ein Beispiel für eine Neue Nachricht:

Empfänger auswählen

Sie können Empfänger auf zwei Arten auswählen:

• Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens des Empfängers im Feld An. Dayforce zeigt die entsprechenden Benutzer an.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche An oder klicken Sie auf den Link Ausgewählt über dem Feld An auf der rechten Seite. Dies öffnet das Fenster Suchen, in dem Sie einen Filter verwenden können, um nach Empfängern zu suchen.

Wenn Sie den Filter verwenden, um nach Empfängern zu suchen, zeigt Dayforce das Fenster Suchen an, in dem Sie Ihre Filterkriterien festlegen können:

So wählen Sie Empfänger mit einer Filtersuche aus:

1. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verfassen die Nachricht aus, die Sie senden.
2. Klicken Sie auf An oder den Link Ausgewählt über dem Feld An.
3. Geben Sie im Fenster Suchen Ihre Filterkriterien mithilfe der bereitgestellten Steuerelemente an.
4. Dayforce zeigt die von Ihnen ausgewählten Benutzer in der Spalte Ausgewählte Arbeitnehmer an.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Namen der Empfänger.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen oder Alle.
6. Klicken Sie auf Auswählen.
7. Dayforce zeigt die Empfängernamen im Feld An für Ihre Nachricht an.

Sie können die Empfänger auf verschiedene Weise mehrmals filtern, und die Anwendung zeigt weiterhin alle von Ihnen ausgewählten Empfänger an. Sie können beispielsweise zuerst nach Kundenbetreuern und dann nach Teilzeitarbeitnehmern filtern. Die Anwendung behält alle Kundenbetreuer, die Sie in der Spalte Ausgewählte Arbeitnehmer ausgewählt haben.

Nachrichten oder Rundsendungen senden

Nachrichten sind Hinweise, die Sie in der Nachrichtenzentrale an Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen senden. Empfänger von Nachrichten können dem Absender der Nachricht antworten. Rundsendungen sind Benachrichtigungen, die Sie in der Nachrichtenzentrale an bestimmte Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen senden. Empfänger können nicht auf Rundsendungen antworten. In der Regel werden Rundsendungen verwendet, um es Managern oder Vorgesetzten zu ermöglichen, Informationsnachrichten an ihre Arbeitnehmer zu senden, die keine persönliche Antwort erfordern.

Nachdem Sie alle erforderlichen Benutzer ausgewählt haben, können Sie Ihre Nachricht oder Rundsendung verfassen. Die Anwendung bietet Steuerelemente zur Textformatierung, damit Sie Ihre Nachricht nach Bedarf formatieren können. Wenn Sie fertig sind, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Um die Nachricht zu senden, klicken Sie auf Senden.
• Um die Nachricht zu speichern, klicken Sie auf Entwurf speichern.
• Um die Nachricht zu verwerfen, klicken Sie auf Abbrechen.

Notfall-Rundsendungsnachrichten senden

Mit Notfall-Rundsendungsnachrichten können Sie bestimmte Nachrichten an bestimmte Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen senden. Sie umfassen die folgenden Liefermethoden:

• Nachrichtenzentrale: Nachrichten werden an die Nachrichtenzentrale gesendet.
• E-Mail-Adresse: Nachrichten werden an die E-Mail-Adressen gesendet, die die Arbeitnehmer in ihrem Arbeitnehmerdatensatz gespeichert haben. Der Absender kann wählen, ob er die Rundsendung nur an verifizierte E-Mail-Adressen oder an alle gespeicherten E-Mail-Adressen senden möchte. Arbeitnehmer können den Empfang von E-Mails abbestellen.
• SMS: Nachrichten werden als Textnachricht gesendet, um aktivierte Telefonnummern zu benachrichtigen, die Arbeitnehmer in ihren Arbeitnehmerdatensätzen gespeichert haben. Sobald das Kontrollkästchen aktiviert ist, zeigt Dayforce ein Feld zum Eingeben der Textnachricht an. Textnachrichten können bis zu 140 Zeichen lang sein oder 60 Zeichen, wenn Sie Unicode-Text einfügen. Aktuell sind Massen-SMS ausschließlich in Kanada und den USA verfügbar, und Textnachrichten werden nicht an Telefonnummern außerhalb dieser Länder zugestellt, selbst wenn diese bei den ausgewählten Arbeitnehmern gespeichert sind. Es gelten die Standardtarife für die Textnachrichtenübermittlung. Arbeitnehmer können den Erhalt von Textnachrichten deaktivieren.

Um SMS-Rundsendungen zu unterstützen, ist der Übertragungskanal Textnachricht in der Registerkarte Kanäle unter Systemadministrator > Systembenachrichtigungen für den Benachrichtigungstyp Notfall-Rundsendung standardmäßig aktiviert, obwohl Kunden ihn auf Wunsch deaktivieren können. Außerdem müssen Sie die Rollenfunktion SMS senden unter Bewerbungscontainer > Nachrichtenübermittlung > Darf Notfall-Rundsendungen erstellen in der Registerkarte Funktionen unter Systemadministrator > Rollen aktivieren. Diese Unterfunktion ist standardmäßig nicht aktiviert, da Kosten für Textnachrichten anfallen.

