Für die verschiedenen Dokumentarten können Sie die Zugriffsebene der Benutzerrollen festlegen. Allen Dokumentarten muss mindestens eine Rolle zugewiesen sein. In den Fällen, in denen einer Dokumentart mehrere Rollen zugewiesen sind, können diese jeweils unterschiedliche Berechtigungen haben. Beispielsweise können Manager die Dokumente ihrer Arbeitnehmer ansehen, während Arbeitnehmer ihre eigenen Dokumente bearbeiten können.
Entsprechend der Auswahl Dokumentenvorschau aktivieren in den Kundeneinstellungen sind Lese-, Vorschau- und Download-Berechtigungen verfügbar. Wenn sie aktiviert ist, sind die Berechtigungen für die Vorschau und das Herunterladen einzeln aufgeführt. Dies ermöglicht den Administratoren, Zugriff auf die Vorschau zu gewähren, ohne den Benutzern das Herunterladen bestimmter Dokumente zu erlauben, wie es möglicherweise für Compliance-Zwecke erforderlich ist. Wenn „Dokumentenvorschau aktivieren“ nicht aktiviert ist, enthält die Leseberechtigung sowohl die Berechtigung für die Vorschau als auch die zum Herunterladen.
Hinweis: Um den Zugriff der Benutzer auf ein Dokument weiter einzuschränken, können Sie Sicherheitsgruppen verwenden. Diese Funktion wird im Abschnitt Sicherheitsgruppen ausführlich besprochen.
Um einer Dokumentart Rollen zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Dokumente > Admin > Dokumentarten und wählen Sie die Dokumentart aus, der Sie Rollen zuweisen möchten.
- Wählen Sie in der Spalte Verfügbare Rollen eine Rolle aus und verschieben Sie sie mit den Pfeilen in die Spalte Rollen.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Sichtbar Für eine Option aus.
- Manager: Die Benutzer können Dokumente für jeden Arbeitnehmer, den sie verwalten, ansehen.
- Ersteller: Die Benutzer können nur ihre eigenen Dokumente ansehen.
- Legen Sie die Berechtigungsstufe für die Rolle mithilfe der Kontrollkästchen Erstellen, Lesen, Vorschau, Herunterladen, Aktualisieren und Löschen fest.
- Klicken Sie auf Speichern.