Sie können bei Bedarf E-Mail- und SMS-Notfall-Rundsendungen sowie Notfall-Rundsendungen der Nachrichtenzentrale an die Empfänger senden. Dayforce ermöglicht Ihnen das Bearbeiten der Kontrollkästchen für SMS senden und E-Mail senden nur, wenn Ihre Kundeneigenschaft-Einstellungen für E-Mail-Adresse, Nachrichtenzentrale und Textnachricht in der Registerkarte Kanäle unter Systemadministrator > Systembenachrichtigungen für den Benachrichtigungstyp Notfall-Rundsendung aktiviert sind. Wenn Sie das Kontrollkästchen zum Senden einer SMS-Nachricht aktivieren, zeigt die Anwendung das Feld zur Eingabe der Nachricht an.

Notfall-Rundsendungen werden an die E-Mail-Adressen und alarmfähigen Telefonnummern gesendet, die Arbeitnehmer in ihrem Profil haben. Dayforce zeigt ggf. die Anzahl der Empfänger an, die mit einer ausgewählten Liefermethode nicht erreicht werden können, und erklärt neben jeder von Ihnen ausgewählten Lieferoption, warum.

Sie können angeben, dass Notfall-Rundsendungsnachrichten an verifizierte oder alle E-Mail-Adressen aus Arbeitnehmerdatensätzen gesendet werden sollen. Um Datenschutzprobleme zu vermeiden, sehen die Empfänger nur ihren eigenen Namen und keine anderen Empfängernamen in der Verteilerliste. Zusätzlich haben Mitarbeiter die Option, den Erhalt von E-Mail- oder Textnachrichten bzw. Nachrichten der Nachrichtenzentrale für Notfall-Rundsendungsbenachrichtigungen in der Unterregisterkarte Einstellungen > Benachrichtigungen im Profil abzubestellen. Weitere Informationen finden Sie unter Benachrichtigungen der Nachrichtenzentrale einstellen.

Wenn Sie mit der Maus über die Schaltfläche Senden fahren, aktualisiert Dayforce die QuickInfo-Meldung dynamisch basierend auf den folgenden Szenarien:

• Wenn Sie keine Empfänger oder Liefermethoden auswählen, wird in der QuickInfo die Nachricht „Wählen Sie Mitarbeiter für diese Rundsendung aus“ oder „Wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen mindestens eine Liefermethode aus“ angezeigt.
• Wenn Sie keine Empfänger, aber Lieferoptionen auswählen, wird in der QuickInfo die Nachricht „Wählen Sie Arbeitnehmer für diese Rundsendung aus“ angezeigt.
• Wenn Sie mindestens einen Empfänger, aber keine Liefermethoden auswählen, wird in der QuickInfo die Nachricht „Wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen mindestens eine Liefermethode aus“ angezeigt.
• Wenn Sie Empfänger und Lieferoptionen auswählen, jedoch keiner der ausgewählten Empfänger eine bestimmte Liefermethode empfangen kann, wird in der QuickInfo die Nachricht „Heben Sie die Markierung der Kontrollkästchen für Liefermethoden ohne Empfänger auf“ oder „Heben Sie die Markierung der Kontrollkästchen für Liefermethoden ohne kontaktierbare Mitarbeiter auf“ angezeigt.

Wenn eine der Liefermethoden für Notfall-Rundsendung keine Empfänger hat, zeigt die Anwendung zu Validierungszwecken eine Nachricht an, in der Sie aufgefordert werden, die Kontrollkästchen für die entsprechende Liefermethode zu deaktivieren, und sendet die Nachricht erst, wenn dies geschehen ist.

Wenn Sie eine Rundsendung unter Verwendung aller Liefermethoden senden und ein teilweiser Fehler durch eine der Liefermethoden auftritt, ermöglicht Ihnen Dayforce, die Rundsendung nur für die fehlgeschlagene Liefermethode erneut zu senden oder mit dem Ordner Gesendet fortzufahren, um die erfolgreich gesendete Nachricht anzuzeigen. Der Ordner Gesendet zeigt nicht nur die Notfall-Rundsendung an, sondern auch die Empfänger, an die die Nachricht gesendet wurde, unter Verwendung der berechtigten Kontaktdaten in der Datei.

Hinweis: Der Ordner Gesendet zeigt nicht die Informationen zu fehlgeschlagenen Liefermethoden oder die Mitarbeiter an, an die die Notfall-Rundsendung nicht gesendet wurde (entweder aufgrund von nicht alarmfähigen Telefonnummern oder aufgrund ihrer persönlichen Benachrichtigungspräferenz).

So senden Sie Notfall-Rundsendungsnachrichten:

1. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verfassen Notfall-Rundsendung aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche An oder klicken Sie auf den Link Ausgewählt über dem Feld An auf der rechten Seite, um eine Filtersuche nach Ihren Empfängern durchzuführen. Weitere Informationen finden Sie unter Empfänger auswählen.
3. Wenn Sie eine Textnachricht senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben SMS senden.
4. Die Anwendung öffnet das SMS-Feld, in dem Sie Ihre Nachricht eingeben können.
4. Wenn Sie E-Mails senden, klicken Sie auf die Dropdown-Liste Verifizierte E-Mail-Adressen und wählen Sie Alle E-Mail-Adressen, wenn Sie die Rundsendungsnachricht an alle E-Mail-Adressen senden möchten, die die ausgewählten Arbeitnehmer gespeichert haben. Andernfalls lassen Sie die Standardeinstellung Verifizierte E-Mail-Adressen ausgewählt. Wenn Sie keine E-Mails senden, entfernen Sie das Häkchen im Feld E-Mail senden.
5. Hinweis: Dayforce wählt standardmäßig Verifizierte E-Mail-Adressen aus.
5. Wenn Sie keine Nachricht der Nachrichtenzentrale senden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
6. Hinweis: Die Lieferoption „Nachrichtenzentrale“ ist standardmäßig aktiviert.
7. Hinweis: Während Sie Ihre Lieferoptionen für die ausgewählten Empfänger auswählen, zeigt Dayforce die Anzahl der Empfänger, die mit einer ausgewählten Liefermethode ggf. nicht erreicht werden können, und erklärt neben jeder von Ihnen ausgewählten Lieferoption, warum.
6. Verfassen Sie Ihre Nachricht in den entsprechenden Feldern. Die Anwendung bietet Steuerelemente zur Textformatierung, damit Sie Ihre Nachricht nach Bedarf formatieren können.
7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter der Nachricht. Dies ist ein obligatorischer Schritt, der bestätigt, dass Sie verstehen, dass Dayforce die Notfall-Rundsendungsnachricht für die ausgewählten Mitarbeiter basierend auf den Liefermethoden möglicherweise an Nicht-Business-Kontakte sendet.
8. Klicken Sie auf Senden.
9. Wenn eine der Liefermethoden für Notfall-Rundsendung keine Empfänger hat, zeigt die Anwendung zu Validierungszwecken eine Nachricht an, in der Sie aufgefordert werden, die Kontrollkästchen für die entsprechende Liefermethode zu deaktivieren, und sendet die Nachricht erst, wenn dies geschehen ist. Wenn keine Validierungsfehler vorliegen, sendet Dayforce die Notfall-Rundsendungsnachricht. Wenn ein Teilfehler durch eine der Liefermethoden verursacht wird, ermöglicht Dayforce es Ihnen, die Rundsendung nur für die fehlgeschlagene Liefermethode erneut zu senden, oder Sie können den Fehler ignorieren und mit dem Ordner Gesendet fortfahren, um die erfolgreich gesendete Nachricht anzuzeigen.

Benachrichtigungen der Nachrichtenzentrale einstellen

Sie können Ihre Präferenzen für die Benachrichtigungen festlegen, die Sie für die Benachrichtigungstypen „Nachricht der Nachrichtenzentrale“ und „Notfall-Rundsendung“ in der Unterregisterkarte Einstellungen > Benachrichtigungen im Profil einstellen.

Bevor Sie beginnen: Textnachricht-Benachrichtigungen sind für Nachrichten der Nachrichtenzentrale nicht verfügbar. Push-an-Mobilgerät-Benachrichtigungen sind für Notfall-Rundsendungen nicht verfügbar.

Geben Sie die Benachrichtigungstypen an, die Sie von den folgenden Optionen erhalten möchten:

• Nachrichtenzentrale: Eine Nachricht, die in der Nachrichtenzentrale angezeigt wird.
• E-Mail-Adresse: Eine E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse.
• Textnachricht: Eine Textnachricht per SMS an Ihr Mobiltelefon.
• Push an Mobilgerät: Als mobile Push-Benachrichtigung (vorausgesetzt, Ihr Gerät ist für den Empfang mobiler Push-Benachrichtigungen konfiguriert).

So legen Sie Ihre Präferenzen für Benachrichtigungen der Nachrichtenzentrale fest:

1. Gehen Sie zu Profil.
2. Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Einstellungen > Benachrichtigungen.
3. Wählen Sie die verfügbaren Benachrichtigungen für die Benachrichtigungstypen „Nachricht der Nachrichtenzentrale“ oder „Notfall-Rundsendung“ aus, um sie zu aktivieren. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die Benachrichtigung zu deaktivieren. Wenn für Ihre Organisation keine Benachrichtigung eingerichtet ist, wird unter den entsprechenden Benachrichtigungsmethoden die Beschriftung Nicht verfügbar angezeigt.
4. Klicken Sie auf Speichern.